Изготвяне и изпълнение на управленска документация

Свързани статии

Организационна и административна документация - с нея основно работите всички. Съдържанието на документа, общи изисквания. Не забравяйте, че съставянето на текста на документ е творческа задача. Етапи на съгласуване на текста, придаване на правна сила. Подробности за документа. Примери за документация.

Документирането на управленските дейности е в основата на деловодството и един от най-трудните въпроси, които трябва да бъдат решени в процеса на работа с документи. Правилно съставеният и изпълнен документ опростява и ускорява процедурите за неговата обработка и позволява в бъдеще да се разбере по-добре значението му като исторически източник и по-точно да се определи периодът на съхранение. Управленската документация включва широк набор от разнородни документи, необходими за изпълнение на управленски функции в една организация. Функционалната принадлежност на документите е първото нещо, което трябва да се има предвид при изготвяне на сервизна документация. В съвременната практика унифицираните системи за документация се използват в такива области на дейност като счетоводство, отчетност и статистическо счетоводство, външнотърговски и банкови операции, организационни и административни дейности, пенсионно осигуряване и др. Сред всички използвани документационни системи специално място заема Единната система за организационна и административна документация, която се използва при изпълнение на административната и изпълнителната дейност на управленския апарат и играе специална роля сред всички други системи за управленска документация.ОРГАНИЗАЦИОННА И АДМИНИСТРАТИВНА ДОКУМЕНТАЦИЯ (ОРД)определя взетите решения по административни въпроси и се създава във всички федерални държавни органи, местни власти, предприятия и организации независимоот организационно-правната форма и вида на дейносттаС ОРД работят предимно специалисти от отделите за документално управление. Видовият състав на тази документационна система включва разпоредби, правила, инструкции, заповеди, заповеди, резолюции, протоколи, актове, писма, бележки, сертификати, изявления и други видове организационни, административни и справочни документи. Подготовката на който и да е от тези документи включва два взаимосвързани процеса: разработване на съществена част (текст или таблица), т.е. изготвяне на документ и придаване на правна сила на текста на документа (изпълнение на документа).Разработване на съдържанието на документаСъдържанието на документа най-често е представено чрез свързан текст, а при необходимост има формата на таблица или въпросник. За служебните документи е възможна комбинация от текстови и таблични форми на представяне на съдържанието.

ТЕКСТ НА ОФИЦИАЛЕН ДОКУМЕНТ- информация, записана с всякакъв вид писмо или звукозапис, който включва цялата или основната част от речевата информация на документа. GOST R 51141-98 "Офис дело и архивиране. Термини и определения"

Текстът на документа по структура, приета формулировка, стабилни синтактични конструкции е пряко свързан с вида (писмо, заповед, протокол, акт и др.) И вида на документа (заповед за основната дейност или заповед за персонала, оферта или гаранционно писмо, акт за ревизия на касовия апарат или акт за разпределение за унищожаване на изтекли документи и др.).

В същото време можем да подчертаем общите изисквания към текстовете на служебните документи:

Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и включенина следващите страници се отпечатват само номера на колони; ако в документа има няколко таблици, над таблицата вдясно се изписва думата "Таблица" и се посочва нейният пореден номер (без знака за номер). Текстът на документа трябва да съдържа връзки към всички съдържащи се в него таблици. Разработването на съдържанието на документа е творческа задача, която изисква професионални познания по въпроса, изложен в документа, следователно на етапа на съставяне на текста с документа работи отговорният изпълнител - специалист от структурното звено, на което е поверено изготвянето на документа. В същото време важна роля в този процес играе услугата за поддръжка на управленска документация, която е изправена пред следните задачи:

предоставяне на служителите на структурните подразделения на нормативни и методически материали, които позволяват да се сведе до минимум времето за работа с текста на документ (инструкции за водене на офис работа в дадена организация; график на формуляри на документи, използвани в организацията; албум на унифицирани форми на документи; колекции от стандартни и шаблонни текстове на документи и др.);
формиране и поддържане на база данни в съответствие с административните документи, издадени от ръководителя на организацията, свързани с дейностите и правомощията на структурните звена, както и процедурата за работа с документи, като се вземат предвид спецификите на тази организация;
предоставяне на съвети на отговорните изпълнители по въпроси като етичните аспекти на текста на изготвяния документ и езика и стила на официалните документи.

Форматиране на текста на документа

Юридическата сила на документа се придава от отделни надписи, наречени реквизити на документадокумент с правна сила. Правната сила е пряко засегната от детайлите, наречени състав на заверката на документите: печат за одобрение, подпис, печат. За много документи визите за запознаване играят важна роля. Почти всички документи, с редки изключения, трябва да бъдат издадени на официални формуляри.

РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ- поставяне на необходимите данни, установени от правилата за документация. GOST R 51141-98 "Офис дело и архивиране. Термини и определения"

Важно е да се подчертае, че правилата за издаване на отделни реквизити са общи за различните видове организационни и разпоредителни документи.

ДЕТАЙЛИ ЗА ДОКУМЕНТА- задължителен елемент от оформянето на официален документ. GOST R 51141-98 "Офис дело и архивиране. Термини и определения"

Да разгледаме като пример схемата за проектиране на един от организационните документи - разпоредбите за структурната единица:

заглавка

Съдържание

Създаване на част

Нека илюстрираме тази схема с условен пример на разпоредбата за секретариата, изготвена и изпълнена, като се вземат предвид изискванията за съдържанието на документи от този тип и процедурата за придаването им на правна сила (съставните части на данните, въведени на ръка в документа, са подчертани с различен шрифт):

Проучване на практиката на съвременните организации показва, че не всеки хартиен носител със записана върху него информация може да се нарече документ. И основната причина за това, като правило, е липсата или неправилното проектиране на определени детайли на документа. В тази връзка всеки специалист, работещ с официални документи, трябвадобре е да се познават правилата за оформяне на всички надписи върху организационно-разпоредителни документи, както и начините за разположение на реквизитите на ОРД и размерите на полетата, предназначени за тях. Подробностите за документите се прилагат по правило върху предната страна на лист хартия (едностранен дизайн), но е разрешено да се отпечатват документи с помощта на обратната страна на листа. Двустранното документооборот е удобно при изготвяне на документи с кратки (до 10 години) срокове на съхранение. Документите, които подлежат на дългосрочно, дългосрочно съхранение, са най-добре съставени от едната страна на листа, като по този начин се гарантира по-голяма степен на безопасност на хартиения носител на информация.