Номенклатура на делата, като се вземат предвид промените в сроковете за съхранение на документите за персонала

  • Иритикова Вера професионален документолог, документолог, гост-преподавател в Българската академия за народно стопанство и публична администрация при президента на Руската федерация

Статията установява нов критерий за определяне на срока на съхранение на документите за личния състав -2002 / 2003 г. като условна граница при установяване на 50-годишен или 75-годишен период на съхранение. Но промените не свършват дотук.

1. Документи за персонала (с изключение на документите, посочени в параграф 3 от този член),създадени преди 2003 г., се съхраняват:

1) в държавни органи, органи на местното самоуправление и организации, които действат като източници за придобиване на държавни и общински архиви с архивни документи -в рамките на 75 годиниот датата на създаване с проверка на ценността на документите след изтичане на определения период на съхранение;

2) в държавни и общински архиви, които получават документи за персонала на ликвидирани държавни органи, местни власти, държавни, общински и недържавни организации - от датата на получаване и до изтичане на 75 години от датата на създаване с проверка на ценността на документите след изтичане на определения период на съхранение;

3) в други организации -най-малко 75 годиниот датата на създаване.

2. Документи за персонала (с изключение на документите, посочени в параграф 3 от този член),създадени след 2003 г., се съхраняват:

1) в държавни органи, органи на местното самоуправление и организации, които действат като източници за придобиване на държавни и общински архиви с архивни документи, -в рамките на 50 годиниот датата на създаване с проверка на стойността на документите след изтичане на определения срок за съхранение;

2) в държавни и общински архиви, които получават документи за персонала на ликвидирани държавни органи, местни власти, държавни, общински и недържавни организации - от датата на получаване и до изтичане на 50 години от датата на създаване с проверка на ценността на документите след изтичане на определения период на съхранение;

3) в други организации -най-малко 50 годиниот датата на създаване.

3. Документи за персонала, образувани във връзка с преминаването от граждани на държавна служба, която не е държавна служба, се съхраняват:

1) в държавни органи, в които гражданите са изпълнявали държавна служба, която не е държавна държавна служба - в рамките на 75 години след прекратяване на държавната служба с проверка на стойността на документите след изтичане на определения период на съхранение;

2) в държавните архиви, които получават документи за персонала на ликвидираните държавни органи, посочени в параграф 1 на тази част - от датата на получаване и до изтичане на 75 години от датата на прекратяване на държавната служба с проверка на стойността на документите след изтичане на определения срок за съхранение.

Засега няма разяснения от Федералния архив как държавните и общинските архиви, които приемаха документи за персонала по график, сега трябва да изпълняват вече сключените договори с организации - източници на набиране на персонал.

Освен това, ако клоновете и представителствата на географски разпределена организация биха могли преди това да прехвърлят документи за персонала надържавни или общински архиви на мястото на регистрация на отделно подразделение (въз основа на договори и по графици), тогава във връзка с новата норма на Закон № 125-FZ, „главната“ организация очевидно ще трябва да организира съхранението на документи за персонала на уволнените служители от нейните териториални подразделения, ако не бъде ликвидирана и продължава да функционира.

Това наистина налага прецизиране или коригиране на нормативната база, което очакваме в началото на следващата 2017 г. Но дори и при липса на официални разяснения по прилагането на действащото законодателство, неговите норми трябва да се спазват! Какво може и трябва да се направи сега?

Къде се формират и съхраняват кадрови документи?

В съответствие със Закон № 125-FZ организациите имат право да създават архиви, носа длъжнида извършват архивно съхранение на документи.

Следователно,ако организацията е създала архив като структурна единица, тогава в раздела на Правилника за архива, който установява състава на документите, с които е попълнен, е необходимо да се направи подходящо споменаване на документите за персонала с посочване на срока при определяне на сроковете им за съхранение.

Фрагмент от Правилника за архива

Архивът на организацията извършва архивно съхранение и се комплектова с:

  • - организационни документи във всички сфери на дейност;
  • - разпоредителни документи за основната дейност;
  • - документи за персонала, създадени преди 2002 г. включително;
  • - документи за персонала, създадени от 2003 г. насам;

Ако архивът като структурно подразделение не е създаден, тогаваотговорността за архивно съхранение на документите на личния съставтрябва да бъдевъзложени лично на друго звено и неговите служители. Това се формализира със заповед на първия ръководител, който е отговорен по службаза организиранена текущото оперативно и архивно съхранение на фирмените документи.

