Юрий ПшеничниКак да пишем правилно писма 6 компонента на убедително писмо
Имейлът винаги е бил и остава основният начин за комуникация в света на бизнеса.
Добре написано писмо вече е половината от успеха. Но не всеки може да състави такива писма.
Понякога, когато четете писмо с бизнес предложение, не става съвсем ясно какво точно искат да ви предложат, каква полза ще получите от това и защо изобщо сте прекарали времето си в четене и разбиране на това писмо.
Способността да пишете правилни, убедителни писма идва с практиката.
И е добре, когато натрупаният опит се споделя, като по този начин се позволява на други хора да не стъпват на същото гребло.
1. Винаги бъдете наясно какво ще пишете
Основната цел на писмото е да накара получателя да вземе определено решение.
Ето защо, преди да започнете да пишете писмо, запитайте се отново какво точно искате от получателя?
Какво решение трябва да вземе, след като прочете писмото ви?
В този случай несигурността е вашият заклет враг. Колкото по-ясна е целта ви, толкова по-убедително ще бъде вашето писмо.
2. Започнете писмото си със заключение
Вашето заключение е изложение на решението, което получателят трябва да вземе въз основа на съдържанието на вашето писмо. В училище ни учеха винаги да започваме с въведение. В случай на съставяне на убедителни писма това твърдение е неправилно.
В света на бизнеса всички са твърде заети, за да преценят вашите литературни способности. Следователно трябва незабавно да се заемете с бизнеса.
Например, искате да получите разрешение от началниците си да инсталирате фитнес зала в едно от помещенията на вашата компания.
Неправилно: „Джим, както знаете, отсъствието на служителите е основен проблем в момента, който има доста силно финансово въздействие както върху нашата компания, така и върху други компании в нашата индустрия… бла-бла-бла… Така че трябва да обмислим отпускането на пари за създаване на фитнес зала в централата на нашата компания.“
Правилно: „Джим, искам да одобриш инсталирането на фитнес зала в нашия офис.“
3. Разделете аргументите си на няколко лесно смилаеми параграфа
За да направите аргументите в подкрепа на вашата идея лесни за четене и разбиране, разделете ги на няколко параграфа.
Правилно „Офис фитнесът ще ви позволи да: —намалите отсъствията от работа —увеличите общата производителност“
4. Подкрепете всеки аргумент с доказателства
Ако напишете писмо, състоящо се от непрекъснати аргументи, то може да се възприеме като непрекъснато лично мнение и нищо повече. Всеки аргумент има нужда от доказателство. Иначе как да разбера, че наистина работи?
Грешно „Фитнес зала в офиса би била правилното решение, защото хората предпочитат да ходят на работа, отколкото да си стоят вкъщи. Това също ще помогне за намаляване на общата заболеваемост в офиса.“
Правилно „Намаляване на отсъствията от работа. Според проучване, проведено от Националния здравен институт сред 1000 фирми, които имат фитнес зали в офисите си, отсъствията на служителите в тези компании са с 20% по-ниски, отколкото в тези компании, които нямат такова оборудване.
5. Повторете заключението си като призив за действие
В края на писмото отново повторете своето заключение, изложено в самото начало. Само сега като призив за конкретни действия.
По този начин водите получателя до конкретно заключение, което той трябва да направи, след като прочете вашето писмо. Това обаждане трябва да е просто и конкретно.
Неправилно "Ще бъдем много благодарни, ако подкрепите този проект."
Правилно „Ако отговорите с „да“ на това писмо, незабавно ще започна процеса.“
6. Посочете ползата в реда за тема на имейла
Темата в писмото е почти най-важната част.
Тъй като трябва да предвиди основната тема на писмото и да настрои получателя по желания от вас начин.
И затова трябва да го попълните последен, след като сте написали всички аргументи и доказателства, подкрепящи основния ви извод. В идеалния случай темата трябва да служи за две важни цели:
- трябва да заинтересува получателя толкова много, че да отвори и прочете писмото;
- трябва да съдържа заключението, което искате да предадете на получателя.
В повечето случаи най-добрият начин да направите и двете едновременно е да пишете за ползите, които идват с вземането на решението, което искате.
Неправилно „Въздействие върху здравето на служителите от програмата за офис фитнес“
Правилно „Как можем да намалим отсъствията на служителите“