Какво е Канбан

Блогът AgileBasics вече изясни, че Agile е начин на мислене, специална философия. За прилагането му в живота са разработени рамки – набори от специфични правила за организиране на работния процес в духа на Agile.

Канбан е втората най-популярна гъвкава рамка в България. Той съдържа само шест правила и предлага еволюционен преход от конвенционално мислене към гъвкаво мислене. Agile треньорите често сравняват Kanban с вода – тя обикаля текущата структура и йерархия на компанията и много бавно започва да я променя. Точно както водата износва камъните, Канбан променя мисленето на служителите и структурата на компанията.

Служителите не трябва да полагат много усилия, за да започнат да се учат на гъвкавост - няма реорганизации по време на прехода, в началото се запазват обичайните роли и йерархия. Всичко се случва в удобно темпо и не създава проблеми на отбора.

За кого е Канбан?

Kanban, подобно на Scrum, няма ограничения в приложението си. Използва се за планиране на сватби или лични проекти. Малки подразделения в Microsoft го използват за разработване на нови програми и приложения. А компанията "Тойота" - да управлява цялото производство на корпорацията.

Има отделни клонове на Kanban: лични, производствени и софтуерни. Тези посоки са толкова различни, че визуализациите са напълно различни една от друга. Има много етапи на работа в производството, така че има много табла и те са разпръснати в цехове и отдели. Картите могат да показват части или етапи от процеса на сглобяване на механизми, визуализацията е насочена към снабдяване на работилниците с необходимите части точно навреме. IT хората обикновено имат обща дъска, тя е предназначена за работа в екип и помага за съвместната работа по даден проект.

Как да използвате Kanban, за да бъдете гъвкави

Има само шест правила в Канбан, те сапомогнете за организиране на работа въз основа на гъвкаво мислене. Правилата могат да се въвеждат постепенно едно по едно. Нови неща не се добавят, докато първите промени не станат познати на повечето хора в компанията.

Промените ще бъдат еволюционни, така че в началото Канбан предлага да се спестят стария работен ред и познатите роли. Всичко, от което се нуждаете, за да започнете, е силно желание да започнете промяна и да насърчите инициативата на служителите.

Правило 1: Визуализирайте потока на работа

Канбан разчита на визуализация. За да знаете по всяко време как вървят нещата, всички задачи се записват на едно видно място.

Визуализацията може да бъде абсолютно всичко: екселска маса, маса с карти, стена с лепящи се бележки. Може да е специална програма на Jira, Trello или подобна. Канбан таблото не може да бъде „правилно“ или „грешно“ – хубавото е, че ви помага:

Друга физическа дъска е „емоционално топла“. Само си представете, че сте изпълнили задачата, отишли сте до дъската и сте преместили картата в друга колона. Страхотни сте и колегите го виждат. Уеб приложения като Jira или Trello няма да имат такова високо усещане, картата просто ще се появи в различна колона.

Запишете всички задачи. За да направите визуализация е достатъчно да запишете всички задачи, които правите сега и ще правите в близко бъдеще. Важно е да можете да видите на дъската колко работа всъщност имате и колко планирате да свършите.

Дефинирайте статуси на задачи. Статусите на задачи са колоните на дъската. Няма строги правила за това кои колони да направите. Предлагаме да използвате три колони, за да започнете: „входящи задачи“, „в процес“ и „извършено“. След това всеки може да бъде разделен на по-малки, ако е необходимо. Или измислете свои собствени статуси и въведете новиколони.

Запомнете, че всички задачи трябва да са на дъската. Не можете да работите върху нещо, което не е във визуализацията.

Правило 2: Ограничете количеството работа, която можете да вършите едновременно

След като създадете първата си визуализация, ще се учудите колко много работа върши екипът паралелно. Това е една от причините задачите да са разтегнати: изразходваме енергия не за продуктивна работа, а за превключване между задачи.

Kanban предлага ограничаване на количеството работа, която може да се извършва едновременно. Така повишаваме ефективността си и ускоряваме преминаването на картите от статус „входящи” към „готови”. Препоръчваме да фиксирате броя на текущите задачи и да приемете тази цифра като първоначална граница. След това ограничението трябва постепенно да се намали:

Задайте приоритетите си. След ограничаване на едновременната работа във входящата ви кутия ще има много карти. За да ги подредите, е необходимо приоритизиране. Можете да използвате различни методи: маркирайте картите с цвят, подредете ги в определен ред или направете оценка с точки. Основното е, че вие и вашите колеги ясно разбирате кои задачи трябва да бъдат изпълнени в близко бъдеще и кои могат да бъдат отложени за няколко дни.

