Как да импортирате информация от база данни
Целта на работата:научете как да импортирате информация в Excel от бази данни.
(фигурата показва фрагмент от структурирана база данни, създадена в MS Access)
Изправени сме пред задачата да прехвърлим данни в таблици на MS Excel за по-нататъшна обработка и филтриране.
Импортиране на информация от база данни в Excel
Нека използваме функцията за импортиране в MS Excel. За работа с външни източници на данни в Excel са предоставени доста голям брой специални функции. Те са групирани в раздела "Данни". Кликнете върху този раздел, в резултат на което ще се отвори следната картина:
Трябва да изберете необходимия тип импортиране на данни. В нашия случай трябва да импортираме от база данни на MS Access. Този тип база данни за пакета MS Office е "родна", така че за нея е предвиден специален бутон. Просто трябва да щракнем върху него.
Отваря се следният прозорец:
В този прозорец избираме базата данни, от която се нуждаем, за да импортираме информация от нея. Тъй като този прозорец е стандартен за пакета MS Office, не очакваме никакви затруднения при използването му:
След като изберете база данни, ще се отвори такъв диалогов прозорец със списък от елементи, съдържащи се в базата данни на MS Access. Трябва да изберем един от тях, който ще бъде поставен на един от листовете на Excel.
Изберете таблицата, която трябва да импортираме. Например избрах таблицата „Лични лица“. Ще се появи диалогов прозорец за избор как да импортирате данни и да представите резултата в лист на Excel. Моля, имайте предвид, че по време на импортирането данните могат да бъдат конвертирани и представени като обобщена таблица и дори обобщена диаграма.
Функцията "създаване на връзка" ви позволява да създадете динамиченвръзка между база данни и резултат в Excel лист. Тоест, когато данните в базата данни се променят, тяхното показване на листа също ще се промени.
Въпреки че има няколко начина за показване на данни в Excel, аз избрах таблица.
В резултат на това получих такава таблица от база данни, импортирана от Excel.
Сега можем да филтрираме данните според критериите, от които се нуждаем. Excel предоставя много опции за избор, филтриране и сортиране на данни. За да направим това, трябва да селектираме цялата област с новоимпортираните данни. След това отидете в раздела "Данни" и кликнете върху бутона "Филтър". Този бутон позволява филтриране за областта с данни, която сме избрали. В този случай всяка колона се счита за отделен филтър, а всеки ред се счита за единица данни.
Ако по време на процеса на филтриране елементът е филтриран (скрит от селекцията или обратно, включен в селекцията), тогава това действие се извършва по отношение на целия ред - той се появява или изчезва от списъка. По този начин става възможно, например, да се изберат всички записи, които имат стойност на определена колона "26". В резултат на това всички редове, които не отговарят на този параметър, ще бъдат скрити.
Разбира се, филтрите работят в режим на показване, нищо не се случва със самите данни. Когато филтърът е деактивиран, данните ще се „върнат обратно“.
Фактът, че филтърът е активиран, се показва от падащия списък, който се появява в горната част на всяка колона, включена във филтрирането. По подразбиране всеки филтър е настроен на режим „всички“, тоест показва всички данни.
В допълнение към функцията за филтриране, Excel ни позволява да подреждаме (сортираме) данните, което ни позволява да ги представим в по-удобен вид. Например, можем да сортираме фактурите по дата на приключване. При коетосортирането е възможно както във възходящ, така и в низходящ ред.
Нека видим как работи филтрирането. За да направите това, щракнете върху филтъра на колоната, който искаме да филтрираме, и изберете критерия, от който се нуждаем, за да покажем акаунтите. Избрах за пример акаунти, които все още не са затворени. Моля, обърнете внимание, че филтрирането на данни е активирано за тази колона и се обозначава със съответното изображение "филтър" върху бутона на падащия списък (вижте колона F)
Също така искаме да сортираме сметките по стойността, от която се нуждаем. Да кажем в низходящ ред на сумата по сметката. За да направим това, използваме функцията за сортиране за съответната колона с данни. Остава да уточним в отварящото се меню как искаме да подредим редовете.
Още веднъж имайте предвид, че при извършване на операция за сортиране се преместват редовете като цяло, а не отделни клетки, тъй като Excel счита реда за неразрушима логическа единица от данни.
Получаваме резултата от сортирането от максималната към минималната стойност.