Касова инвентаризация
Процедурата за извършване на инвентаризация на паричните средства е допълнително регламентирана от Правилника за извършване на касови операции в България, одобрен с решение на Управителния съвет на Централната банка на България от 22 септември 1993 г. № 40 и уведомен с писмо на Банката на България от 4 октомври 1993 г. № 18.
В касата на организацията могат да се съхраняват парични средства, касови документи, бланки на ценни книжа и документи за строга отчетност.
Паричните средства са представени от парични средства.
Паричните документи включват: пощенски марки, държавни марки, записи на заповед, ваучери за почивни домове и санаториуми, самолетни билети и други документи.
Форми на строга отчетност са: приходни книги, бланки на удостоверения, дипломи, различни абонаменти, купони, билети, бланки на товарителници и др.
Условията и редът за извършване на инвентаризация на парични средства и парични средства, държани по сетълмент и други сметки в банката, се определят от ръководителя на организацията и се определят в заповедта за счетоводната политика.
Касиерът е отговорен за безопасността на всички средства и документи, налични в касата на организацията.
Преди да провери наличността на пари и други ценности в касата, касиерът изготвя последния касов отчет. Отчетът включва всички приходни и разходни документи, налични в касата, които трябва да отговарят на стандартните унифицирани форми на първични счетоводни документи.
Ако в касата по време на инвентаризацията има незатворени ведомости за заплати (по които се изплащат заплати), сумите, изплатени по такива ведомости, се включват в акта за инвентаризация и се приравняват към парични средства. Касиерът брои платените суми за всекиизвлечение и в края на извлечението прави запис на платената сума.
На практика, за да се прикрият фактите на присвояване на средства, като счетоводни документи често се използват различни видове разписки, които не могат да служат като документално доказателство за изразходването на средствата, тъй като не съответстват на унифицираната форма на разходен касов документ и не съдържат подписите на получателя на парите, главния счетоводител и ръководителя на организацията. Нарушението (разхищението) се доказва и от факта, че приложените към касовия ордер документи (сметки, извлечения и др.) не съдържат упълномощаващ подпис на ръководителя. Сумите по такива документи или разписки не се включват в паричния баланс на касата и се считат за недостиг (клауза 27 от Процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация).
Председателят на инвентаризационната комисия заверява всички входящи и изходящи касови ордери, приложени към отчета на касата, като посочва "преди инвентаризацията на "____" (дата)". Този отчет, съставен по време на инвентаризацията, служи като основа за определяне на счетоводните остатъци от парични средства и документи.
Касиерът трябва да даде разписка, в която се посочва, че до началото на инвентаризацията всички входящи и изходящи документи, потвърждаващи движението на средства и документи, са предадени на счетоводния отдел или прехвърлени на комисията и всички парични средства, попаднали под негова отговорност, са кредитирани, а пенсионираните са отписани за сметка. Това е необходимо, за да се предотвратят твърденията на касиера (след проверка на касата), че има документи, които не са включени в последния касов отчет. Отчетът на касата се проверява в съответствие с правилността на определяне на счетоводното салдо на паричните средства в касата към момента на инвентаризацията. Това счетоводно салдо се съгласува със записи в касовата книга и всписание за поръчки.
В процеса на инвентаризация на касата се извършва проверка на касовата книга по следните основни направления: изправността на касовата книга; аритметичен контрол на сумите за приходи и разходи и правилността на изчисляване на сумите на страниците на книгата, както и прехвърляне на сумите на паричните наличности от една страница на друга; навременност и документална валидност на вписванията в касовата книга.
При инвентаризацията на касата е необходимо да се контролира и: спазването на лимита на салдото в касата; предназначение на средствата, получени от банката, за целта, посочена в чека; наличието на факти, че датата на транзакцията не съвпада и отразяването й в касовия ордер; валидност на вписванията в касови ордери; навременността на връщането на банката по текущата сметка на остатъка от средства по неизплатени заплати; коректността на документирането на парични документи и тяхното съответствие със стандартните унифицирани формуляри; наличието на доказателства за подписа на ръководителя и главния счетоводител на непопълнени чекове и тяхното самопопълване при получаване на пари в банката; наличие на факти за съхранение на чековата книжка извън касата; легитимност на касовите операции, извършвани в рамките на една транзакция; съответствие на кореспонденцията на сметките със стандартни осчетоводявания за осчетоводяване на касови операции.
