Как се прави търговско предложение
И уви - с писмено предложение, за съжаление, няма да можем да "свържем" такива компоненти като личен чар, изразителност на гласа, уверена поза. Ето защо всяко малко нещо, всеки детайл в търговското предложение, написано от нас, е от изключителна важност - в крайна сметка, освен нашето предложение, клиентът почти сигурно ще разгледа предложенията на нашите конкуренти.
Освен това при изготвяне на търговско предложение трябва да се има предвид, че то може да не бъде разгледано от същото лице, с което сме се срещнали при първоначалната среща – запознанство. Следователно, за всеки читател, нашето съобщение трябва да дава пълна представа защо правим такова предложение.
И така, нека да разгледаме как да напишем оферта, за да направим най-доброто впечатление на нашите клиенти.
Започни отначало.
Рег. № и дата на регистрация на офертата В някои фирми е прието да се регистрират всички входящи и изходящи документи, вкл. търговски предложения. За това са тези два реда, които обикновено се поставят на първата страница горе вдясно. На първия ред предложението се регистрира от вашия служител, на втория - от служителя на клиента.
Изразяване на вашето уважение Веднага след обръщението трябва да се направи много кратък словесен реверанс. Уверете се, че тези фрази за учтивост не се повтарят от писмо на писмо, ако кореспонденцията ви е достатъчно дълга.
Причината за писане Първият ред на самото съобщение трябва да ви напомня в каква връзка е насочено предложението. Например, ако е имало среща, на която сте се разбрали с клиента, че ще му изпратите оферта, тогава трябва да бъде написано така. От началото на четенетоКлиентът трябва да разбира предложенията: той го е получил, защото сам ви е помолил за това!
Описание на позицията на клиента След това трябва да преразкажете накратко - какви са основните задачи на клиента, за които ви е казал, тази оферта затваря. Описанието на тези задачи ще позволи на клиента веднага да определи колко точна е информацията, която ви е предоставил и колко правилно и пълно сте я разбрали. Съответно, ако нещо важно не е казано на срещата, предшестваща написването на това предложение, тогава след като прочете тази част, клиентът може да допълни условието на възложената ви задача. Тази част трябва да заема от 1/4 до 2/3 от страницата.
Описание на предложенията Самата търговска част трябва да описва накратко същността на предложението, като - без технически подробности - те, ако е необходимо, трябва да се съдържат в приложението, към което има връзки в текста на предложението. Ако се предлагат няколко решения, тогава накратко се обяснява основната им разлика едно от друго.
Приложения Цялата специална информация, която може да включва технически подробности, изчисления и др. - трябва да се поставят в приложения, всяко от които има надпис в горния десен ъгъл: "Приложение № __" (ако са няколко). Приложенията се намират след самото изречение. По принцип може да има колкото искате приложения. Въпреки това трябва да се спазва известна умереност по този въпрос: трябва да сте сигурни, че информацията, която предоставяте на клиента, е наистина интересна и разбираема.
Срок на валидност на офертата Условията за доставка, цена, условия и др. могат да се променят. Клиентът трябва да разбере, че направената от вас оферта не е безсрочна, поради което е задължително да определите периода, през който гарантирате неизменността на деклариранотоусловия.
Вашата компания като бизнес партньор (история, гаранции и др.) Конкурентните предимства на сътрудничеството с вашата компания трябва да бъдат описани накратко - само един параграф, няколко фрази.
Дата Не забравяйте да поставите дата на всяко свое предложение - това ще ви помогне да избегнете недоразумения, когато например многократно изпращате някакви допълнения и пояснения в допълнение към основното предложение и клиентът вече е объркан кое е последното.
Подпис В края на изречението, след задължителните словесни реверанси, не забравяйте да посочите своята длъжност, име и фамилия. Ако предложението е доставено на клиента на хартия или изпратено по факс, тогава вашият автограф ще бъде много желан атрибут.
Номериране на страници Ако офертата ви има няколко страници, те трябва да бъдат номерирани и - за удобство на клиента, трябва да използвате формата "страница #_ от (общо)" - това ще намали риска клиентът да не прочете офертата до края, губейки половината страници.
Дизайн Всеки параграф трябва да започва с червена линия. Можете да увеличите разстоянието между абзаците. Текстът изглежда по-привлекателен, ако се използва "юстифицирано" подравняване.
Не използвайте фантастични шрифтове, сложно форматиране и др. – желателна е умереност при оформлението на търговска оферта. По-добре е шрифтът да не е много малък (12 или 14 pt ще свърши работа), нека е Times New Roman или Arial - те са най-познатите и добре четени. Не злоупотребявайте с курсив и получер шрифт - използвайте ги само за подчертаване на някои точки и в малки количества.
Чудесно е, ако предложението се изпълнява "в цвят" - бавно, но стабилно, използването нацветни разпечатки. Ако офертата ще бъде изпратена на клиента по куриер, по пощата или лично, уверете се, че е добре ушита. Това може да бъде прозрачен класьор или ако общият брой страници на предложението, включително приложенията, е достатъчно голям, могат да се използват модерни книговезки инструменти.
Следвайте тези препоръки буквално - и успейте!