Избелване“ поддоклад
Авансовите отчети са хлябът на начинаещия данъчен инспектор. Винаги има от какво да се печели: или няма проверка, или не се разпределя ДДС, или дори непроизводствени разходи. Но при добре обучени счетоводители инспекторът няма да намери големи суми.
За да знаете кого да попитате, одобрете със заповед списък на служителите, които имат право да получават пари под отчета. Обяснете на елита, че статусът им се е повишил: сега те не само носят стоки - на тях им е поверено да изготвят предварителни отчети.
В поръчката запишете основните забрани: парите се издават по сметката само след подаване на авансов отчет за предходните суми; един служител няма право да прехвърля постъпилите по сметката суми на друг. Всички останали важни точки е най-добре да бъдат поставени в отделна бележка за счетоводителите.
Можете да съставите предварителни отчети на компютъра и да дадете подпис на счетоводителя. Но да се направи такова изключение е по-добре само за ръководството на компанията. Самостоятелното съставяне на предварителни отчети ще излекува служителите на компанията от пропуски в паметта и ще ги накара да приемат документите сериозно.
В идеалния случай всеки счетоводител трябва да запомни, като „Отче наш. ”че магазините за търговия на дребно издават не само касови бележки, но и редовни товарителници и фактури. За да не загуби компанията от данъчни приспадания на ДДС, достатъчно е счетоводителят да има само обикновено пълномощно под формата № M-2.
Запишете в бележката: „Счетоводният отдел приема разписки от продажби като изходен документ само в изключителни случаи. Използването на разписки от продажби води до факта, че нашата компания плаща повече данъци. Затова потвърдете покупката на стоки с фактура и фактура с начислен ДДС в тях.
Можете да спорите дълго време, че проверката на касовия апарат не е такаваима „оправдателен документ” и липсата му е само извинение за насрещна проверка на доставчика. Но само ако вече сте били глобени. Ако не, тогава е по-евтино да се придържате към изискванията на данъчните власти, дори и най-абсурдните.
Така например някои инспектори настояват върху касовата бележка да бъде посочена подробна разбивка на закупеното. За безопасност включете следния елемент в бележката: „Обобщените групи от закупени стоки (канцеларски материали, стоки за бита, резервни части и др.) трябва да бъдат дешифрирани. Ако първичният документ (касова бележка или фактура) не съдържа изчерпателен списък, съставете го сами на отделен лист и го прикрепете към авансовия отчет.
Тоест можете спокойно да кажете, че инспекторите не са забелязали някои документи. Това може да бъде акт за изпращане на спорни стоки, съставен и подписан от комисия от трима служители на вашата компания (директор, главен счетоводител и например мениджър доставки).
Висш пилотаж - оценка на разходите за канцеларски материали (стоки за бита), одобрена от ръководителя на компанията. Това е просто изчисление „колко от какво се нуждае фирмата“. Може да се състави на базата на статистика от предходни години (година, тримесечие, месец). Разбира се, можете да отпишете канцеларски материали и домакински стоки без оценка. Но наличието му показва, че компанията се е съобразила с всичко - до лист хартия. В резултат на това инспекторът няма да съжалява толкова, че е останал без нищо. На властите той може да каже: „Имайки това предвид, какво мога да намеря?“
Счетоводителят трябва по всяко време на деня да посочи точно размера на лимита за сетълмент в брой. Бележката може да изглежда така: „Забранено е плащането на доставчиците по един договор на повече от 60 хиляди рубли в брой. В противен случай компанията може да бъде глобена с 50 хиляди рубли, директорът и главният счетоводител - с 5 хиляди рубли (член 15.1 от Кодекса за административните нарушения).
Друго усложнение възниква, когато няколко счетоводители работят с един и същи доставчик. В този случай винаги трябва да сте готови да им дадете разбивка на плащането за отделни договори.
Ако обаче използвате съкратени осчетоводявания като "дебит 10 кредит 71", счетоводната програма няма да ви даде необходимия аналитичен раздел. Отчетните суми трябва да преминат през дебит 60, въпреки че стандартната схема за кореспонденция не предвижда такова осчетоводяване.
