Непотърсени трудови досиета - Отлична секретарка, Отлична секретарка
И също така се случва, че при създаването на архив на персонала се откриват няколко работни книжки, някога забравени от някого. Не можете просто да ги изхвърлите. Какво ще прави човек с трудовата си книжка, кадровикът не го интересува. Неговата работа е да го върне и да изпълни задължението на работодателя.
Писане на писмо
Ако човек току-що е уволнен и знаем със сигурност, че е жив и здрав и не взема трудовата книжка от вреда, тогава нашето задължение е да му напишем писмо с молба (не можем да го принудим) да дойде и все пак да го вземе. Или накарайте служителя да ни даде писмено разрешение да го изпратим по пощата.
Пример за текста на писмото:
Уважаеми Михаил Николаевич!
Генерален директор Иванов I.I. Иванов
В отговор на това писмо служителят трябва или да дойде, или да отговори с писмо (хартия! Електронно няма да работи!), Така че книгата да му бъде изпратена по пощата. Изпращането се извършва само с ценно препоръчано писмо със списък на прикачените файлове и обратна разписка. Уведомлението ще се превърне в основен документ, потвърждаващ, че служителят е получил трудовата си книжка.
При никакви обстоятелства не трябва да изпращатенепотърсена трудова книжка с писмо, дори и да е най-ценната, или изпратена по куриер. Това може да стане само с разрешение на служителя!
Ако служителят, за съжаление, е починал, тогава трудовата книжка ще трябва да бъде върната на роднините му. Изпращат им подобно писмо. За да получат документ, близките на починалия ще трябва да докажат връзката си с него.
Как да съхранявате непотърсени трудови книжки
Трудовата книжка е документ за персонала. Това означава, че а) има дълъг срок на годност и б) подлежи на пълно освобождаване. Тоест това е обикновен документ, чието съхранение трябва да бъде осигурено в съответствие с общите правила.
Срокът на годност на непотърсените трудови книжки е 50 години, ако са попълнени през 2003 г. и по-късно, и 75, ако са преди 2003 г. (член 22.1 от Федералния закон „За архивирането в Руската федерация“, член 664 от списъка от 2010 г.). Когато определяте периода, трябва да се съсредоточите върху датата на последното вписване в трудовата книжка.
Ако никой не отговори на писмено искане, непотърсените трудови книжки се издават за съхранение. Както вече споменахме, те подлежат на пълно изпълнение, но малко по-различно от обикновен документ. Трудовата книжка трябва да бъде поставена в плик (всеки в отделен), като тези пликове трябва да бъдат зашити както трябва. Пликовете също трябва да бъдат номерирани.
Теоретично през целия период на съхранение трудовата книжка може да бъде поискана от собственика или от неговите роднини. След това трябва да го дадете в обичайната ключалка. Не е необходимо да бродирате делото: можете да поставите бележка върху плика, че книгата е издадена, и да направите съответните бележки във вътрешния опис на документите и в заверителния лист на делото.