Какво е Google Docs и какви са неговите функции, Въпроси от абонати, Журнал „Секретар и
Въпрос-отговор по темата
Напоследък много се говори за Google Документи. Какво е това и какво наистина може да направи?
Създадените документи и таблици се съхраняват на специален сървър на Google или могат да бъдат експортирани във файл. Това е едно от основните предимства на програмата, тъй като въведените данни могат да бъдат достъпни от всеки компютър, свързан с интернет, и дори от всяко мобилно устройство (достъпът е защитен с парола). Тази технология се нарича "облачни изчисления". В рамките на тази технология набор от компютри (сървъри), които обработват и съхраняват данни, се нарича "компютърен облак".
Какво могат да правят Google Документи?
Google документи улеснява създаването и съвместната работа по документи.
1. Създава се първата чернова на документа, която обикновено се изпраща като прикачен файл към имейл.
3. Авторът създава следващата версия на базата на изпратените корекции и я изпраща отново по имейл на заинтересованите страни.
Този процес може да отнеме много време и се създават голям брой версии на документи, които най-малкото трябва да се съхраняват и управляват (не без причина, версията на документи е една от функциите на системите за електронно управление на документи).
И така, Google документи позволяват:
Ако вече имате акаунт в Google (например пощенска кутия на gmail.com е пощенска услуга на Google), тогава, за да преминете към сътрудничество (сътрудничество) с документи, просто изберете услугатаДокументи в горната част на прозореца на пощенската кутия.
Ако няма пощенска кутия gmail.com, но има друга, тогава трябва да отидете на уебсайта на Google, изберете в горната част на прозореца всписък с услуги на Googleоще –Документи.
Моля, имайте предвид, че тази страница не е локализирана (не е русифицирана), но с помощта на панела на Google Преводач можете да я преведете, като щракнете върху бутонаПревод
След успешно попълване на формуляра се преминава към зоната за работа с документи.
Първият се използва за избор на мястото, където ще се отварят страници и документи, опциятаВ нов прозорец означава отваряне на документи в нов прозорец, ако браузърът не поддържа раздели, или съответно в нов раздел, опциятаВ текущия прозорец настройва документа да се отваря в прозореца, в който работите.
ОпциятаОпресняване на показателите ви позволява да зададете използването на получер текст за нови или актуализирани документи (подобно на начина, по който непрочетените съобщения във вашата пощенска кутия се маркират с удебелен шрифт).
Обърнете внимание на настройкатаСъхранение : Google предоставя 1024 MB безплатно, ако имате нужда от повече, се препоръчва да закупите допълнителна сума - можете да разберете повече, като щракнете върхумясто за съхранение. В тази сума не са включени Google документи.
Създаване на документ в Google
За да създадете нов Google документ, в прозореца на приложението Google docs щракнете върху бутонаСъздаване на нов и изберетеДокумент от списъка, който се отваря. Създаденият документ ще бъде отворен за работа в нов прозорец или раздел, ако в опциите е зададена опцияВ нов прозорец, а в текущия прозорец, ако е избрана алтернативната опция.
Щракването върху областтаНов документ (Untitled Document) отваря прозорец за въвеждане на името на документа -Преименуване на документ (Преименуване на документ). За да запазите документа, натиснете бутонаЗапиши сега (Запиши сега ), койторазположен в горния десен ъгъл.
За да запишете създадения документ на вашия компютър, отворете елемента от менютоФайл,, изберете командатакато и посочете формата, в който искате да запишете този файл. След това файлът ще бъде записан в папкатаDownloads на вашия твърд диск.
Използване на шаблони за създаване на документи
Засега неудобството е, че повечето шаблони не са на български език, но с нарастването на популярността и използването на тази услуга ще се появят и такива.
Качете съществуващи документи в Google Документи
За да поставите съществуващ документ в работното пространство на Google Документи, щракнете върху бутонаКачване, което ще отвори прозорецаКачване на файлове. Приложението вече предоставя две опции. Първият е просто да плъзнете файлове от прозорецаExplorer в областтаПлъзнете и пуснете файлове тук, а вторият е да изберете файлове в прозореца, който се отваря след изпълнение на командатаИзбор на файлове (Избор на файлове) за качване (илиИзберете други файлове(Изберете други файлове) Изберете още файлове, ако някои документи вече са качени).
Има ограничения за размера на качените файлове - файлът не може да надвишава 1 MB и да включва вграден графичен обект, по-голям от 2 MB. Това ограничение не важи за файловете на Google документи - размерите на документите, създадени в приложението, могат да бъдат произволни.
След като желаните файлове бъдат избрани, щракнете върху бутонаСтартиране на качването.
Обърнете внимание на опциите за конвертиране на файлове. Ако искате да можете да редактирате съвместно файлове, поставете отметка в съответното поле.
Изтриване на документ
Това е същото менюДействия се използва за други действия с документа: преименуване, маркиране, изтегляне, създаване на шаблони и др.
Общи бележки за редактиране и форматиране на документи