Как да работим по два проекта в различни часови зони и да оцелеем

Подобно на много стартъпи, ние сме изправени пред проблема с териториалното разпределение на екипите в проектите: когато в Щатите започне работният ден, българските работници вече тръгват към офиса. Ето защо не е изненадващо, че се натъпкахме с неравности в областта на управлението и разработихме собствени стандарти в управлението на екипи, разположени в различни части на света. И днес решихме да споделим някои лайфхакове.

Сънят е за слабите или как да изградим работен ден

Можете да развиете проекта по различни начини: да му дадете цялата дневна светлина или няколко часа на ден. В първия случай може да имате нужда от няколко допълнителни часа от нощта, а във втория от нови идеи за печелене на пари, защото скоро няма да имате проект.

Освен разликите в манталитета, законите и данъците, така се случи, че между България и Америка има десет часа разлика във времето.Тези десет часа са нашето спасение - нашият ключ към два работни дни в един ден.

Трябваше да ставам рано - в 5 или, нека бъдем честни, 5:30 сутринта. Още половин час беше отделен за закуска и такси - никой не поиска да избяга през глава от леглото за лаптоп.
В 06:00 започнах първия си проект. Беше 16:00 в България и всички вече работеха с усилие. Имах три часа, за да се потопя в бизнеса и да направя всички необходими обаждания, да отговоря на писмата, пристигнали през нощта, и да напиша нови. Следващият половин час + време за път до офиса, обещах да разреша всички проблеми с екипа. Разбира се, не си говорихме и един час, освен ако не беше необходимо. Но, като правило, необходимостта винаги възникваше и аз считах (и все още считам) основната си задача да поддържам мотивацията на служителите и навременната реакция на всякакви промени в микроклимата.
От 10 сутринта до 19 часа работих с американския екип по решаването на локалнизадачи. Разбира се, ако имаше някакъв вид извънредна ситуация във FactoryFinder, можех да разреша нещо, но като цяло не беше разрешена никаква извънредна ситуация, тъй като това време беше изцяло посветено на друг проект.
От 22:00 до 01:00 (от 08-11 в България) - продължих комуникацията в български FF и поставих основата за следващия ден. Веднага щом се събудих, вече имаше отговори на писмата ми в пощата, така че всичко се случи много бързо.

Извод: Отдавам цялата рутинна комуникация на ранната сутрин и късната вечер, а през деня се опитвам да правя неща, които изискват висока концентрация.И след това според правилото: сън - ядене - повторение

Ние контролираме в чужбина

Мисля, че разбирате, че няма трудности в дистанционната работа като такава - това е 21-ви век и съвременните средства за комуникация ви позволяват да поддържате връзка 24/7. Трудността възниква само при организирането на контрола върху отдалечените служители.

Поради факта, че нашата дейност не включва наличието на тригери, показващи, че сме наели безделник, подобни неща не се разкриват веднага.

С други думи, служителите не извършват физически труд, така че е много по-трудно да се контролира развитието на делата.

Тези две платформи (FactoryFinder и интерактивни медии) не са първите ми проекти, вече създадох и разработих услуги от нулата, така че разбрах какви грешки не трябва да се настъпват и отначало търсех служители само сред познати и по препоръки - това беше малка, но поне някаква гаранция, че човек има уменията, необходими за работа.

Интервюто беше проведено чрез Skype или Facetime, включително преглед - и винаги преглед - на автобиографии от скорошни студенти. Не ме е страх от липсата на опит - ако човек е интелигентен,след това научете всичко в процеса. Ако не е интелигентен, не е нужен, не е моят план постоянно да вися над българския отбор и да прилагам микромениджмънт.

Винаги обръщам внимание колко време е отнело на служителя, за да изпълни задачата. Да, той може да бъде известен перфекционист и най-точният, но ако му отнеме час, за да напише една буква, това е тревожен знак.

Служителят все още спи, но аз вече имам списък със задачи за деня и ако видя, че част от тях редовно се отлага за утре, но лицето не поиска помощ, трябва да търся нов кандидат.

Как общуваме

Изоставихме използването на CRM системи за контрол на служителите и ги използваме само в продажбите, тъй като те изяждат много време. Добри са за големи компании, където шефът вари кафе и бавно превърта действията на служителите си през първия час, гледайки през прозореца по пътя.

За мен е по-лесно да задавам всички задачи вTrello - първо, виждам мащаба на текущата работа като цяло: кой какво прави, колко време отнема изпълнението на определена задача, колко партньори са се появили, а именно клиенти, доставчици и производители, в кои региони успяхме да навлезем, върху кои индустрии работим и т.н.

В стартиращите компании трябва да можете да бъдете гъвкави - ако нещо не се получи, бързо променяте вектора и започвате да опитвате нов подход. Няма време за постоянна бюрократична поддръжка.

Одиторът идва при нас

През първите няколко месеца задължително проверявам служителя. Ако това е търговски екип, тогава те получават тестова поръчка. Ако търговци и PR хора - предложение за партньорство. Тези хора са основният ми капитал, не мога да не ги проверя.

аз уважавамлично пространство и не използвам услуги за наблюдение на служителите, както мнозина правят, но без такива одити не мога да съм сигурен, че входящите предложения ще бъдат обработени с необходимата отговорност.

Когато един екип не работи усилено, а влага душата си в проекта, всичко се движи много по-бързо, така че винаги гледам кой от момчетата е бил особено активен през месеца - те въведоха и внедриха най-ефективните идеи.

Веднъж месечно, по време на общо обаждане, ние винаги поздравяваме този служител и празнуваме лични победи, хвалим и даваме малък подарък - например билети за театър.

Много мениджъри подценяват силата на признаването на успеха на служителите и напразно. Знаейки, че работата и приносът ви непрекъснато се оценяват, мотивира и задава темпото.

Какво ще кажете за хоби?

Запознанство в реалността

Прекарвам 3-4 месеца в годината в България (разбира се, летни месеци). Американската компания вече се развива самостоятелно, така че сега съм изцяло фокусиран върху FactoryFinder. Сега, когато имам повече време, бих могъл да летя тук по-често, но това не е необходимо, защото повечето процеси са отстранени и екипът вече функционира като добре координиран апарат.

Знам, че големите компании използват голямо разнообразие от методи за представяне на служители в отдел или от междуфункционални отдели. Например обеди с нови колеги или организиране на съвместни събития и пътувания.

При нас всичко е малко по-различно - докато се опознаем на живо, вече се познаваме перфектно - не е нужно да изграждаме отношения наново.

През времето, в което съм в Санкт Петербург, се опитвам да го натоваря максимално със съвместни дейности - караме заедно налодка, разходете се по Марсово поле - това е активната фаза на тиймбилдинга.