Как да избегнем хартиен кошмар в офиса 10 съвета
Когато има много работа, има катастрофална липса на време за почистване на масата и сортиране на хартиени отчети, фактури, договори (списъкът е безкраен). Отлагаме всичко това за по-благоприятен период, който все не идва. И в крайна сметка понякога можете просто да се изгубите сред планините от хартии.
1. Скоростта на пристигане на броя документи надвишава скоростта на тяхната обработка. 2. Няма изградена система за обработка и съхранение на книжата. 3. Решението какво да се прави с документите се бави и в резултат те се натрупват в огромни планини. 4. Човек не може да реши кои документи да запази и кои да изхвърли. 5. Човек не може да отдели достатъчно време, за да се справи с потока хартия.
Какво трябва да се направи, за да не се превърне работата с документи в кошмар?
Отделете специално време за работа с хартия (обработка, сортиране, съхранение). Поне веднъж седмично обработвайте входящите документи и ги поставяйте в папки, които все още си струва да запазите.
Отървете се от тези списания, в които четете само някои от статиите. Оставете само тези, които сте прочели от кора до кора.
Дръжте близо до бюрото си само документите, върху които ще работите. Или който ще се използва скоро.
Създайте своя собствена система за съхранение на хартия, така че да можете да намерите правилния документ, когато имате нужда от него, без да обръщате всички папки и чекмеджета с главата надолу.
На вашия работен плот дръжте само тези документи, с които ще работите в близко бъдеще. Освен това спешните документи трябва да са по-близо до вас от тези, с които можете да работите малко по-късно.
Хартии, с необходимост ичиято спешност все още не сте решили, по-добре е да ги поставите в отделна папка, наречена „Възможности“. И го остави настрани от масата. Проверявайте периодично тази папка - може би някои документи може да са ви полезни. Като отделите отделно място за такива хартии извън вашия работен плот, вие се отървавате от хартиените блокажи и улеснявате работата си.