Как става унищожаването на формуляри на трудови книжки
Има много задължения на ръководителя, свързани с книгите на служителите. Работата с тези документи е много отговорен въпрос, тъй като именно трудът дава право на гражданин да получава добра пенсия, като се отчита определен трудов стаж. Въз основа на това поддържането на такива формуляри има правила и инструкции, нарушаването на които може да доведе до сериозни последици. Например, това може да доведе до унищожаване на трудовите книжки на служителите.
В България книжките за служителите в предприятията са въведени доста отдавна. Но от 2004 г. се появиха нови, модифицирани. Основната разлика между тези книги е стандартът, който ви позволява да защитите документите от фалшифициране:
- воден знак,
- вили (ултравиолетови),
- химическа защита,
- магнитни характеристики,
- подвързване със специален конец.
Всичко това е задължително и незаменимо условие за документ, съдържащ информация за служителя и неговата дейност.
Преди това работната ръка можеше да бъде закупена от почти всеки търговски обект. Сега законът установява правила, според които малък брой организации са упълномощени да разпространяват. Освен това сега трудът се извършва изключително от работодатели за всички служители, които работят в компанията повече от 5 дни. Изключение е:
- ако специалистът работи на непълно работно време,
- ако ръководителят е физическо лице (не индивидуален предприемач).
Друга отличителна черта на старите трудови досиета от новите е комбинацията от два разпределения за награди в един раздел „информация за награди“.
Как да получите трудова книжка
Фирмата закупува модерни книги и листовки за служителите на определени места. Те отговарят за:
Трябва да се отбележи, че изискванията за тях са предписани от официалните производители. Отговорностите на компаниите включват:
- функция за сигурност,
- транспорт,
- счетоводство,
- складиране.
Когато човек дойде за първи път да си намери работа, работодателят му изготвя нов трудов формуляр за седем дни. В същото време, съгласно закона, сумата, изразходвана за закупуване на документа, се приспада от този служител. Има случаи, когато мениджърът самостоятелно покрива цената на книгата:
- масово унищожение,
- повреда на формата.
В първия случай унищожаването на труда може да възникне по различни причини (включително природни бедствия). Във втория причината е неправилното попълване на първичните данни при регистриране на самата книга.
Основни правила и отговорност при нарушаването им
Вписванията в труда се извършват на български език - това е едно от основните правила. Всички книги на служителите на фирмата се водят от ръководителя или отговорното лице. Съществува определена административна отговорност за неспазване или нарушаване на правила относно труда:
Забранява се издаването на самата книжка на служител, работещ във фирмата, по негово искане. Изключение е ситуацията, когато специалист трябва да представи трудова книжка на пенсионноосигурителния фонд. Законодателството предписва, че до прекратяването на трудовия договор ръководителят носи цялата отговорност за труда и следователно в този случайЕдин и същ. В други случаи служителят трябва да напише заявление за издаване на копие от документа, за което на работодателя се дават три дни. Всяка попълнена страница от труда се копира, след което се одобрява с печат, подпис. Също така на последния лист е записано, че служителят все още работи в организацията.
Работодателят може да не даде книжка при уволнение само в две ситуации:
- служителят изразява нежелание да вземе работния си документ,
- служителят просто не се е явил за работния документ.
По свое усмотрение шефът няма право да задържа работника при него. Ако това се случи, тогава собственикът трябва да се свърже със съответния орган за защита на труда или съда. Струва си да се отбележи, че всеки случай има своя собствена давност, която гражданинът трябва да знае при подаване на иск. В резултат на проверки от висши органи компанията може да претърпи огромни загуби под формата на глоби. Говорейки за съдебни спорове, организацията, в случай на загуба, ще трябва да плати определена сума за морални и материални щети.
Книгите на служителите, които не са получени при уволнение по определени причини, включително във връзка със смърт, са в организацията. По желание се дават на близки. Но има съответни срокове за съхранение на труда, ако не са били търсени - петдесет години.
Законът установява и наказателна отговорност, свързана с трудовите книжки. Това включва случаи, когато тези документи са били използвани за нараняване на собственика или други граждани. Отговорност носят и лицата, които въвеждат незаконна информация, знаейки за това предварително.
Отчитане на трудовите книжки в организацията
Всяка форма итрудовата вложка, намираща се във фирмата, се взема предвид с особена строгост. За целта организацията има два конкретни документа. Това са книги:
- върху приходите и разходите,
- според движението.
Има и правила за поддържане на тези книги:
- пагинация,
- връзки,
- одобрение с подпис, печат,
- пълнеж.
Информацията за получаването и разходването на книгите и вложките в тях се въвежда в първия счетоводен документ. Задължително е и въвеждането на регистрационен номер, серия тук.
Отчитането на движението на работните документи става, както следва:
- извършва се регистрация на книжките на служителите (по време на приемане),
- регистрация на новоиздадени книги.
Когато специалист напусне фирмата, му се дава да подпише личното си досие и документ, който отчита движенията на работната сила. Във връзка с края на месеца служителят, който работи с книгите, трябва да докладва на счетоводния отдел за броя на формулярите и вложките.
Процедурата за унищожаване на трудови книжки
След като работният формуляр е повреден, той трябва да бъде отписан иунищожавам. Самата процедура за унищожаване на трудовата книжка се извършва в съответствие със съществуващите правила.
Първо, служителят, отговорен за тези действия, заедно с комисията съставя акт, в който са предписани основните аспекти:
- Име на организацията,
- номер,
- заглавие,
- запис на отписване,
- запис на решението за унищожаване.
Освен това документът трябва да остави място за одобрение от неговия работодател, както и от други лица.
В един акт може да се предпише отписването на няколко неподходящи формуляра. За да направите това, напишете номера и серията на всеки от тях. Тъй като формата за изготвяне на такъв документ е произволна, тогава по преценка на длъжностното лице може да се посочи следното:
- градът, в който се намира организацията,
- причини за отписване
- метод за разрушаване на форми и вложки (изгаряне или смилане в специално устройство).
В акта се поставят предварително изрязани трудови данни - серия и номер. В бъдеще съставеният акт се съхранява в отделна папка, където се съхранява за дълго време. След отписването на неправилния формуляр на служителя се издава нов и се съставя съгласно закона без грешки. Самата повредена форма се унищожава.
Методи за унищожаване на увредени форми
Съвременните методи включват шрединг - смилане с шредер (специална машина). След процедурата остатъците се изпращат в мелницата за целулоза. Тъй като закупуването на такова оборудване за малки организации може да бъде скъпо, най-често те прибягват до услугите на специални компании. Смилането може да се извърши на мобилен шредер, който се доставя директно в организацията.
Друг метод за унищожаване е изгарянето.Препоръчва се изгарянето на развалени работни форми да не се извършва на открит огън или огън, а в котелно помещение. Така че можете да сте сигурни, че документите ще изгорят напълно, без следа. Освен това при изгаряне на открито остатъците могат да излетят от вятъра, което е недопустимо.
И така, за да е легална регистрацията на трудовата книжка е необходимо присъствието на самия служител. Ако се открие грешка в заглавната страница, трудовият формуляр трябва да се отпише и унищожи, а в замяна да се предложи нова книга.