Какво да контролираме първо

Възможностите на човек са ограничени от широчината на неговите знания и умението да ги използва. Да работиш с научени принципи и методи е трудно изкуство, което изисква внимателност, опит и чувство за мярка. Резултатите се определят от степента, в която лидерът притежава всичко това.

"Речта е сребро, мълчанието е злато." Тази народна мъдрост за бизнесмен се тълкува по следния начин: говорете по-малко и слушайте повече събеседника (доставчик, купувач, партньор, кредитор, инспектор и др.) И не само слушайте, но се опитайте да разберете неговата гледна точка и солидността на аргументите. Само след като ги разберете и осъзнаете, вие сте въоръжени с възможността или категорично да опровергаете казаното, убеждавайки събеседника в обратното, или адекватно да се съгласите с него, без да губите лицето на компанията.

Лидерът трябва да се стреми да разбира думите си правилно

Хората чуват само това, което разбират. Явно това е същността на човешкото възприятие. Ако събеседникът кима с глава в знак на съгласие, това не означава, че ви е разбрал правилно. Той всъщност е съгласен с мислите, които комуникацията с вас събуди в него. Огромен брой грешки, понякога най-драматичните, възникват от това малко (на пръв поглед), но много съществено несъответствие.

Изглежда, че всичко е толкова ясно и просто, но се разбира - "точно обратното". И не от злонамерени намерения, а по различни обективни причини: лошо изказано, невнимателно изслушано, непозната терминология, лошо здраве, разсейваща среда и т.н. В това отношение това, което често се чува, изобщо не е това, което се искаше да се обсъжда и което беше изразено.

Изходът е изключително прост - доколкото е възможно, проверете дали разбирате всичкоспътник. Това трябва да се направи по такъв начин, че да не го обидите, сякаш проверявате представянето му: дали, например, в крайна сметка е успял да формулира, както иска. Винаги може да се намери достойна форма на безвредна проверка, като се вземе предвид нивото на връзка с лицето.

Същият подход е необходим и при бизнес комуникацията с организацията. Там работят хора с различно образование, интелект и ниво на култура. Предприемачът прави голяма грешка, ако неоснователно смята, че събеседникът има същите знания и логика на действия като него.

За да избегнете недоразумения и значителни загуби, обяснете подробно на служителите на организацията, с която си сътрудничите, толкова очевидни за вас неща, като не пестите време за това, ако е необходимо. Похарчените усилия няма да бъдат пропилени - ще спестите както пари, така и време в бъдеще.

Доверявайте се, но проверявайте

Повечето български бизнесмени твърдо вярват, че на никого не трябва да се вярва. С такава гледна точка просто не си струва да правите бизнес, защото е невъзможно да направите всичко сами. Бизнесът е колективно дело: колкото по-значим е, толкова повече хора участват в него. Част от правомощията трябва да бъдат делегирани на упълномощени лица. Те обаче трябва периодично да се проверяват. А останалите – през цялото време.

Вярно е, че хората понякога не разбират смисъла на чековете и затова се обиждат. Но често са недоволни, защото се разкрива нечестното им отношение към служебните задължения. Но ако това изобщо не се прави, тогава има изкушение да се работи с нарушения на технологичните разпоредби и установените правила. Това вече създава заплаха не само за икономическото състояние на фирмата, но и за живота на хората, работещи в нея.

Фирмата трябва да има ясносистема за контрол на дисциплината: кой проверява, кого, кога, по какви въпроси, как се записват резултатите от проверката и къде се натрупва документална информация. Не се чувствайте неудобно при извършване на контрол, дори ако проверяваното лице е ваш роднина или приятел.

Преди десет години случайно прекарах няколко дни в компания в свободна икономическа зона в Южен Китай, в град Шенжен. Това беше дъщерно дружество на известната компания "IBM", която произвежда персонални компютри.

Предприятието беше ръководено от високо ерудирана китайка на средна възраст, която получи специално образование в един от американските университети. Нейните заместници са имали подобно обучение: за производство, оперативна поддръжка, продажби и работа с персонал. Фирмата се помещаваше в три от собствените си дванадесететажни сгради, построени върху малък парцел.

Особено ме впечатлиха два момента в работата на ръководството на предприятието. През първата половина на деня всеки мениджър работеше в кабинета си според собствения си план и никой от служителите на завода не смееше да се появи на управленския етаж без обаждане. Следобед всеки ръководител посещаваше подчинените отдели на завода, контролираше извършената от тях работа, но не решаваше проблеми вместо тях, както често се случва в България.

С такава система за ежедневен контрол всеки мениджър знаеше със сигурност състоянието на нещата в предприятието, силните и слабите страни на услугите, както и „тесните места“, които трябва да бъдат адресирани. Получената информация послужи като добра основа за ежеседмичните заседания на Съвета на директорите, които бяха конкретни и динамични. Служителите бяха свикнали на постоянен контрол и го приемаха за даденост, като правеха всичко необходимо да не загубят работата си.

