Как да съхраняваме и унищожаваме пломбите
Проблеми с документите: как да закупите печат, да изтеглите печат, да съхранявате и унищожите печати?
Печатите и печатите от основен и спомагателен характер трябва да се съхраняват, унищожават и отчитат в документи съгласно определени правила, установени от закона. Тези процедури трябва да се спазват, за да не загубите важно нещо и да предотвратите неразрешеното му използване. Ако възникне спор, разрешаването му също се улеснява, ако собственикът е използвал правилно печата.
Правила за съхранение на печати и печати
За да вземете правилно предвид всички налични печати, трябва да създадете и поддържате специализиран дневник. Там се въвеждат данни за производството, използването и унищожаването на такива продукти. Списанието се поддържа от специален служител. Листовете трябва да бъдат номерирани, а ръководителят ги заверява със собствения си подпис и печат на организацията. Това списание се съхранява в сейф, защитен от изгаряне.
Забележка! При уволнение, преместване на служител, който води дневник или пристигане на нов служител, трябва да се сформира специална комисия. Тя ще удостовери, че посочените данни са верни, както и че комплектът съдържа всички печати и печати.
Съхранението на печатите от отговорни служители се регулира от заповеди на началници и служебното положение на служителите.
Основният кръгъл печат на предприятието трябва да се съхранява от неговия собственик или упълномощено от него лице. В последния случай трябва да напишете съответната поръчка. Допуска се и временно предаване на други лица, но срещу разписка. Това е възможно в следните ситуации:
- Ръководството отсъства от работното място поради болест, ваканция или дълга командировка.
- Документите трябва да бъдат заверени в празнични или почивни дни.
Обърни внимание! Сейфът, определен за печати, трябва да бъде запечатан.
Служителите, които са длъжни да съхраняват и използват печати, трябва да имат спомагателни копия.
Веднъж изгубен печат, той не може да бъде премахнат. Следователно трябва да вземете изявление за инцидента в полицията. Документът трябва да описва всички обстоятелства на загубата и да приложи необходимите документи, потвърждаващи, че печатът е направен и регистриран в дневника.
Тогава полицията издава удостоверение, което дава право да се направи дубликат на изгубеното копие.
Защо и как се изхвърлят продуктите?
Пломбите се унищожават, ако:
Основната информация за собственика на печата - името, мястото на регистрация на продукта или фирмата, формата на правене на бизнес - се променя.
Незадоволителното състояние на печат няма да ви позволи да направите качествен печат.
В тези случаи трябва да унищожите печата и да поръчате нов.
Етапи на процеса на ликвидация:
- печатът е физически унищожен;
- потвърдете ликвидацията със съответните документи.
В същото време собственикът на фирмата определя начина на унищожаване на печата и деня на процедурата.
Ако организацията реши сама да унищожи печата, трябва да се създаде комисия. Тя ще унищожи продукта и ще напише акт, където ще посочи:
- Място и дата на процедурата.
- Членове на организираната комисия.
- Мотиви за решението.
- Пълно описание на ликвидирания обект.
- метод на унищожаване. Продуктите от каучук или полимер трябва да бъдат нарязани на парчета или изгорени, а металните продукти трябва да бъдат нарязани на кръст.
В този случай трябва да прикачите акт, потвърждаващ: да използвате по-нататък или да възстановите товаотпечатването не е възможно. Актът потвърждава законността на действията на екипа на предприятието и се записва в дневника.
Ликвидация чрез друга организация
Изхабените печати и печати могат да бъдат унищожени от специализирани фирми. Обикновено това са работилници за марки, които правят нови печати. Въпреки това както печатът, така и правните документи, свързани с него, ще трябва да бъдат премахнати:
- Заявление за ликвидация с подпис на ръководството.
- Фотокопие на паспорта или трудовата книжка на ръководителя.
- Нотариално заверено извлечение от службата, наречена Единен държавен регистър на юридическите лица.
Когато необходимите документи са предоставени, а печатът е изрязан или изгорен и фирмата е платила за тази работа, служителите получават акт с отпечатъци от стария печат.