Използване на формуляри
Microsoft Excel предоставя следните типове формуляри, за да ви помогне да въвеждате данни в списъци.
Microsoft Excel може да генерира вграден формуляр за списък. Формулярът показва всички заглавия на колони в списъка в един диалогов прозорец, с празно поле до всяко заглавие за въвеждане на данни в колоната. Можете да въвеждате нови данни, да намирате редове въз основа на съдържанието на клетките, да актуализирате съществуващи данни и да премахвате редове от списъка.
Използвайте формуляр, когато е достатъчно просто изброяване на колони и не се нуждаете от по-разширена или персонализирана функционалност. Формуляр може да улесни въвеждането на данни, например, когато има широк списък с повече колони, отколкото могат да бъдат показани на екрана наведнъж.
Microsoft Access Forms
Ако е инсталиран Microsoft Access, добавката Excel AccessLinks ви позволява да създавате формуляри на Microsoft Access за работа с данни в списък на Microsoft Excel. Използвайте съветника за формуляр за достъп, за да създадете персонализиран формуляр и след това използвайте формуляра за въвеждане, търсене и изтриване на данните, съхранени в работния лист. Тази добавка е достъпна от уеб сайта на Microsoft Office.
Формулярите на Microsoft Access предоставят по-гъвкаво оформление и опции за форматиране от формулярите за въвеждане на данни на Microsoft Excel с фиксирано оформление. За информация относно функциите и опциите на формулярите на Microsoft Access вижте Помощ за Microsoft Access.
Ако искате да създадете сложен или специализиран формуляр за въвеждане на данни, трябва да създадете лист или шаблон, който да използвате като формуляр, и след това да персонализирате листа с формуляр, за да отговаря на вашите изисквания. Например, можете да създадете формуляр за отчет за разходите, който щепопълнени електронно или на хартиен носител.
Формуляри на съветника за шаблони
Можете да създадете шаблон на формуляр в Microsoft Excel и след това да използвате съветника за шаблони, за да създадете отделен списък на Microsoft Excel за събиране на данни, въведени във формуляри въз основа на шаблона. Този метод се използва, ако например копие на формуляр ще бъде попълнено от множество потребители.
Попълване на екранната форма
Изберете Нов от менюто Файл и след това изберете връзката Споделени шаблони.
В диалоговия прозорец Шаблони изберете раздела, който съдържа шаблона за този формуляр, и щракнете двукратно върху шаблона.
Ако шаблонът, който искате, не се показва в нито един от разделите, уверете се, че шаблонът е съхранен в папката Templates или подпапка, или се свържете с вашия системен администратор за помощ при намирането и използването на формуляра.
Въведете необходимата информация и следвайте останалите инструкции във формуляра.
Щракнете върху бутона Запиши.
В полето Папка отворете папката, в която искате да запишете това копие на формуляра.
Ако формулярът се използва от други потребители и искате да запазите негово копие в мрежата, попитайте вашия системен администратор къде да запазите това копие на формуляра и под какво име.
В полето Име на файл въведете име за формата и щракнете върху бутона Запиши.
Ако формулярът е проектиран да копира въведените данни в базата данни, когато формулярът бъде запазен, той ще попита дали данните трябва да бъдат добавени към базата данни като нов запис. Щракнете върху бутона Да, за да добавите данните.