Действителната наличност на средства и документи в касата се потвърждава от пълното им преизчисляване лист по лист.
При изчисляване на действителното наличие на банкноти и други ценности в касата се приемат пари в брой, ценни книжа и парични документи.
Касиерът преброява пари и други ценности в присъствието на членове на инвентаризационната комисия.
Паричните средства се преизчисляват за всекибанкноти поотделно (като правило, започвайки с банкноти с най-висока стойност и завършвайки с банкноти с най-ниска деноминация). При наличие на значителен брой банкноти е необходимо да се състави опис, в който да се посочи стойността на банкнотите, техният брой и размер. Описът се подписва от всички членове на инвентаризационната комисия.
За организиране на счетоводното отчитане на средства и документи е предвидена активна сметка 50 "Касиер". Тази сметка има три подсметки: 50/1 "Организационна каса", 50/2 "Оперативна каса", 50/3 "Парични документи".
Формулярите за стриктно отчитане се записват в задбалансовата сметка 006 "Формуляри за стриктно отчитане".
Чрез съпоставяне на фактическите и счетоводните салда се установява резултатът от инвентаризацията: излишък или недостиг.
Дебит 50 „Касиер“ на подсметка 1 „Касиер на организацията“ или 3 „Парични документи“
Кредит 91 "Други приходи и разходи" подсметка 1 "Други приходи".
Ако се установят излишни форми на строги отчетни документи, те се отразяват в дебита на сметка 006 „Формуляри на строги отчети“ в условна (номинална) оценка.
В случай на недостиг на средства се правят записи в дебита на сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“. За липсващите средства и документи по дебита на сметка 94 се отразява действителната им стойност.
За размера на установения при инвентаризацията недостиг на парични средства и документи в счетоводството се прави запис:
Дебит 94 Кредит 50 Подсметки 1 или 3.
Сумата на липсващите формуляри за стриктна отчетност се отразява в кредита на сметка 006 "Формуляри за стриктна отчетност". Ако недостигът на средства и документи се дължи на вина на материално отговорното лице - касиера, тогава сумата му се отписва в счетоводството чрез осчетоводяване:
Дебит 73 „Разплащания с персонал за други операции“ подсметка 2 „Изчисления за компенсацииматериални щети” Кредит 94 „Липси и загуби от повреди на ценности”.
Възстановяването на размера на недостига е възможно от заплатата на касата, което се отразява в следния запис:
Дебит 70 „Разплащания с персонал за заплати“ Кредит на сметка 73/2 „Изчисления за обезщетение за материални щети“.
Ако недостигът е възстановен в касата на организацията, тогава в счетоводството се прави следният запис:
Дебит 50/1 "Касиер на организацията" Кредит 73/2 "Изчисления за обезщетение за материални щети."
При липса на конкретно виновно лице сумата на недостига на средства, отразена преди това в дебита на сметка 94, се включва в неоперативните разходи на организацията и се отписва от кореспондентски сметки:
Debit91/2 "Други разходи" Кредитна сметка 94
Резултатите от инвентаризацията на паричните средства и документи в касата се документират с акт за инвентаризация на парични средства във формуляр № INV-15, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на България от 18.08.98 г. № 8 8, който съдържа обясненията на касиера относно откритите нарушения и резолюцията на ръководителя за по-нататъшно решение въз основа на резултатите от инвентаризацията. Актът за инвентаризация на касата се съставя в два екземпляра (при смяна на касиера - в три екземпляра), подписва се от комисията по инвентаризация и материално отговорното лице и се предоставя на вниманието на ръководителя на организацията. Едно копие от акта се прехвърля в счетоводния отдел на организацията, а второто остава при материално отговорното лице.
За да се отразят резултатите от инвентаризацията на действителната наличност на ценни книжа и формуляри на строги отчетни документи и да се идентифицират количествени несъответствия между тях и счетоводните данни, се съставя инвентарен списък на ценни книжа и формуляри на строги отчетни документи във формуляр № INV-16.