Какъв размер на резервите ще осигури максимумапечалба
Валерий Разгуляев, Мениджър сетълмент на поръчки, ПРОЕКТ ИЗБЕНК, ФИНАНСОВ ДИРЕКТОР, № 7-8 (107) юли-август 2011 г.
Цели: защита на компанията от неразумни разходи, свързани с неефективно управление на запасите. Как да продължите: Изчислете съотношението на запасите, което ви позволява да избегнете недостиг на стоки и да не харчите допълнителни пари за съхранение
По отношение на управлението на запасите на практика често има две крайности. Единият е излишък от складови наличности и в резултат на това значителни разходи за съхранение, както и голямо количество средства, имобилизирани в склада.
Другата крайност е недостиг на стоки в склада и в резултат на това отлив на клиенти и пропуснати ползи. Финансовият директор има всички шансове да застрахова компанията си срещу подобни проблеми и да подобри финансовите резултати, дори ако това изисква малка намеса в работата на службата за доставки.
Преди да навлезем в подробности за това как най-добре да управляваме инвентара, колко да съхраняваме и кога да купуваме, си струва да илюстрираме проблемите, които възникват за компании, които са изцяло ориентирани към търсенето или искат да спестят пари на всяка цена.
Нека изчислим колко печалба би направила една компания с различни запаси, зададени за един от нейните продукти - 50, 100, 150 и 200 броя на ден (вижте Таблица 1 на страница 21). За простота, нека приемем, че запасите от този продукт се попълват ежедневно до нормата, маржът от продажбата на единица продукция от склада е 3 рубли. И струва 1 рубла на ден, за да съхранявате същата единица продукция във вашия склад.
Така че, ако в склада няма повече от 50 броя всеки ден, тогава с прогнозираното търсене (вижте Таблица 1), след 10 дни ще можете да продадете само 500 броя (всичко, което е). Това е за 600 бр.по-малко от това, което купувачите биха могли да купят. Не е най-добрият вариант, нали?
Таблица 1. Печалба от продажби при различни запаси
Би било възможно да се задоволи напълно търсенето на клиентите само ако всеки ден има около 200 броя стоки на склад. Но дали разходите за съхранение ще бъдат оправдани в този случай? Не! Таблица 1 показва, че е имало само два дни, когато клиентите са били готови да закупят голяма пратка от стоки (150 броя и 200 броя). Но в името на това няма смисъл постоянно да държите излишни продукти на склад. Печалбата е максимална при салда на склад от 100 броя. А с големите купувачи е по-добре да се споразумеете предварително и да им доставяте стоки по поръчка ден след ден.
Разбира се, не е най-доброто решение да преминете през всички възможни варианти за балансови норми, а броят на артикулите от стоки, за които трябва да изберете, може да бъде огромен.
Има начин за точно изчисляване на оптималния баланс на запасите, като следвате последователно три прости стъпки:
определяне на критичните максимални продажби от склада - това е количеството стоки, чиято пределна печалба от продажбата е сравнима с разходите за съхранение. Всичко повече не покрива разходите за съхранение и се предлага само при поръчка;
изчисляване на критичния минимум на запасите - количеството стоки, при което заявките на огромното мнозинство купувачи ще бъдат удовлетворени;
като се вземат предвид критичните максимални и минимални продажби, както и времето, необходимо за производството на продуктите и доставката им до склада, определете точката на поръчка.
Тъй като продуктите са натурални, срокът им на годност е един-два дни, за някои артикули малко повече. Важно беше да се определи моментът на поръчката възможно най-точно, за да не се губят пари от излишни наличности, позовавайки се надоставчици твърде рано или губят печалби поради недостиг, като поръчват твърде късно.
Стъпка 1. Изчислете кои продажби са печеливши
Преди да преминем към определяне на максимално допустимите запаси за всяка стокова позиция, ние изчисляваме периода от време, по-дълъг от който е нерентабилно да се съхранява продуктът (маржът от продажбата му не покрива разходите за неговото съхранение). Формулата е:
T = (R + H*(W - Y)) / (H + Z)
където T е критичният срок на годност на стокова позиция, по-дълъг от който не е икономически целесъобразно да се съхраняват продукти в склад, дни;
R - средна пределна рентабилност на продажбите на стокови позиции, %;
H - алтернативна доходност на инвестициите в акции (в практиката най-често се използва стойността на лихвения процент по банков депозит),% на ден;
W - разсрочено плащане, предоставено от доставчика, дни;
Y - средно забавяне на плащането от клиенти на фирмата, дни;
Z - променливи разходи за съхранение като процент от себестойността на стоките, % на ден.
