KNOW INTUIT, Лекция, Анализ на проекта

6.1.6. Анализ на риска

Риске възможността за промяна на планираните показатели на проекта към по-лошо в процеса на неговото изпълнение по причини извън контрола на ръководителя на проекта. Примери за рискове могат да бъдат болест или загуба на ценен служител, участващ във важни задачи, забавяне на доставката на материали, забавяне на финансиране и т.н.

За съжаление, размерът и възможността за възникване на риска не могат да бъдат формално описани. Следователноанализът на рискапри планиране на проект е да се намерят най-"тесните", от гледна точка на опита на мениджъра, места в плана и да се коригира планът, за да се минимизира техният брой.

В този раздел описваме най-често срещаните примери за рискове, които в никакъв случай не изчерпват целия списък от рискове, но демонстрират подходи за техния анализ.

Проектните рискове могат да бъдат разделени на три основни групи:

1. Рискове в графика- възможността за погрешна оценка на продължителността на задачата от ръководителя на проекта,
2. рискове за ресурсите- потенциалът даден ресурс да надхвърли планираните разходи за труд, необходими за изпълнение на задача, или възможността дадена задача да бъде отложена поради внезапна липса на наличност на ресурс,
3. бюджетни рискове– възможността за надхвърляне на планирания бюджет на проекта.

Планираните рискове включват следните видове рискове:

1. наличие на задачи с предварителни времетраене;
2. наличието на задачи с твърде кратка продължителност;
3. наличието на твърде дълги задачи, които включват голям брой ресурси;
4. наличие на задачи с календарни ограничения.

Задачи с предварителна продължителноствъзникват, когато ръководителят на проекта по погрешка е забравил да въведе точната оценкапродължителност. Предварителната продължителност е отбелязана с "?". За всички нови задачи системата автоматично задава продължителност по подразбиране от 1 ден: „1 ден?“. Самият мениджър може да маркира продължителността като предварителна, като включи флагаПредишна. резултатв прозореца със свойства на задачата (фиг. 6.15).

За намиране на подобни задачи се използва предварително дефинираният филтърЗадачи с очаквана продължителност.

Задачи с твърде кратка продължителностмогат да се появят в проект по две причини. Първо, мениджърът може да надцени възможностите на изпълнителите или да подцени количеството труд и сложността на задачата. Тази ситуация е възможна, ако той вземе решение за продължителността на задачата, без да се консултира с опитни изпълнители. Второ, самите изпълнители, които нямат достатъчно трудов стаж, могат да допуснат грешка в оценката.

За идентифициране на рискови задачи е необходимо да се вземе решение относно прага на риска, т.е. разработете стойност за продължителността на задачата, под която тя ще се счита за рискована.

Да приемем, че всички задачи с продължителност по-малка или равна на 2 дни, които не са етапи, се считат за рискови. За да намерите такива задачи, трябва да дефинирате филтъраКратка задача, показан на фиг. 6.16. Използването му в диаграма на Гант ще покаже всички кратки задачи, след което мениджърът ще трябва да извърши допълнителен анализ на тяхната продължителност.

Прекалено дългите задачи с много ресурсиса рискови, тъй като наличието на значителен брой изпълнители затруднява правилното определяне на продължителността. За да се опрости оценката, препоръчително е да разделите такава задача на няколко и да я трансформирате във фаза: колкото по-проста е задачата, толкова по-лесно е да я оцените.

За търсенерискови задачи, в този случай се нуждаем от изчислено полеБрой ресурси, създадено на базата на поле Number2. Стойността му се изчислява по формулата (фиг. 6.17). Тъй като в системата няма средства за изчисляване на броя ресурси на задачите, формулата използва дължината на текстовото полеИмена на ресурсикато такава.

Нека сортираме таблицата с диаграмата на Гант първо в низходящ ред на продължителността на задачата, а след това в низходящ ред на полетоКоличество ресурсив съответствие с изображението на фиг. 6.18.

