КАЛКУЛАЦИЯ - ПЪТУВАНИЯ
Администрацията на Honkapromstroytehnika LLC моли за разяснение:
1) процедурата и нормите за издаване на пътни надбавки на работници, пътуващи до Москва;
2) кой издава и кой конвертира (обслужваща банка или други организации) чуждестранна валута за командировани работници?
Х.Мадрахимов,
Директор на Honkapromstroytehnika LLC.
разходи за живот (за наем на жилище);
транспортни разходи (с изключение на такси);
непредвидени и други разходи.
За да изпратите служител, първо е необходимо да издадете заповед (инструкция) на ръководителя за изпращане на служителя в командировка, която посочва:
името на организацията, в която е изпратен служителят;
срок, цел и продължителност на пътуването;
видове разходи, възстановени на командировано лице.
Въз основа на него се съставя и одобрява от ръководителя план-задача за пътуване, разчет (изчисление) на пътните разходи, удостоверение за пътуване.
При определяне на видовете и размерите на възстановимите разходи следва да се има предвид, че се нормират само дневните разходи и разходите за живот. Съгласно Приложение N 1 към Заповед N 932,дневните надбавки в Москва са 25 щатски долара за всеки ден на командировка, включително дните на заминаване и пристигане,дневни разходи - 80 щатски долара на ден. Въз основа на тях се съставя разчет (изчисление) на пътните разходи. Ръководителят на предприятието може да установи допълнителни плащания към тези норми, като фиксира това с отделна заповед (заповед). Окончателното изчисляване на разходите за живот се извършва след завръщането на служителя от командировка според действително направените разходи, потвърдени с фактура, фактура(разписка) на хотел и др. Дневните се изплащат според установените норми, като се вземат предвид допълнителни плащания (ако са установени от ръководителя) без представяне на подкрепящи документи.
Възстановимите пътни разходи включват:
за закупуване на билет (ако служителят закупи билета);
за пътуване в чужда държава от летище, гара, пристан до местоживеене и обратно, ако се намират извън населено място.
Дневните и издръжката се изплащат на служителя предварително в чуждестранна валута. За предприятия, които нямат собствена валута, необходимото количество валута се изкупува от обслужващата банка на извънборсовия валутен пазар въз основа на представените й документи:
заявления за отпускане на пътни пари;
копия от заповедта за командироване с посочване в нея имената и инициалите на командированите работници, мястото и продължителността на командировката;
изчисление (оценка) на размера на дължимата валута, заверено от ръководителя и главния счетоводител на организацията;
план-задачи за пътуването, утвърдени от ръководителя на организацията;
копия на писма, факсове, телекси на канещата страна, посочващи условията за финансиране на това пътуване (ако има такива);
копия от решението (заповедта, резолюцията) на Кабинета на министрите на Република Узбекистан (за лица, напускащи по решение на правителството).
Въз основа на тях банката сключва договор за покупко-продажба с предприятието, в който се посочва естеството на сделката, наименованието и сумата на чуждестранната валута, процедурата за извършване на сетълменти, задълженията на страните и др. За да може банката да закупи чуждестранна валута, предприятието трябва да резервира достатъчно количество суми за покупката.
Закупената валута се кредитира в специална валутна сметкапредприятие и впоследствие му е издаден за изплащане на аванс на командирован работник. Забранено е използването на валутата за други цели.
След завръщане от командировка служителят трябва да представи в счетоводството предварителен отчет за използването на получената валута не по-късно от 3-тия работен ден. Окончателното разплащане въз основа на резултатите от командировката се извършва според действителните разходи, като се вземат предвид установените норми и допълнителни плащания по курса на Централната банка в деня на приемане на авансовия отчет. Отразените в него разходи трябва да бъдат документирани и одобрени от ръководителя на организацията. В банката се представя авансов отчет с приложени разходооправдателни документи.
Ако служителят не е изразходвал чуждестранната валута изцяло, остатъкът от средства трябва да бъде върнат в касата на организацията за последващо предаване на банката в рамките на 2 банкови дни. Когато действителните разходи на командирования работник надхвърлят размера на изплатения аванс, сумата на преразхода се възстановява по преценка на ръководството.
В счетоводството всички транзакции в чуждестранна валута се отразяват в еквивалента на сумата по обменния курс на Централната банка към датата на тяхното приключване в съответствие с Правилника за реда за записване на транзакции, деноминирани в чуждестранна валута, в счетоводната, статистическата и друга отчетност [1]. За задължения към служители за командировъчни разходи датата на сделката е датата на одобрение на авансовия отчет (Приложение към НСС № 22 „Счетоводно отчитане на активите и пасивите, деноминирани в чуждестранна валута”[2] ).
ПРИМЕР. Служител е изпратен в командировка в Москва за 5 дни за участие в изложение и сключване на договори с български фирми. За издаване на аванс за командировъчни разходи предприятието закупи и издаде валута на служителя в размер на 775 щатски долара. Включително:
дневни париразходи - $375 ($25 x 5 дни);
издръжка - 400 долара. ($80 x 5 дни).
Самолетните билети се закупуват от предприятието чрез трансфер.
За закупуване на чуждестранна валута предприятието е резервирало 1302 хиляди суми. (компанията е определила максималния курс на покупка от 1680 UZS). Валутата е закупена в размер на 1675 суми. В деня на покупката обменният курс на Централната банка беше 1672 суми.
Управителят одобри заповед за възстановяване на сумата на преразхода на пътни разходи в щатски долари, при условие че се представят оправдателни документи.
Във връзка с необходимостта срокът на престоя на служителя в командировка е удължен с три дни. Удължаването на срока се издава със заповед на ръководителя.
При пристигането си от командировка служителят представи предварителен отчет и документи, потвърждаващи разходите му в Москва. Общата сума на пътните разходи според отчета за разходите е $1055, включително:
дневни разходи (8 дни) - $ 200;
разходи за настаняване в хотел (8 дни) - $ 800;
транспортни разходи (за пътуване от летището до дестинацията) - 35 $.
Към датата на одобрение на предварителния отчет курсът на долара, определен от Централната банка, беше 1678 сум.
При пристигане от командировка на служителя се възстановява разликата между сумата на действителните разходи за командировката и сумата на аванса - 280 долара (1055 - 775) в сумов еквивалент.
Счетоводните записи за тези транзакции ще бъдат както следва:
Съдържание
домакинство
операции
хиляди общо
Кореспонденция на фактури
съгласно NAS N 21
дебит
кредит
Отразява се прехвърлянето на суми за закупуване на чуждестранна валута ($ 775 x 1680)
Отразява покупката на чуждестранна валута ($775 x 1672)
и загуба на валута ($775 x (1675 – 1672))