Ето как тази формула работи с числа. Пределна рентабилност на продажбите на стоки - 15 процента ((приход - цена на покупка): цена на покупка). Тъй като компанията попълва балансите си в инвентара с кредитна линия, тя има алтернативата да инвестира в инвентар или да не вземе кредит и да спести от обслужването му, оттук и процентът на възможност от 0,05 процента на ден (18% годишно: 365 дни). Ако говорим за свободни пари, тогава дневният доход от поставянето им на банков депозит би се считал за алтернативна доходност. Доставчикът предоставя на фирмата разсрочено плащане за 20 дни от датата на изпращане. За купувачите няма забавяне. Предприятието извършва само търговия на дребно, а клиентите му са физически лицалица. Променливи разходи за съхранение - 1,95 процента на ден (променливи разходи за съхранение за всички артикули през последния месец: средна цена за закупуване на всички артикули на склад за последния месец / 30 дни). Следователно критичният период за съхранение на стокова позиция е 8 дни ((15% + 0,05% на ден x (20 дни - 0 дни)) : (0,05% на ден + 1,95% на ден)). Ако стоката се забави в склада за по-дълъг период, това ще доведе до загуби за фирмата.
За да се премине от критичния срок на годност на стоките до критичните максимални продажби от склада, е необходимо да се анализира какви са били продажбите миналия месец, колко често се повтарят дневните обеми (нива) на продажбите. Първоначалните данни за тази оценка са дадени в таблица 2 (ред „Обем на продажбите, единици“), а резултатите от анализа са в таблица 3 на страници 21 и 22. И така, за 30 дни обемът на продажбите варира от 0 до 27 единици на ден (съответно 0 единици, 1 единица, 2 единици, 4 единици, 5 единици, 7 единици, 8 единици и 27 единици). Продуктът изобщо не се продаваше 10 дни. Една бройка се продаваше само веднъж на ден, в рамките на 10 дни пуснаха по 2 броя, 2 дни - по 4 броя, 4 дни - по 7 броя и т.н.
Таблица 2. Анализ на продажбите
А сега нека изчислим честотата, с която се случват определени обеми ежедневни продажби, като вземем предвид големи стойности (виж Таблица 3). За колко дни сте продали 0 броя стоки или повече? Всички 30 дни, периодът между продажбите е 1 ден (30:30). Обемът на продажбите е равен или надвишава 7 броя на ден за 6 дни или средно на всеки 5 дни (30:6), 27 броя на ден - само веднъж месечно, периодът между продажбите - 30 дни (30:1).
Таблица 3. Нива на продажби
Нека се върнем към предварително зададения лимит за съхранение (8 дни) и изберем най-близката стойност до него от периодите между продажбите. Това са 5 днисъответства на ниво на продажби от 7 броя на ден. Осмата единица стоки се продава средно за 15 дни и следователно печалбата от продажбата й няма да бъде достатъчна, за да компенсира разходите за съхранение.
Оказва се, че критичната максимална продажба на стоки от склада е 7 броя на ден.
Именно този обем продажби е най-изгоден за обслужване.
И какво ще стане с всички продажби над 7 броя? Те трябва да се издават само по поръчка, донесени по споразумение с конкретен клиент. Така ще бъде възможно да печелите пари по време на продажбата, без да отклонявате пари в запаси и без да харчите пари за съхранение.
Между другото, можете да напишете регламент за пратки, които надвишават критичните максимални продажби от склада. Посочете в него, че те трябва да бъдат произведени само чрез специални доставки за клиента. Това ще позволи да не се изпразват складове при закупуване на големи количества и да не се отказват стоки на други клиенти до пристигането на следващата доставка.
Стъпка 2. Определете средното търсене
Нека се съгласим: недостигът на стоки не означава пълното им отсъствие в склада. Недостигът е, когато няма достатъчно запаси, за да отговори на средното търсене за деня. Именно това средно търсене на ден трябва да се счита за критичния минимум на запасите. А сега как да го дефинираме.