Теоретично данъчните могат да ви обвинят в подобен произвол при грубо нарушение на счетоводната методика. Като извинение е достатъчно да цитирам последния параграф от инструкциите за използване на сметкоплана: „. в случай на възникване на факти на икономическа дейност, които не са предвидени в стандартната схема, организацията може да я допълни, като спазва единните подходи, установени с тази инструкция.
Отчет за неполучени пари
Всеки счетоводител рано или късно се сблъсква с факта, че някои материали и стоки, платени от "черната" каса, трябва да бъдат показани в официалното счетоводство. За непосветените изглежда така: служители, които не са получили отчетни суми, изведнъж представят авансови отчети.
Ако следвате стриктно счетоводната методология, тогава в такава ситуация ще трябва да изготвите много документи и със задна дата (вижте страничната лента „Компанията дава заеми на служителя“). За да не си усложнявате живота, оставяйте поне малки суми в сметките на служителите. Когато дойде време за съставяне на протокол, можете спокойно да попълните редовете „получен аванс от касата“ и „преразход“.
В бележката тази ситуация може да бъде отразена по следния начин: „Счетоводството ще приема предварителни отчети само от тези, на които са дадени пари по сметка. Превишаването на разходите ще бъде възстановено, ако иматесметката беше поне малка сума. Ако не, счетоводният отдел няма да приеме авансовия отчет.
Всъщност такива авансови отчети се заплащат в брой, което вече е включено в себестойността. Възможността за получаване на „официални“ пари и подлежащ на приспадане ДДС може да доведе до прекомерно завишени разходи. Бъдете разумни и създайте вид на остатъци от материали в склада. Освен това от тази година те не се облагат с данък върху имотите. Ще отпишете тези салда към себестойността следващия месец, намалявайки сумата за теглене.
Редакцията благодари на юристите на Що Делат Консулт, АРНИ и одиторска компания САпартнърство за помощта при подготовката на материалите.
Бележка до лицето, получило парите по отчета
1. Прочетете инструкциите на Държавния статистически комитет за попълване на авансовия отчет (приложен).
2. За да предотвратите загуба на малки документи (касови бележки от продажба, билети, хотелски разписки и т.н.), залепете ги върху пейзажния лист един до друг.
3. В търговските обекти представяйте пълномощно и изисквайте издаване на фактура и фактура с ДДС. Това ще намали данъчната тежест на компанията.
4. Ако не сте дали фактурата и фактурата, вземете касовата бележка.
5. Разписки от продажби без касови бележки няма да се приемат от счетоводния отдел.
6. Счетоводството няма да приеме касов бон без касова бележка.
7. Спазвайте лимита за сетълмент от 60 хиляди рубли по един договор. Всяко превишение заплашва компанията с глоба от 50 хиляди рубли, директорът и главният счетоводител ще бъдат глобени с 5 хиляди рубли. Ако не водите отчет за разчети по индивидуални договори, проверете състоянието им в счетоводния отдел.
8. Счетоводството ще приема предварителни отчети само от тези, на които са дадени пари за отчет. Преразход на авансДокладът ще бъде възстановен, ако сте имали поне малка сума в отчета. Ако не, счетоводният отдел няма да приеме авансовия отчет.
Отношенията между фирмата и счетоводителя всъщност се регулират само от параграф 11 от Процедурата за извършване на касови операции. В текста му има само една цифра: служителят трябва да отчете отчетните суми. не по-късно от 3 дни след изтичане на срока, за който са издадени. Самите срокове и определянето на сумите са изцяло на милостта на ръководителя на фирмата.
Никъде не се споменава заповед за определяне на списъка на счетоводителите, срока или максималния размер на авансите. Това обаче не означава, че ще можете да отчитате големи суми без никакво обяснение.
Данъчните власти със сигурност ще разглеждат явно завишените отчетни суми като безлихвен заем, предоставен на служителя. Освен това, ако отчетният период не е зададен, тогава той ще бъде обявен за равен на 1-3 дни. Те също така ще изчислят материалната полза от спестявания върху лихви, облагаеми върху доходите на физическите лица (алинея 1, параграф 1, член 212 от Данъчния кодекс).
