Интервю с Александър Опанасенко как да автоматизираме работата на компанията с Megaplan
Сериозно и дълго време се занимаваме с въпроса за продуктивността в офиса. По време на нашата работа видяхме много инструменти за подобряването му. Някои от тях наистина изглеждаха ефективни, други не. И въпросът често не е във функционалността, а в детайлите.
Днес разговаряме с Александър Опанасенко, ръководител на офиса на Megaplan в Украйна. Нека да разгледаме неговия продукт.
Александър, чухме за Megaplan и го пробвахме. Разкажете накратко за тези, които още не знаят.
Megaplan е облачна услуга за сътрудничество и работа с клиенти. Помага да се ръководи работата на компанията по структуриран и ефективен начин. Благодарение на него задачите, делата, документите са винаги под ръка, служителите знаят за какво отговарят, а мениджърът знае на какъв етап е даден проект на компанията.
Има сигурна клиентска база, финансово управление, указател на служителите, корпоративен форум.
Megaplan има огромна функционалност. Но има много услуги, които правят само една десета от това, което Megaplan може да направи, и се продават доста успешно. Кое е по-добре: да бъде многофункционален и богат на функции или малък и специализиран?
По-горе изброих всички възможности на Megaplan по принцип. И за различни задачи има различни опции за продукти:
- решение за сътрудничество;
- CRM за работа с клиенти;
- общият продукт "Бизнес мениджър" - за тези, които обичат, когато програмата има всичко.
Функционалността на Megaplan е разделена на модули, ако имате нужда от два модула от пет в работата си, останалите три няма да пречат по никакъв начин, те щепросто "седнете" в горната лента. Те не забавят работата и не влияят на производителността.
По втория въпрос - смятам, че многофункционалното решение винаги е по-добро от тясно специализираното. Когато имате под ръка нови възможности, които не използвате, рано или късно ще искате да ги опитате. И когато услугата ви е ограничена, не можете да растете никъде по отношение на нейното използване.
Но високоспециализираните услуги са по-добри в извършването на своята част от работата, за която са предназначени
Това не е аксиома. Първо, услугите се правят от хора. Разполагаме със собствен екип за всеки продукт и модул, който отговаря за качеството на работата му и продуктови директори, които отговарят за качеството на продукта като цяло. Ако един екип е ангажиран, например, само с мениджър на задачи през годината, тогава той ще има добър и бърз. Друг екип в същото време прави страхотен CRM.
Аз съм, че високоспециализираните услуги са подходящи само до определен момент. Един ден ще искате да комбинирате данни с други високоспециализирани услуги и да изградите последователна система за контрол. А Megaplan е готова комуникационна система.
Добре, нека тогава да разглобим системата. Има много лични мениджъри на задачи. Всеки в компанията може да си избере своя и да я ползва спокойно. Защо всеки трябва да избере един и единствен Megaplan?
Личните тракери на времето повишават личната ефективност, но не дават възможност за систематично управление на компанията.
Много е просто: Megaplan разполага с прост и бърз персонален мениджър на задачи, наречен Dela. Той съчетава календар и списъци със задачи. Всичко е както обикновено.
Освен това работните срещи, на които сте поканени, ще се появят в личния ви календар. Някой в неговия мегаплан те вика на среща, типриемете поканата, срещата се появява във вашия календар и в календара на всички участници.
Срещата е като тема във форум, можете да влезете в нея и да чатите с участниците, да предложите преместване на крайния срок, да качвате файлове. Тоест срещата е въпрос и всеки може да се подготви за нея заедно.
Добре. Тогава да поговорим за задачите. Как Megaplan ще надмине един обикновен корпоративен мениджър на задачи?
Не бих поставил въпроса така: "Сложете го в колана." Това не е състезание. Някои хора ще харесат функциите ни, други не и това е добре.
Нашият модул "Задачи" е проектиран по такъв начин, че да е удобен за работа в йерархично организирани компании. Не в „плоските“ компании от американски тип, където всички се братят и пият бира, а в по-източните в склада си: тоест, когато има директор, заместници, отдели с шефове, ръководители на групи и линейни служители, те са много и всеки трябва да има свои права и задължения.
Има стриктно придържане към влагането: можете да създавате подзадачи за дадена задача, свои собствени подзадачи за тях и след това ad infinitum. Например създавате задача за отдел и в нея създавате подзадачи за конкретни хора.
Освен това, същото йерархично разпределение на правата. Служителят вижда само своите задачи, неговият шеф вижда задачите на всичките си подчинени, неговият шеф вижда задачите на всичките си подчинени и по-надолу. Тоест секретарят няма да види задачата да състави финансов отчет за годината. Голям плюс е, че това става автоматично: мястото в йерархията на компанията автоматично задава права за достъп.
Друга характеристика на големите йерархични компании е разпределената отговорност (което е лошо) и работата в екип (което понякога е добре). В Megaplan можете да назначите главен изпълнител и да добавите към него съизпълнители и одитори. Одитори - това е нещо като "за информация".
Когато възложите задача на някого, тя ще се появи на служителя в Megaplan и той ще получи известие. Тоест човек определено няма да пропусне тази задача. Благодарение на йерархията, процесът на неговото прилагане ще може да контролира тези, които се нуждаят от него.
Когато тествахме Megaplan, ни се стори, че ще бъде толкова мощна система за проекти, с диаграма на Гант и т.н. Нямате ли това по принцип?
