Както при създаването на таблици, потребителите с малък опит с Access се насърчават да го направят

Както при създаването на таблици, потребителите с малък опит с Access се насърчават да форматират своите заявки с помощта на дизайнера. За да направите това, изберете обектаЗаявкив прозореца на базата данни и щракнете двукратно върху иконатаСъздаване на заявка вДизайн(или щракнете върху бутонаНови след това изберете командатаДизайн). Тези действия ще отворят прозорецаЗаявка заизбор; най-често този прозорец се нарича примерен формуляр за заявка.

Едновременно с примерния формуляр за заявка се отваря диалоговият прозорецДобавяне на таблица, в който избирате таблица, напримерСлужител, като източник на данни за заявката и след това щракнете върху бутонаДобавяне. Името на таблицата със списък на полетата, които съдържа, ще се появи в горната част на формуляра за заявка. След като изберете източника на данни, трябва да щракнете върху бутонаЗатвории прозорецътДобавяне на таблицаще се затвори.

В случаите, когато заявката се формира на базата не на една, а на няколко таблици, трябва последователно да изберете таблици от списъка и да кликнете върху бутонаДобавяне, а когато процесът на избор на таблици от списъка приключи, щракнете върху бутонаЗатвори. Имайте предвид, че можете да генерирате заявки само с помощта на множество таблици, ако има релации между избраните таблици. Тези връзки се показват в горната част на формуляра за заявка за избор.

Долната част на формуляра за заявка е разделена на колони, като всяка колона съответства на определено поле от бъдещата резултатна таблица. За да създадете получената таблица, е необходимо да „прехвърлите“ имената на полетата на таблицата (или таблиците) от горната част на формуляра за заявка в долната й част (до редаПоле), като по този начин изберете полетата, включени в получената таблица. Товаможе да се направи по няколко начина:

в долната част на формуляра за заявка в редаПолещракнете върху празна клетка, след което от списъка с полета, отворен чрез щракване върху бутона за избор на данни от списъка, изберете необходимото поле;
в горната част на формуляра за заявка щракнете двукратно върху името на полето на необходимата таблица;
в горната част на заявката изберете едно или повече полета от таблицата (при натискане на клавиша [Ctrl]), които след това ги плъзнете на редПолев долната част на формата;
за да включите всички полета на таблицата в заявката, щракнете двукратно върху заглавния ред на таблицата и ги плъзнете до редаПоле.

Има и редСортиранев долната част на формуляра за заявка. Ако трябва да сортирате данните в получената таблица по произволно поле, трябва да кликнете върху клетката на това поле, разположена в редаСортиране,след това щракнете върху бутона за избор на данни от списъка, който се появява в тази клетка и изберете метода на сортиране - възходящ или низходящ. За многостепенно сортиране, извършвано от няколко полета наведнъж, е необходимо първо да подредите полетата в долната част на формуляра за заявка в определен ред. Данните се сортират първо по полето отляво на формуляра за заявка, след това по друго поле, което има активирано сортиране, и така нататък отляво надясно. Можете да премествате полетата чрез плъзгане и пускане, след като изберете желаната колона, като щракнете върху клетката с името на полето (показателят на мишката трябва да приеме формата на стрелка, сочеща надолу).

Всяка клетка от редаDisplayима квадратче за отметка, т.е. по подразбиране опцията Display to screen е активна за всички полета. Това предполага, че всички полета, включени в заявката, трябва да бъдатпоказани на екрана, което не винаги е необходимо. Например, трябва да сортирате данните по възраст на служителите и полетоДата на ражданене трябва да се показва в получената таблица. В този случай полетоДата на ражданесе изчиства чрез щракване върху иконатаÚ.

Критериите за търсене са посочени в редаУсловие за избор. За да покажете списък със служители на определена позиция в получената таблица, трябва да въведете стойност в клетката на редаУсловие за изборна полетоПозиция, напримерглавен. Ако трябва да покажете списък на служители на няколко длъжности, например бригадири и инженери, тогава в редаУсловие за изборедна от стойностите на полетоПозиция-капитан, а в редаили- друга стойност на това поле -инженер. Този критерий за търсене може да бъде зададен и в един редУсловие за изборчрез въвеждане на израза:masterOR инженерв клетката на полетоPosition, в която ключовата думаORпоказва използването на логическата операцияORв израза.

Данните могат да бъдат избрани не само от стойностите на текстовите полета, но и от стойностите на полетата от други типове. Например, за да се покаже списък със служители, родени след определена дата, да речем по-късно от01.01.70, въведете израза> 01/01/70(След изпълнение на заявката Access превежда този израз:> #01.01.70#).

За да покажете списък със служители, чиято заплата е по-голяма или равна на3000рубли, но по-малка или равна на8000рубли, въведете израза>=3000Ив клетката на полетоЗаплата