Позицията на данъчните не е толкова слаба. Правилата за поведение в случай на пропуски в законодателството са установени от член 6 от Гражданския кодекс. Те се основават на принципите на разумността и добросъвестността. Най-добре е сумата да съответства на цената на предложената покупка. Ако изпратите служител за моливи и дадете 60 хиляди, това ще предизвика много въпроси от инспекторите. Друго нещо е издаването на много пари за закупуване на компютър.
За да не търсите трескаво отговори по време на данъчна проверка, все пак е по-добре да издадете заповед за счетоводители. Това ще ви спести от придирки, ще дисциплинира служителите на фирмата и ще помогне в съда, ако има проблеми с някой от счетоводителите.
На пръв поглед, ако служител напусне, без да отчете отчетни суми, тогава неняма данъчни последици. Данъчните обаче изискват такава сума да бъде включена в доходите на служителя. Освен това компанията ще трябва да докладва на данъчната служба за невъзможността за удържане на данък и размера на дълга (клауза 5 от член 226 от Данъчния кодекс). Ако това не бъде направено, ще бъдете изправени пред глоба съгласно член 123 от Данъчния кодекс.
От гледна точка на юристите, данъчните са малко избързани. Забравата на счетоводителя трябва да се разглежда като кражба. Можете да върнете парите чрез съда в рамките на три години. През цялото това време дългът на счетоводителя трябва да бъде записан в счетоводните регистри.
Много често служителите първо харчат пари (собствени или от "черната" каса), след това се отчитат за тях и след това им се компенсират разходите.
Това не е забранено от закона, но такова обезщетение не може да се нарече авансово плащане, а служителят не може да се нарече отговорно лице. Той няма какво да докладва на фирмата си. Всъщност той й дава назаем.
В зависимост от това как са съставени първичните документи, данъчните власти могат да обявят служител на компанията или за кредитор (ако документите са съставени за компанията), или за продавач (ако документите са съставени за него).
В първия случай фирмата страда. Данъчните власти ще й начислят допълнителен доход под формата на неплатена лихва по договора за заем и няма да приемат приспадане на ДДС, докато дългът към служителя не бъде погасен. Тъй като заемът е безлихвен, служителят няма да има никакви проблеми.
Ако в първичните документи е посочен служител, тогава данъчните власти ще решат, че той първо е купил стоките за себе си и след това ги е препродал на компанията. Компанията ще трябва да му начисли данък върху доходите.
Фирмата ще има затруднения с три данъка наведнъж. Тя ще бъде глобена за неподаване на информация за данъка върху доходите на продавача, данъчното приспадане на ДДС и действителните разходи няма да бъдат признати,тъй като ще бъдат издадени на името на служителя.
За да се избегнат подобни ситуации, е необходимо да се установи и е по-добре да се запише в бележката до счетоводителя, че цялата първична организация се издава само на компанията. Можете да правите покупки чрез служители, които имат пари в сметката. Ако няма такива, тогава ще трябва да пренапишете касата в името на няколко рубли предварително, уж издадени на счетоводителя.
Има и изход в ситуация, при която поради нулеви парични наличности няма да можете да върнете пари обратно по сметката. Изгответе заповед, която очертава правилата за парични разплащания със служители, които са уникални за вашата компания.
Например, можете да напишете, че в изключителни случаи е разрешено използването на лични пари от служителя, което ще бъде компенсирано след съставяне на предварителен отчет и предоставяне на обяснение. Тъй като отчетните отношения почти не се регулират от нищо, такъв вътрешен документ трябва да се превърне в нещо като счетоводна политика за данъчните власти.
Наталия ЛЕЙМАН
Практическа енциклопедия на счетоводителя
Всички промени от 2019 г. вече са направени в berator от експерти.В отговор на всеки въпрос имате всичко необходимо: точен алгоритъм от действия, подходящи примери от реалната счетоводна практика, публикации и примерни документи за попълване.