Megaplan не претендира за управление на проекти за, например, компании за развитие или изстрелване на ракета в космоса. Ние сме повече за офис работа.
Имаме повтарящи се задачи, които се изпълняват сами по график. Има задачи във верига: завърших една, веднага се създаде втора, свързана с нея. Има шаблони за типични задачи: идва клиент, стартирате му сервизна задача с едно кликване.
Но сега вие говорите за компании за разработка. И кой друг не е подходящ за Megaplan? И за кого е подходящ?
Ако говорим за нашия продукт за управление на проекти Collaboration, то тук не сме подходящи само за тези, които не могат да живеят без диаграма на Гант.
Големият потенциал на Megaplan за мрежови и франчайз компании, разпределени представителства: например застрахователи и мрежи от туристически агенции. Тъй като Megaplan работи през Интернет, всъщност вие обединявате всичките си представителства в една информационна мрежа.
По отношение на обслужването на клиентите Megaplan е по-подходящ за тези, които обслужват дълго време, отколкото за тези, които работят на голям поток. Например магазин за хранителни стоки не се нуждае от Мегаплан, защото ние нямаме склад и оборот. И за верига фризьорски салони подходящи. Не е подходящ за университет, но е доста подходящ за фирма за подбор на персонал.
Според опита е оптимално да се използва Megaplan за компании от 10 до 300 души. Акопо-малко от 10, е много вероятно хората просто да си пишат писма, защото с толкова много хора това все още е реално. Ако повече от 300, тогава там вече са необходими по-сложни и скъпи системи за управление.
Значи Megaplan е за малки и средни предприятия?
да Ние се фокусираме върху този сегмент и сме много заинтересовани от неговия растеж.
Защо изхвърляте големия?
Ние не отхвърляме големия бизнес, но се отнасяме към него философски. Това е коренно различен модел на работа. Голям клиент ще иска да направим специална функционалност за него, от която никой друг не се нуждае. Големият бизнес е параноичен относно собствената си система за защита на данните и достъп. Разбираме тези проблеми, но вземаме продуктови решения в полза на друг клиент.
Megaplan е готова система за управление, която просто взимате и използвате, без сложна скъпа реализация. Приемаш го както си е и ако не те устройва не рискуваш нищо. Разполагаме с много модули, от които последователно въвеждате каквото ви трябва и го използвате както искате. Това е система за управление на частни компании, на хора, а не на мегакорпорации.
Нека поговорим за внедряването по-подробно. Какво означава „без неясно въведение“?
Как работи внедряването на скъпи корпоративни системи в големи компании: компанията плаща няколкостотин хиляди, идват специалисти и целенасочено настройват целия софтуер и хардуер за няколко месеца. След това идват консултанти и учат всички в компанията да работят в това. Има още месец-два. Тоест половин година и стотици хиляди гривни минават от решението за въвеждане на системата, преди секретарката Маша да започне да прави входящи повиквания в системата. Това е нормално за голяма компания, винаги всичко им е скъпо.
ОтзадНе плащате за първия пробен месец. Ако след това смятате, че Megaplan ви е полезен и ви помага в работата, вие го купувате в обема, в който ви е необходим.
Как се определя обемът?
Ние сме лицензирани. Броят на лицензите е колко хора могат да седят в Megaplan едновременно. Да кажем, че имате 20 души в офиса си и те постоянно седят в Megaplan, имате нужда от 20 лиценза. Ако 10 души са в офиса и 10 пътуват с клиенти, 13-15 лиценза са достатъчни. Ако работят 20 души на 4 смени, 5-6 книжки са достатъчни.
Цената зависи от броя на лицензите и срока на валидност. Ако вземете 10 лиценза за съвместна работа за една година, това ще ви излезе около 600 UAH. на месец. Същото, но с допълнителна CRM функционалност — 1050 UAH. на месец. Друг плюс финансово счетоводство - малко по-малко от 1540 UAH. на месец. Тоест дори Megaplan с максимални възможности е много достъпен инструмент за компанията. И като се има предвид, че с Megaplan половината служители могат да бъдат назначени да работят вкъщи, а другата половина в друга държава, като цяло можете да оптимизирате разходите.
Е, да предположим, че всички не хукват веднага да правят отдалечени офиси, това е разбираемо. Какъв друг икономически ефект дава Megaplan?
Megaplan помага на компаниите да се отърват от огромната черна дупка в разходите - неефективна загуба на време. Той помага както на небрежните служители, така и на активните усърдни работници, както и на техните лидери, да се „съберат“. Когато е ясно какво, как и до кога да се направи, по-лесно и по-бързо се постигат резултати.
Megaplan намалява рутинното натоварване на служителите, а с това и стреса, отсъствията от работа и броя на спешните работни места. По-малко писма, по-малко документи, по-малко суета, повече полезна работа.
В крайна сметка Megaplan опростява управлението. С Megaplan е много по-лесно да доведете нещата до край ив резултат на това компанията е по-продуктивна.
В парично изражение е трудно да се изчисли, защото всичко е индивидуално. Има компании, които вече имат добър мениджмънт и нямат излишна бюрокрация, а Megaplan просто формализира методологията си в нормална информационна среда. И има бюрократични организации, които с Megaplan бавно започват да се реорганизират на нови релси. Във всеки случай Megaplan дава увеличение на ефективността и скоростта.