Как да работим ефективно в word приложение Microsoft Office, ИНСТИТУТ ЗА ПРОЕКТИРАНЕ НА ИНФРАСТРУКТУРА
Тази статия ще се опита да опише един от подходите към дизайна на текста при разработването на проектна документация с максимална възможност за използване на вградените инструменти на Word и в същото време отговаря на изискванията на нормативните документи за проектиране на текстовата част на проектната документация. Един от проблемите при разработването на текстов документ при проектирането на проекти за капитално строителство е необходимостта няколко специалисти да работят върху документа наведнъж и липсата в повечето дизайнерски компании на възможността за организиране на едновременна работа върху един документ от няколко потребители, а най-болезненият етап в по-нататъшната работа върху документа е неговата корекция.
Тъй като Word всъщност далеч не е много проста програма, която може да бъде интуитивно овладяна за половин час или дори седмица, се предлага следният метод за решаване на описания проблем (като пример, разгледайте дизайна на текстов документ, който отговаря на изискванията на GOST R 21.1101-2013):
Създаваме шаблон на документ, проектиран в съответствие с изискванията на нормативната документация: с рамки, заглавни блокове с максимално запълване, със стилове, адаптирани към нормативните изисквания на определена проектантска организация и др. (снимка 1).
Разпределяме зоните на документа между изпълнителите, работещи по документа: корицата и заглавната страница, съставът на проекта се разработва от GUI; описателна част от текстов документ, приложения - изпълнители на развойния отдел, който разработва конкретен раздел от проектната документация; Създаваме шаблони за работа (всеки участник има свой собствен шаблон) (Фигура 2).
Всеки участник в развитиетотекстов документ развива своята част независимо от другите изпълнители, участващи в разработването на документа.
И сега най-важното нещо, когато документите са разработени, те трябва да бъдат събрани, за това в основния шаблон вмъкваме връзки към файлове с текстове, подготвени от различни изпълнители, и получаваме готовия документ (Фигура 3)
Предложеният метод за създаване на текстов документ в Word има редица предимства:
- не изисква ниво на напреднал потребител на приложението Word от изпълнителя;
- позволява на няколко изпълнители да работят по един документ едновременно;
- ви позволява бързо да правите промени в документа.
- в крайна сметка наличието в организацията на поне един много напреднал потребител на приложението Word;
- файловете, създадени от изпълнителите, трябва да са на определени места.