Пренебрегване на систематичнотоконтролът избива ефективен лост за управление на компанията от ръцете на нейното ръководство. Повторното му въвеждане е много по-трудно, отколкото установяването на необходимия ред първоначално.

Вземете предвид особеностите на работата на мениджърите на всяко ниво на компанията

През последните години чуждата дума „мениджър“ се разпространи и навлезе в ежедневието на България. В българската действителност тази дума по-скоро означава лидер, тъй като се използва за обозначаване на позицията на човек, който има правото да взема решение. Вярно е, че нивата на компетентност на мениджърите са различни и затова те имат право да вземат решения с определена степен на отговорност.

Всеки клон на предприемаческата дейност има определена специфика на работа, но от гледна точка на бизнеса всички мениджъри могат да бъдат разделени на три характерни групи:

мениджъри за обслужване на клиенти;
фирмени мениджъри по човешки ресурси;
топ мениджъри.

Основните функции на мениджърите от първата група в различните фирми се различават по отношение на технологиите и се определят от продуктите на компанията (стоки, работи, услуги), но всички мениджъри от тази група имат една обща черта: те трябва да могат да работят с клиента (например да слушат, говорят, обясняват, разсъждават, убеждават, съчувстват, препоръчват и т.н.).

Основните функции на мениджърите от втората група в различните компании също се разграничават по отношение на технологията и се определят както от организационната структура на компанията, така и от образователното (професионалното) ниво на персонала (например сезонни работници, квалифицирани монтьори, продавачи, служители, известни журналисти, популярни артисти, художници, дизайнери, гримьори, стилисти и други).

въпреки товаВсички мениджъри от тази група имат една обща черта: те трябва да могат да работят с персонал (например ефективно да подбират необходимите специалисти, да определят бизнес и човешките качества на кандидата, да оценяват резултатите от работата на служителя и съответно да предлагат неговото издигане по кариерната стълбица, обективно да препоръчват назначаване на ръководни длъжности и т.н.).

Основната функция на мениджърите от третата група в различни фирми, различни по технологична специализация, собственост, организационна структура, местоположение, бизнес връзки, финансов мащаб и т.н., е абсолютно еднаква и е най-важна за оцеляването и просперитета на компанията. Мениджърите от тази група са длъжни да изградят оптимална организационна и функционална структура на дружеството, която най-добре отговаря на целите на уставната дейност на дружеството и текущите му финансови възможности.

Топ мениджърът не трябва да се занимава с текущите дела на компанията, това е отговорност на мениджърите от първите две групи. Висшият мениджър е длъжен да организира системата на работа на компанията по такъв начин, че резултатите от функционирането да не зависят от присъствието или отсъствието на съответния мениджър в офиса. Топ мениджърът е длъжен да делегира правомощията на "вземащия решения" по такъв начин, че системата да не блокира в отсъствието на първия човек на компанията. Това е особено важно в моменти на критични ситуации.

Управлявайте компанията сами

След като е разгърнал компетентно собствения си бизнес и е спечелил прилични пари, бизнесменът често се изкушава да повери на доверено лице изпълнението на задълженията си по управлението на компанията, а самият той - да води празен живот. След като е взел решение, бизнесменът се успокоява, че ще контролира системно състоянието надела във вашата организация.

Животът обаче е подреден по такъв начин, че рано или късно довереното лице ще пожелае самостоятелно да взема решения не само за приходите и разходите в хода на работата на компанията, но и за използването на финансовите ресурси на компанията за лични интереси. От тук нататък е въпрос на време лековерният бизнесмен да остане без нищо. Така че е по-добре да управлявате собствения си бизнес сами, без да го поверявате на никого за дълго време.

Управлението на фирма не означава лично вземане на решения по всички въпроси, за това има специалисти в областите. Основната задача на ръководителя е умело да подбере необходимия минимум от хора и компетентно да организира работата им, за да осигури най-ефективната дейност на всеки служител. Фредерик Тейлър, който е свършил много полезна работа в областта на научната организация на труда, пише: „Както в строителството най-добрият инженер ще бъде този, който дава най-добрия продукт на най-ниска цена, така най-добрият организатор ще бъде този, който организира подчинените си работници по такъв начин, че всеки да работи с най-голяма производителност.“

От лидера зависи дали ще се създаде творческа атмосфера в организацията. Това е имал предвид Хенри Форд, когато през 1903 г. казва: „Ако изобщо имаме традиция, то само една: всичко може да се направи по-добре, отколкото е било правено преди.“ Разбира се, този подход изисква знания, и то много.

Възможностите на човек са ограничени от широчината на неговите знания и умението да ги използва. Да работиш с научени принципи, методи, методи, рецепти е трудно изкуство, което изисква внимателност, предпазливост, опит, издръжливост, решителност, отговорност и чувство за мярка. Резултатите се определят от това доколко всеки служител притежава всичко това и особено мениджърът, който трябва да помогнеподчинените да овладеят горепосоченото „трудно изкуство“.

Лев Михайлович Макаревич,

Доктор на икономическите науки,

стратегически плановик и бизнес плановик.