Как базата данни се различава от електронната таблица

Книга: Компютър 100%. Започвайки с Windows Vista

Как базата данни се различава от електронната таблица

Access е специализирано приложение за съхраняване на организирани данни, но за тази цел могат да се използват и други приложения, като Excel. Excel, подобно на Access, съхранява данни в таблици; освен това Excel съдържа специални инструменти за работа с организирани данни и с тази програма можете да създавате прости бази данни.

Въпреки повърхностните прилики, има няколко съществени разлики между Excel и Access.

? Excel не позволява релационни връзки между таблиците. С помощта на връзките в Access можете да избегнете ненужно дублиране на данни и грешки в процеса на обработка на информацията. Освен това можете да споделяте данни от различни таблици.

? Access ви позволява да съхранявате милиони записи в таблици, осигурявайки висока скорост на тяхната обработка.

? Access ви позволява да организирате едновременна работа с базата данни на няколко десетки служители, като всеки от тях ще може да вижда промените, направени от други потребители в реално време.

? Данните в Access се записват автоматично след редактиране на текущия запис (в Excel трябва да изпълните командатаЗапис).

? Таблиците в Access имат предварително дефинирана твърда структура и не можете да съхранявате различни типове данни в една и съща колона или да форматирате отделни клетки.

? Изчисленията не могат да се извършват директно в таблица на база данни на Access - за това трябва да използватезаявки.

Така че Excel е правилната програма за създаванемалка база данни, която се побира на един работен лист. Excel има редица съществени ограничения за поддържане на пълноценна база данни, но може успешно да се използва за анализ на данни поради достатъчно математически апарат.