Нека сравним дневните стойности на свободните* сутрешни складови салда и обемите на продажбите за разглеждания месец (вижте Таблица 2 на страница 21). Оказва се, че от 7-ми до 12-ти и 30-ти продуктът е бил изчерпан. Възможно е затова да не са го купили. И следователно не си струва да се съди за търсенето според тези дни.
*Не включва наличности на платени продукти.
Друга ситуация: продуктът беше в наличност на 2 и 24, но не беше продаден. Въз основа на тези цифри е трудно да се разбере какви са причините. Може би не беше тези дникупувачи или са планирали да закупят повече и не са разделили покупката.
За да получим данни за количеството стоки, достатъчно за продажби, ние изключваме от обемите на продажбите всички дни, когато са продадени повече от критичния максимум (в бъдеще не се планира да се търгува от склада на компанията над него), както и тези дни, когато изобщо не е имало продажби. В примера има дни с обем на продажбите в диапазона от 1 до 7 броя на ден (вижте ред 3 в таблица 3).
Класираме получените серии от данни. Неговата медиана, или по-просто казано стойността, намираща се в средата му, е критичният минимум на складовите наличности - 2 броя на ден. Това означава, че в 50 процента от случаите 2 артикула на склад ще са достатъчни, за да задоволят ежедневното търсене на него.
Стъпка 3. Намерете точка за повторна поръчка
За да изчислим оптималната точка на повторна поръчка (коефициент на баланс на запасите), се нуждаем от данни за реализираното търсене, когато купувачите са закупили точно толкова, колкото са искали, както и за обемите, в които трябва да се съхраняват стоките в склада на компанията. Само по този начин ще бъде възможно да се достигне обемът на запасите, поддържайки който ще бъде възможно да се избегнат загуби на пари поради недостиг и необходимост от съхраняване на излишни салда.
Приравняването на продажбите към реализираното търсене не винаги е оправдано. Възможно е в някои дни наличността да не е била достатъчна или изобщо да е липсвала. И някои клиенти си тръгнаха без нищо, други купиха по-малко от планираното. Тоест търсенето на практика се оказа нереализирано.
Нека се върнем към първоначалната статистика за продажбите за месеца (ред 1 на Таблица 3 на страница 22) и да изключим от нея дните, когато обемът на продажбите е надхвърлил критичния максимум (7 бр./ден), а свободните сутрешни наличности са били под критичния минимум (2 бр./ден). Всичко това остава и ще бъде същотореализирано търсене (ред 4 от таблица 3 на страница 22), което да бъде обслужено от склада. Купувачите на компанията закупиха точно толкова, колкото възнамеряваха от самото начало. Те не бяха ограничени в решенията си от недостига на стоки. Нулевите стойности на реализираното търсене показват, че в този ден клиентите нямаше да купуват нищо.
Да приемем, че изпълнението на поръчка към доставчик (производител) и доставката й до склада на фирмата отнема 4 дни. За всяка от датите, на които се пада реализираното търсене, изчисляваме неговия размер за същите 4 дни (стойността на търсенето за текущата дата плюс за следващите три). Например общото търсене на 1-ви ден от месеца е 6 единици. (2 бр [1-ви номер] + 0 бр [2-ри номер] + 2 бр [3-ти номер] + 2 бр [4-ти номер]), на 6-тия ден -15 бр. (2 бр. [6-ти] + 4 бр. [13-ти] + + 2 бр. [14-ти] + 7 бр. [15-ти]).
Получените стойности ще помогнат да се оценят възможните промени в търсенето за периода на интерес и да се създадат адекватни на тях застрахователни резерви.
В този пример максималната стойност на общото търсене е 15 броя - веднага щом това количество стоки остане в склада, трябва незабавно да изпратите поръчката на доставчика. Това ще бъде оптималният процент на запасите.
Предложеният подход за определяне на оптималната точка на поръчка ще позволи на компанията да намали обема на неликвидните активи, да увеличи оборота на запасите, да избегне недостига и най-важното - да превърне търговските дейности в умишлено печеливши.
Изчисленията на критичните максимални продажби на стоки от склада и минималната инвентаризация могат да се извършват веднъж месечно. По-добре е да проследявате динамиката на реализираното търсене и да коригирате точката на повторна поръчка всяка сутрин, за да изпратите незабавно поръчката на доставчиците, ако е необходимо.