Резултатът от сортирането и окончателният изглед на представянето е показан на фиг. 6.19. Най-рисковите задачи включватИзявление на проблема, тестване и коригиране на грешкииПрограмна документация. Първият и третият обаче използват само един трудов ресурс и няколко материални и скъпоструващи. Следователно те не могат да бъдат класифицирани като рискови. В задачатаТестване и коригиране на грешкиучастват и тримата служители на проекта, поради което тя може да се класифицира като рискова.

Задачите с календарни ограниченияпредставляват рисков фактор в случай, че зададените ограничения могат да бъдат нарушени. Примери за такива задачи са задачи с ограничениеЗавършване не по-късно оти задачи с крайни срокове.

За целите на анализа ще създадем персонализирани полета, изчислени по формули в съответствие с таблица 6.2.

Таблица 6.2.Име на поле Въз основа на формула на поле

StockUpLimits	Номер3	[Ограничена дата]-[Край]
StockBeforeDeadline	Номер4	[Краен срок]-[Край]
Наличност	Номер5	IIf([StockToConstraints] диаграмиGantt добавя създадените персонализирани полетаStockToLimit, StockToDeadlineиStock. След използване на филтъраВремеви ограничениятаблицата изглежда както е показано на фиг. 6.21. Анализът на стойностите на полетоНаличностни позволява да заключим, че задачатаТестване и коригиране на грешкие рискована, тъй като нейният запас между крайната и крайната дата е само два дни. Ресурсните рискове включват следните видове рискове: наемане на служители без опит; трудови ресурси с големи разходи за труд; средства за извънреден труд. Включването на неопитни служителие изпълнено с факта, че липсата на опит може да повлияе на скоростта на задачата. Неопитен служител се нуждае от повече време, за да навлезе в крак. Особено рискова е ситуацията, когато такъв служител изпълнява задачата сам, без помощта на по-опитни колеги. За целите на анализа на този тип риск ще настроим полетоFlag1и ще го преименуваме наExperiencedEmployee. Нека създадем наш собствен изглед, нареченАнализ на риска (Преглед/Други изгледи/Създаване/Комбиниран изглед). Прозорецът за настройки на изгледа е показан на фиг. 6.22. Изгледът ще комбинираЛист с ресурсив горната част иИзползване на задачив долната част. Нека отворим създадения изглед, да добавим колонаExperiencedEmployeeв горната част, да зададем филтър, който показва само трудовите ресурси и да попълним тази колона със стойности за тях. След като сме избрали неопитен служител, анализираме всички възложени задачи в долната таблица на изгледа (фиг. 6.23). Анализът показва, че задачитеРазработване на структурата на базата данниданнииПопълване на базата данниса рискови, защото се извършват само от неопитен служителПрограмист1. Работната сила с голямо количество трудсъщо представлява определен рисков фактор. Ако някой служител участва в голям брой задачи, особено критични, и носи повишена отговорност в проекта, тогава неговата непредвидена липса (болест, уволнение) може да причини значителни щети на проекта на етапа на изпълнение. За анализ на риска използваме изгледаRiskAnalysis, създаден в предишния случай. В горната му част, вЛист с ресурси, добавете колонатаТруди задайте филтър, който показва само трудови ресурси. Сортирайте таблицата в низходящ ред. В долната част на изгледа изберете диаграмата на Гант. Резултатът е показан на фиг. 6.23. От анализа заключаваме, че разпределението на разходите за труд между служителите е приблизително същото, ноПрограмист2има най-високи разходи за труд и е ангажиран изключително с критични задачи. Затова участието му в проекта е най-ценно и с най-висок риск. Ресурсите за извънреден трудсъздават риск от непостигане на целите поради умора и по-ниска производителност. За да анализирате риска, използвайте изгледаАнализ на риска, добавете колонатаИзвънреден трудкъмЛист с ресурсии сортирайте служителите в низходящ ред. Занамаляване на рисковетеима следните подходи:

---