Довършете това, което сте започнали, вместо да подхващате няколко нови едновременно.

Правило 3. Управлявайте потока от задачи

Визуализацията помага да се следи скоростта на напредване на картата и равномерното зареждане на всички специалисти. Ако нещо се обърка, веднага се вижда на дъската:

При възникване на задръстване важи принципът „Един за всички и всички за един“. Служители, които заради задръстванията са останали разтоварени, не седят, а помагат на колегите си да разчистят задръстването. Например, дизайнерите могат да се включат в тестване или изготвяне на документи, докато нямат свои собствениработа.

Това не означава, че трябва да вършите работата на някой друг. Всеки служител сам определя колко да разшири зоната си на отговорност. Не забравяйте, че способността да разбирате свързани области прави човек по-професионален и ценен.

Гледайте натоварването. Работата трябва да е ритмична. Ако почувствате спад в натоварването, отидете до дъската. Може би някой колега е претоварен и се нуждае от вашата помощ.

Помолете за помощ. Ако във вашия район се е образувало задръстване, не е нужно да мълчите. Успехът на целия проект зависи от вашата работа, така че колегите определено ще ви помогнат. Погледнете на дъската, за да видите кой е най-малко натоварен и го помолете за помощ.

Дискът по всяко време ще покаже как върви проектът. Помогнете на екипа да го завърши възможно най-скоро.

Правило 4: Направете изрични споразумения и очаквания

Запишете правилата за работа с дъската. Съгласете се с колегите и запишете на какви принципи можете да възприемате нови задачи, кога можете да считате дадена задача за изпълнена и как да я преместите в следващата колона. Уверете се, че правилата за движение на картите са ясни на всеки човек в екипа.

Закачете правилата на видно място. За да се свържете лесно с „нечия друга“ работа или да привлечете нови хора в екипа, закачете правилата близо до дъската или точно във всяка колона.

Споразуменията помагат на екипа да работи заедно, направете ги изрични и ги преглеждайте редовно.

Правило 5. Анализирайте екипната работа

Задължително изискване на Канбан са редовните срещи за планиране и анализ на успехите и неуспехите на екипа. Те са необходими, за да сме сигурни: екипът работи в правилната посока и резултатът ще бъде получен навреме.

Ежедневните срещи се провеждат удобно близо до бялата дъска или друга визуализация. Мишенасрещи - разберете как да настроите висок поток на картите със задачи. Екипът сканира дъската отдясно наляво, намира проблемни зони и решава как да завърши съществуващата работа по-бързо. Всеки специалист може да предложи решение.

На седмичните срещи целият екип се среща с висшето ръководство. Заедно те анализират скоростта на екипа, работят за разрешаване на трудности и обсъждат намаляване на риска.

Месечните срещи обединяват всички екипи, които работят в една и съща компания. Мениджърите говорят за финансови показатели - всеки служител знае колко е спечелил неговият отдел. Той разбира какво прави компанията като цяло и в какво състояние са различните проекти. Екипите казват от какви ресурси се нуждаят.

Бъдете проактивни: общувайте с колеги и споделяйте идеите си.

Правило 6: Усъвършенствайте се заедно, развивайте се чрез експериментиране

Предлагайте подобрения. Всеки член на екипа може да предлага всякакви промени. Ако екипът не може веднага да докаже, че те ще бъдат вредни или ще окажат лошо влияние върху резултата от работата, се провежда експеримент.

Опитайте една промяна наведнъж. За да знаете точно какъв ефект има иновацията, не провеждайте няколко експеримента едновременно. По-добре е да опитате една идея след друга и да оставите само тези, които са доказано полезни в работата.

Експериментирането ще помогне на вашия екип да се развива със света, не се страхувайте да опитвате нови неща.

Как да запомните правилното мислене

всеки служител се грижи за успеха на проекта, той е проактивен;
екипът обсъжда финансовите резултати на компанията и своя принос към тези резултати;
Екипът редовно провежда експерименти и проверкихипотези за подобряване на работния процес;
служителите помагат на колеги, ако има блокиране на таблото;
Компанията е в процес на еволюционни промени.

Запомнете

Kanban е рамка, набор от прости правила за работа в духа на Agile. Новото мислене се въвежда еволюционно, без драстични промени.

Канбан не е само работа с дъската. Това е гъвкавост чрез експериментиране и търсене на най-добрия резултат при различни условия.

Говорете правилно

преминете към Kanban работа с Kanban