Как да направим лидерите по-ефективни
Основната функция на всеки лидер
Като начало би било добре да изясним в какво всъщност се състои дейността на лидера. Често мениджърът става служителят, който е свършил най-добрата работа в дадена област. В същото време не винаги се отчита, че добрият специалист не винаги е добър лидер. Специалистът може да върши всяка работа по-добре от другите, поради което се смята за специалист.
И често, след като вече е станал лидер, специалистът продължава да върши работата сам, вместо да организира работата на служителите.
И така, основната задача на мениджъра е да организира работата на служителите така, че работата да бъде свършена. Най-важното е, че работата трябва да се извършва не от самия ръководител, а от служителите. И много често постигането на това е много по-трудно, отколкото да направите всичко сами. Тук всеки човек, който се опитва да "принуди" някого да върши работа, се сблъсква с такова явление като човешкия фактор. И ако човек може да накара някого да свърши работата, тогава той може да се счита за лидер. Ако в същото време работата е завършена напълно и с минимално време и други ресурси, тогава това е отличен лидер. И ако тези, които вършеха работата, дори не подозираха, че някой ги ръководи и не изпитваха никакъв дискомфорт от контрола, тогава в тази област работеше лидерски гений. Намерете го и го рекламирайте!
Защо са необходими заместители
Самият лидер не участва в изпълнението на работата, но контролира нейното изпълнение отвън. Така той вижда цялата картина и може да премахне възникналите навреме пречки и задръствания или да подобри технологията за извършване на работа. Когато една компания стане голяма, един лидер не може да бъде същиятефективно обръща внимание на всички процеси, протичащи в компанията, и има повече процеси, и компанията се разширява географски. След това лидерът има заместници. Заместниците са същите мениджъри, но покриват по-тясна, често специализирана област от дейността на компанията. Така се появява например заместник по организационните въпроси или заместник по производството.
Основни задачи на зам.:
- Познавайте и разбирайте политиките на компанията и ги прилагайте във вашия район.
- Представете гледната точка на ръководството на компанията във вашата област.
- Поемете пълна отговорност за всичко, което се случва във вашия район.
- Познавайте технологията на работа на всички отдели във вашия район.
- Координират работата на отделите в своя район.
- Да може да разработва тактически планове, съобразени със стратегическия план на компанията, и да постига тяхното изпълнение.
Как да спасим мениджър от маловажна работа
Добрите лидери за съжаление са рядкост, както ще се съгласи всеки собственик на бизнес. Може да имате късмет и да имате такъв. Но ефективността на всеки лидер може да бъде намалена почти до нищо, ако го затрупате с рутинна работа. Често служителите носят директно на мениджъра голям брой текущи проблеми. Решавайки тези проблеми, ръководителят престава да обръща внимание на управлението на компанията и в този момент компанията е без ръководство. Това е същата опасна ситуация, както ако капитанът на самолета отиде да помогне на стюардесите да сервират напитки. Тази ситуация е широко разпространена в съвременния бизнес. Ето защо, ако успеете да освободите лидера си от рутината и той се върне към основната си дейност, тогава вашияткомпанията ще получи огромно конкурентно предимство. А един от начините да облекчите управителя е да му осигурите личен асистент. Основната задача на такъв асистент е да предпази мениджъра от ненужна информация и маловажна работа и по този начин да му помогне да върши работата си по-ефективно.
Ключови функции и умения на изпълнителен асистент
- Умението да общувате правилно, а именно способността да разбирате събеседника и да му предавате своето послание.
- Познаване на структурата на цялата компания и всички ключови служители и мениджъри.
- Умението да намерите правилния човек в компанията, който да свърши правилната работа.
- Възможност за бърза обработка, разпространение и предаване на входяща информация.
- Познаване на документооборота на фирмата.
- Способност да поддържа ред на работното си място и на работното място на ръководителя, включително ред в информацията и документацията.
- Способност за самостоятелно решаване на типични въпроси, които са адресирани до мениджъра. Възможност за изготвяне на решение, под което ръководителят може само да постави своя подпис.
- Способността да се определи важността на входящата информация и да се предпази мениджърът от маловажна информация.
- Способността да представлява интересите на лидера в негово отсъствие на всяка среща, предавайки информация в двете посоки без изкривяване.
- Способността да се контролира изпълнението на заповеди и заповеди на ръководителя и да се постигне тяхното изпълнение.
Така се е случило исторически в България, че хората, които знаят как да управляват, не са били на почит. Най-способните от тях са преследвани и дори заточвани в лагери в средата на миналия век. А самото управление се свързваше сред населението с бюрокрацията. Следователно досега дейността на лидера не еценен, според много служители. Въпреки че всъщност управлението е отделна и много важна функция за всяка компания. И ако имате човек във вашата компания, който знае как да ръководи добре и да насочва дейността на другите, тогава имате късмет. Не го принуждавайте да прави нищо друго, а напротив, опитайте се да го спасите от рутинната работа, като осигурите необходимия брой помощници. И тогава вашата компания ще придобие контрол и ще започне бързо да се движи към целите си, успешно преодолявайки препятствията по пътя.