Къде да започнем прехода към - EDO
Работният процес на хартия става остарял. Хартиените документи се губят при доставчици, при доставка до контрагент, при клиент. Трябва да отпечатате, подпишете и изпратите документи отново. Всичко това е време и пари.
От прехода към електронно правно значимо управление на документи (EDM) мнозина се спират само от съмнения, че ще бъде по-евтино от хартията; какво ще бъде възможно за адекватно и оптимално прехвърляне на бизнес процеси в електронен вид; че няма да струва прекалено много пари и редица други проблеми. Надяваме се, че този материал ще им отговори и ще стане отправна точка за прехода към EDI.
Нека сравним хартиените и електронните документи
Ключови въпроси в началото на всеки проект: колко струва и какъв е резултатът. Важно е компаниите да разберат колко ще им струва внедряването на EDI и какъв резултат могат да очакват. Нека сравним някои показатели.
С документооборот от 500 документа на година ще спестите 22 250
При използване на хартиени документи годишният ви разход ще бъде 25 750, а при документооборот през Diadoc - 3 500.
Избор на начин за работа с EDI
Въвеждането на EDI система в работата на една компания може да отнеме много различни периоди от време и да изисква различни финансови инвестиции. Зависи от начина, по който тя избере да работи с EDI. Теоретично: всичко, което е необходимо за EDI, е Интернет и CEP. На практика фирмата трябва да реши как точно ще организира работата с електронни документи.
Най-лесният начин е да работите чрез уеб версията, която е достъпна за всички. Не изисква намеса в информационните системи на компанията, обменът на документи с контрагентите става на принципа на електронната поща. В товаВ този случай фирмата заплаща само за изпратените документи.
За потребителите на 1C в Diadoc е разработено стандартно решение за най-популярните версии на тази счетоводна система: всеки може просто да изтегли модула от сайта, да инсталира и работи с електронни документи от позната програма.
Интеграция с други счетоводни системи
Интегрирането с други счетоводни системи ще отнеме повече време и ще струва повече. Това зависи, първо, от счетоводната система и нейната конфигурация, и второ, от EDI оператора.
Diadoc има редица разработени интеграционни решения за Oracle, SAP ERP (сертифицирано решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Има и решения за интеграция на програмно ниво – Конектори, API.
Внедряване на EDI стъпка по стъпка
Свързваме контрагенти
Документооборотът е поне двупосочен процес. Ето защо е важно компания, която преминава към EDI, да информира своите контрагенти за това. Различните оператори имат различни политики по отношение на участието си в свързването на контрагенти. В Diadoc има група за активиране, която е специализирана точно в този процес. Тя е разработила редица специални инструменти и шаблони за информиране на контрагентите. Неговите специалисти, заедно с отговорните лица на фирмата, избират най-подходящите в конкретния случай и изготвят план за действия и дейности, които следват.
По наши данни всяка трета фирма, ако е добре информирана, се съгласява да приема електронни документи. Всеки може да види кой от неговите контрагенти вече е влязъл в Diadoc - просто използвайте търсенето на главната страница на уеб версията.