Колко ефективноуправление на магазина, основни бизнес процеси

За да организирате правилно работата на магазина и да спестите ценно време, трябва ясно да разберете как работят бизнес процесите на дребно. От статията ще научите за основните бизнес процеси и как да управлявате ефективно магазина си.

За оптимална работа на магазина ще ви трябва:

• администратор;
• касиер (или няколко, ръководени от старши касиер);
• мърчандайзер;
• оператор.

В малък магазин някои позиции може да се заемат от едно и също лице.

Касова бележка

Отношенията с доставчиците са много важни. Трябва да се научите как да избирате правилните компании, които ще ви доставят стоки в бъдеще. В същото време е необходимо да се вземе предвид не само ценовата политика на компаниите, но и удобството на сътрудничеството като цяло, например скоростта на доставка на стоки или възможността за връщането им в случай на изтичане на периода на продажба.

Как да организираме получаването на стоките

1. Доставчикът доставя стоките до магазина. Всяка партида е придружена от документи: товарителница, фактура и сертификат за качество. Операторът проверява количеството на стоката по документи, приема я и я изпраща в склада.

2. Администраторът изчислява цените на дребно за входящите стоки. Цената се вписва във входящата фактура и също се превежда към оператора.

3. Операторът разчита баркодовете на стоките чрез скенер или терминал за събиране на данни и ако даден артикул не е в базата данни, тогава му се създава нова карта. Той въвежда данните на доставчика и проверява промяната на цената спрямо предходната доставка. При необходимост се извършва повторна оценка и се съставя съответен акт. Операторизпраща етикети с цени за печат.

4. В края на смяната или работния си ден операторът трябва да генерира отчет за продажбите и да го сравни с хартиените фактури. Тази документация се прехвърля в счетоводния отдел, заедно с изнасянето на първичната документация в електронен вид.

5. Ако няма фабричен баркод, тогава на етикетния принтер се отпечатва нов и се нанася върху всяка от опаковките на продукта.

6. След това администраторът създава приложение за стоките, които трябва да бъдат изнесени на търговския етаж. По време на една работна смяна могат да се генерират няколко такива заявки.

7. Продавачите и хамалите изваждат необходимите продукти и всичко, което остава, е да завърши поставянето на ценовите етикети.

Връщане на стоката на доставчика

1. Причина за връщане на цялата партида или отделен продукт може да бъде ниското качество на продукта и несъответствието му с приложените сертификати за качество. Втората причина е забавянето на стоките в склада или на търговския етаж.

2. Вярно е, че в този случай възможността за връщане трябва да бъде уговорена предварително в договора.

3. Решението за връщане се взема от мърчандайзера, ако той не е в държавата, тогава от продавача и се съгласува с администратора. След това се оформя обратна фактура, в която се посочва пълният списък на върнатите стоки, брой бройки, цена и обща сума.

4. Операторът оформя фактурата, след което тя се изпраща за подпис на отговорното лице (администратор).

5. След връщането фактурата се осчетоводява в системата, стоките се изписват от баланса. Операторът прилага хартиения вариант на фактурата към стоковия отчет и го предава в счетоводството.

Продажба на стоки

1. В края на деня старши касиерът приключва смяната на всяка от касите и взема Z-отчети на тях.

2.Операторът затваря касите в системата, след което данните за продажбите за смяната влизат в системата за инвентаризация.

Чрез анализиране на информацията за продажбите, както и балансите на складовите наличности, мърчандайзерът може точно да формулира поръчки към доставчиците.

Складова наличност

Уместността на останките е много важна за работата на всеки магазин. Без тях е невъзможно да се формират точни поръчки за доставчици и дори да се изчисли ефективността на предприятието като цяло. Ето защо инвентаризацията трябва да се извършва поне веднъж (или дори два пъти) на тримесечие. И се състои от следните процеси:

1. Първият етап е подготовка за преосчетоводяване. Единичните стоки са подредени на стекове на рафтовете, а тегловните стоки са снабдени с етикети с тегло. Това опростява следващите изчисления.

2. Актуалната база данни се качва от администратора в терминалите за събиране на данни (наричани по-долу DTA).

3. Инвентаризацията на склада се извършва от търговец и складодържател. Те сравняват балансите в базата данни с реалните.

4. След приключване на изчисленията, администраторът зарежда данните от ТСД и въз основа на тях оформя два инвентаризационни документа: количествен и общ. След това се отпечатва лист за съгласуване, показващ разликата между действителната наличност на продуктите и тяхното количество в базата данни. След осчетоводяването на описаните по-горе документи за инвентаризация, салдата в базата данни започват да съответстват на действителните.

5. Данните и отчетът за инвентаризацията се предават на ръководството за по-нататъшно вземане на решения.

Отговорни лица

В случай на недостиг или сериозно влошаване на качеството на стоки, служителите могат да бъдат глобени. Излишните стоки в склада или на търговския етаж най-често се появяват поради небрежност или невнимание на продавача или склада.

---