Материална отчетност
Отчитането на материалите в ColorMaster се осъществява с помощта на документи. Всеки документ включва редове, съдържащи данни за движението на стоките (артикул, мерна единица и количество). В зависимост от вида на документа редът може да отразява получаването на стоки (приемане на стоки, осчетоводяване на излишъци) или отписване на стоки (отписване на стоки, комисиониране). Инвентарните редове не влияят върху движението на стоките, те само фиксират количеството стоки на определената дата и не се вземат предвид при определяне на баланса на стоките. Отписването на липси или капитализиране на излишъци, които са идентифицирани по време на инвентаризацията, се извършва с помощта на редовете на актовете за отписване и актовете за капитализация, които се създават автоматично при създаването на инвентаризацията.
Въз основа на редовете от документи ColorMaster определя количеството на стоките на склад. При създаване или редактиране на документи няма контрол върху наличността на стоки и е приемлив случаят, когато има отрицателни салда на стоки (т.е. липси) в склада. Такъв случай ще възникне например, ако извършвате комисиониране без осчетоводяване на стоки или отписване на стоки без първо да ги осчетоводите.
В ColorMaster отчитането на материалите не е задължително, работите с рецептата и изборът на боя може да се извърши без нея. Но ColorMaster автоматично следи компонентите, използвани в селекциите, и въз основа на тази информация предоставя окончателни данни за тяхното потребление за посочения период.
Програмата няма да предоставя информация за балансите на компонентите в завода, включително тези в онези банки, които са отворени, без пълноценно материално счетоводство.
Всеки компонент (смес, разредител, лак или втвърдител за него) се съхранява в завода в контейнера, в който е произведен. Бурканът е с капак заmixes е дозиращ капак, с който се смесва съдържанието на буркана по време на работа на инсталацията. В ColorMaster, в ръководството за компоненти, пише:
- Теглото на празната кутия, в която компонентът е доставен от производителя
- Теглото на капака, който се използва с този компонент.
За да се осигури тази възможност е необходимо:
- При организиране на счетоводството:
- Когато започнете да работите с инсталацията, докато компонентите не са инсталирани - в ColorMaster изпълнете операцията "Install Mix" (вижте Инсталиране на компоненти).
- Ако сте започнали да работите с инсталацията без програмата ColorMaster, направете инвентаризация на всички компоненти, намиращи се на инсталацията (вижте раздел Инвентаризация)
При подмяна на компонент в завод трябва да се създадат два документа:
- Акт за отписване на останалата боя от празна кутия, в която се отбелязва теглото на празна кутия без капачка на дозатора.
- Актът на осчетоводяване на боята на пълна кутия, в който се отбелязва теглото на пълната кутия без капачката на дозатора.
Създаването на тези документи изисква точност и внимание; за да опрости тази операция, ColorMaster предоставя специално действие, което ще извърши правилно всички операции за промяна на компоненти, включително преобразуване на единици. За подробно описание на прозореца вижте Промяна на компонент в инсталация.
Ако компонентъткоето не е смес, трябва да се вземе предвид в грамове, тогава трябва да се извършат следните операции:
- В препратката към компонента посочете теглото на капака равно на нула.
- В директорията на компонентите посочете теглото на тарата, равно на общото тегло на тарата и това покритие.
- Когато сменяте този компонент, всеки път претегляйте кутията заедно с капака.
Такива компоненти могат да се вземат предвид и в обемни единици, т.е. в литри. В този случай те не трябва да се претеглят на кантар, а когато се използват, посочете количеството, което е измерено с помощта на мерителни съдове. При публикуване на кутия с такъв компонент се посочва общият обем, например 5l.
Този метод на отчитане на разредители, лакове, втвърдители опростява работата на колористите, но не позволява точно определяне на остатъците от компонента. Изборът на един или друг метод трябва да се извършва въз основа на целесъобразността. Основното изискване е да се водят записи само по един от тези начини, без да се смесват един с друг.
Когато промените метода на отчитане на компонентите, трябва напълно да използвате компонента, отчетен по предишния начин, да го капитализирате по нов начин и едва след това да започнете да отчитате използването на компонента по нов начин.
Отчитане на материалите за несмесени компоненти
При избора на боя се използват както смеси, така и други компоненти. Такива компоненти включват разредители, готова боя и др. Смесите се записват в базата данни по време на актуализирането на съответната рецепта, компонентите трябва да бъдат създадени от самия потребител. Отчитането на такъв компонент трябва да се извърши в грамове, ако се планира да се добави към боята по същия начин като смесите. Ако добавянето на компонент към боята няма да се извърши, тогава литрите също могат да бъдат мерни единици.
За да може компонентът да бъде добавен в селекциите заедно със смесите, трябва:
- В директорията със стоки добавете стоките, съответстващи на компонента, и маркирайте мерните единици, използвани за счетоводство.
- Въз основа на създадения продукт създайте компонент боя.
- Посочете теглото на тарата, задайте теглото на капака на нула.
- Претеглете компонента, когато го сменяте заедно с капака (ако компонентът се взема предвид в грамове).