Как се прави номенклатура на делата в кадровата служба

Каква е номенклатурата на случаите

Номенклатурата на делата е един от основните документи, които трябва да бъдат разработени в организацията. Съдържа информация кои документи и в кой отдел трябва да се поддържат, кой да работи с тях, къде и колко време да се съхраняват.

Номенклатурата на случаите е разработена с цел:

води регистър на откритите през годината дела в организацията и в нейните структурни подразделения;

образуват дела (осигуряват ред при завеждане на документи в делата);

да индексира дела;

търсене на документи.

Процедурата за съставяне на номенклатурата на делата е описана в точка 3.2.5 от GSDOU, одобрена със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33.

Обикновено номенклатурата на делата се съставя като единен документ за цялата организация. В същото време включва номенклатурата на отделните раздели. Например офис, секретариат, финансов отдел, административен отдел, служба за персонал.

Видове артикули

Има три вида номенклатура на случаите: типова, примерна и индивидуална.

Типичната номенклатура на случаите предвижда задължителен списък на случаите, които се отварят в организации от същия тип. По правило стандартната номенклатура се разработва в институции, които имат широка мрежа от подчинени организации.

Приблизителната номенклатура на делата е сходна по предназначение с типичната номенклатура. Той е разработен и за организации от същия тип, но има само консултативен характер. Това означава, че подчинените предприятия получават правото сами да решават дали да приемат документа като проба или да разработят своя собствена схема на работния процес.

Всяка организация се развиваиндивидуална номенклатура на делата. В същото време заглавията на делата и условията за съхранение на документи се прехвърлят изцяло към него от стандартната или примерна номенклатура. Ако организацията няма типична или приблизителна номенклатура на случаите, тя разработва индивидуална номенклатура самостоятелно.

Ситуация: колко екземпляра трябва да има номенклатурата на делата?

Утвърдената от организацията номенклатура на делата се тиражира в необходимия брой екземпляри.

Съхранявайте първото (оригинално) копие в офиса на офиса на организацията като документ за постоянно съхранение. Използвайте второто копие на номенклатурата на делата като работно копие. Трето - предаване в архива на организацията като счетоводен документ. Всяка служба на организацията получава извлечение от номенклатурата на делата, въз основа на което извършените от нея документи се формират в отделни дела. Това е посочено в параграф 3.2.5.5 от GSDOU, одобрен със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33.

Разработване и одобрение

Тази процедура е установена в параграф 3.2.5.3 и параграф 2 от параграф 3.2.5.5 от GSDOU, одобрен със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33.

Основни раздели

Номенклатурата на делата, които отделът по персонала трябва да разработи, е част от единна номенклатура на делата на организацията. Тя трябва да бъде съставена по същите правила като една номенклатура. Формата на номенклатурата на делата е дадена в Приложение 8 към GSDOU, одобрено със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33. Състои се от пет основни раздела:

Характеристиките на попълването на отделни раздели от номенклатурата на делата са дадени в точка 3.2.5.4 от GSDOU, одобрена със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33.

Попълнете колоните в следната последователност - № 1, № 2, № 4, № 5. Последни въведете данните в колона № 3,а именно в края на календарната година, когато стане известен точният брой на складовите единици (томове, папки, книги, списания).

Пример за дизайн на номенклатурата на случаите на службата за персонал

Организация Алфа е разработила номенклатура на делата за 2015 г.

Индекс на случаите

Заглавие на случая

В колона № 2 от номенклатурата посочете заглавията на дела (папки) на всички документи, с които работите (входящи, изходящи, вътрешни), както и справочни и регистрационни материали (картотеки, дневници (книги) на счетоводни и издаващи документи). Не включвайте в номенклатурата заглавия на печатни издания (бюлетини, тарифи и други справочни материали).

Съвет: след като изброите заглавията на всички съществуващи дела в номенклатурата, поставете още няколко индекса като резервни номера в колона №1 и оставете свободно място в колона №2. Това е необходимо, за да се вземат предвид нови, непредвидени случаи, които могат да възникнат в отдела за персонал през годината.

Ситуация: в какъв ред трябва да се поставят заглавията на делата в основните масиви (организационни, административни, справочни документи) на номенклатурата на делата?

Когато организирате заглавията на делата, спазвайте принципа на йерархия. Например, поставете заглавията на случаите, съдържащи заповеди от висши организации, преди заглавията на случаите със заповеди на ръководителя на организацията, след което поставете заповедите на неговите заместници. Поставете кореспонденцията с по-висши организации пред кореспонденцията с равни (или неподчинени). Поставете бележки, адресирани до ръководителя на организацията, преди бележки, адресирани до ръководителите на структурни подразделения. Годишни отчети и планове - преди тримесечни и месечни и др.

Ситуация: как правилно да формулирате заглавията на номенклатуратадела?

Когато съставяте заглавия за номенклатурата на случаите, посочете:

Период на съхранение на случая

Като едно нещо в номенклатурата включете личните карти на служителите, както и трудовите книжки. Самостоятелен бизнес в номенклатурата ще бъде всеки дневник или книга за записи, които се поддържат в службата за персонал.

Бележки по случая

В колона № 5 от номенклатурата поставете бележки за отваряне на дела, за прехвърляне на дела, за разпределяне на дела за унищожаване, за лица, отговорни за образуването на дела, за прехвърляне на дела на друга организация и т.н. Например, бележка може да изглежда така: „Случаят е открит на 13.01.2006 г.“, „Оригиналните документи се съхраняват в общия отдел“ и др. Такива белези могат да се поставят през целия период на валидност на номена клатура.

Окончателен запис на броя случаи

Окончателният запис на броя на заведените дела (томове, части) на постоянно и временно съхранение трябва да бъде съставен в края на календарната година от службата за управление на деловодството на организацията (друга служба, отговорна за съставянето на номенклатурата на делата) (клауза 3.2.5.6 от GSDOU, одобрена със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33).