Как да пишем писма 15 основни правила
Трябва да изпратите писмо до вашия клиент и да информирате, например, за нова промоция. Или отстъпка за продукт, който е чакал толкова дълго. Или го поканете да участва във вашия проект.
Вие честно написахте писмо, изпратихте го на клиенти и чакате резултата ... И нищо не се случва.
Това е в най-добрия случай - и в най-лошия, потребителят ще изпрати следващото ви писмо незабавно в папката за спам.
Ако това е ваш клиент или бизнес партньор, тогава това може да бъде много тъжно. И веднага възниква класическият въпрос: какво правя погрешно?
Може да има много причини.
Ето прост контролен списък от 15 точки, който ще ви позволи да изпращате дори най-важните писма със спокойствие.
1. Писмото трябва да съдържа една основна идея. Ако искате да поканите човек, например, на събитие, не пишете веднага, че имате 20% отстъпка за плюшени мечета. Ако наистина искате да пишете за това, напишете отделно писмо.
5. Съдържанието трябва да бъде съобразено с канала за разпространение. В нашия случай, за имейл. Flash, тежки графики, сложно оформление на букви и т.н. не са на място в имейла. Колкото повече се опитвате да впечатлите с ефектен имейл, толкова по-силна ще бъде обратната реакция, когато всичко тръгне в различни посоки в браузъра или имейл програмата на получателя.
6. Офлайн автономия. Понякога получаваме имейли, в които подателят не е бил достатъчно мъдър, за да не последва предишния съвет, но достатъчно умен, за да разбере какво го заплашва - и е вмъкнал предупреждение като "Ако това съобщение не се показва правилно, последвайте връзката."
Такива писма не могат да се пишат! Писмото трябва да изпълнява функцията си дори когато е отворено в пощенския клиентизвън линия. Това важи например и за мобилни устройства.
7. Буквата трябва да остане четлива, дори ако не се показва картина. Текстът е носител на смисъл, картините създават впечатление. Не можете да замените едното с другото. Смисълът на вашето съобщение не трябва да страда, например, от факта, че мейл сървърът на получателя изрязва тежките снимки по подразбиране.
8. Всичко е важно в началото; всичко, което е в началото, е главното. Журналистите имат правило на „пирамидата“: първо най-основната информация е кратка в текста, след това подробностите и второстепенната информация. Струва си да се вземе предвид опитът на хора, чиято професия е да пишат текстове, които се четат.
Обратното твърдение също е вярно: всичко, което е в началото на текста на писмото, читателят смята за основно. Лиричните отклонения в началото на писмото са сигурна гаранция, че те няма да го прочетат до точката, решавайки, че ще има „вода“ по-нататък.
11. Пишете писма предварително. Според статистиката едно писмо живее една седмица - това е периодът, през който то може да бъде отворено и препрочетено. Няма нужда да изпращате писма „Елате на откриването утре!“ Човек ще го прочете вдругиден и той вече ще бъде безполезен информационен боклук.
12. Посланието въвлича в жив контекст, но не го съживява. Не пишете „Какво ще кажете за разговор?“ имейли, задаващи общи въпроси като „Какво мислите за това?“
Такъв неудобен опит да включите човек в разговор най-вероятно няма да проработи. Попитайте човека за нещо конкретно или го поканете да се присъедини към текуща дискусия – тогава има по-голям шанс за положителна обратна връзка.
Проведете прост „диван тест“ - ако от разстояние няколко метра в отворено писмо можете да видите от кого е и можете да прочетете темата, тогава писмото е написано правилно. Ако написаното е невъзможнои цветовете се сливат в нечетлива маса - имаме лоши новини за вас.
15. Всички технически полета трябва да бъдат правилно попълнени. Колкото и да е странно, понякога потребителите получават имейли без тема. Най-често това се отнася за автоматичните системи за изпращане на известия - проверявайте какво изпращате на други хора.
Е, в заключение трябва да се отбележи, че тези принципи се отнасят не само за интернет, те могат да се прилагат като цяло във всяка кореспонденция.