Обикновено службата за персонал и един от нейните служители се назначават отговорни за документите за персонала, на които може да бъде възложен нов вид отговорност за архивно съхранение на документи за персонала едновременно с „обичайната“ отговорност за поддържане на трудови книжки и лични досиета на служители, за обработка и безопасност на лични данни.

Административен параграф от заповедта за възлагане на отговорност за архивното съхранение на документите на персонала

1. Възлага на началника на отдела по персонала Карпова М.В. (заместващ в случай на временно отсъствие - заместник-ръководител на отдел "Човешки ресурси" Сокова N.A.) отговорност за поддържане на трудови досиета на служителите, формиране и поддържане на лични досиета, обработка и безопасност на лични данни, както и за архивно съхранение и осигуряване безопасността на документите на персонала.

Ако архивът не е създаден като структурна единица, отговорността за архивното съхранение на документите на организацията може също да бъде възложена наедин от служителите на службата за управление на записи(а в малка организация - на секретаря) или служител на отдела за персонал.

Административен параграф от заповедта за възлагане на отговорност за архивното съхранение на документите на персонала

1. Възлага на старши специалист на предучилищната образователна институция Кузнецова S.L. (заместващ в случай на временно отсъствие - ръководителя на отдела на предучилищната образователна институция Морозова Н. С.) отговорност за архивно съхранение и осигуряване на безопасността на документите от архивния фонд на организацията, включително документи за персонала.

Тези видовеотговорностите, установени със заповедта, трябва да бъдат включени в длъжностните характеристики на служителите (с тяхното писмено съгласие за това):

  • служба за персонал или служба за управление на офис (секретар) и
  • лица, които заместват отговорни служители при временно отсъствие.

Трябва също така да се има предвид, че понятието „документи за персонала“ включва документи за заплати и други възнаграждения (таблици за работно време, лични сметки, индивидуални персонализирани записи, карти за доходи и данъци върху доходите, записи за заплати при липса на лични сметки и др.), поддържани отсчетоводство. Тъй като архивното съхранение на документи за персонала все още е целесъобразно да се организира централизирано (под отговорността на службата за персонал или службата за управление на офиса / секретар), въпросът за взаимодействието между отделите в този процес остава да бъде решен. Препоръчваме да се установи в каква форма (разбира се, по-добре е да се обработват и изпълняват), в какви срокове (съставя се график) и придружени от кои счетоводни документи (възможни са както опис на персонални случаи, съставен от счетоводния отдел, така и обикновен инвентар за доставка) счетоводният отдел ще прехвърли документи за изчисления на заплатите за архивно съхранение в архива или в отдела за персонал / службата за управление на офиса.

Номенклатура на делата за 2016 и 2017г

Например, ако има служители, назначени през 2002 г. и по-рано, условията за съхраняване на техните лични досиета и лични сметки ще се различават от условията за служители, назначени по-късно.

вземат

От пример 4 става ясно, че в номенклатурата на делата за 2017 г. също ще е необходимода се отрази изменението на сроковете на съхранение по условната времева граница - 2002 г. /2003 (т.е. редица случаи изглежда се раздвояват).

Но документите за персонала на уволнените работници, създадени преди 2002 г. включително и подлежащи на дългосрочно (над 10 години) съхранение, с текущото текучество на персонала, отдавна трябваше да бъдат въведени в описа на досиетата на персонала и прехвърлени в архива (в края на краищата те обикновено се съставят и прехвърлят там в рамките на една до три години след уволнението). И в този случай най-актуален става съвсем различен въпрос: необходимо ли е да се пререгистрират вече съставени описи на дела от персонала и формирани случаи във връзка с промяна в условията на тяхното съхранение? Законът няма обратно действие (поне не би трябвало), но остава необходимостта от разяснения от Росархива.

Правилата за съставяне наокончателното вписване в номенклатурата на делата за 2016 г., която изпълнява счетоводната функция, не може формално да се променя. В крайна сметка и двата периода на съхранение на документи за персонала (75 години, както беше преди, и 50 години, във връзка с промените в Закон № 125-FZ) се отнасят до периодите на временно (над 10 години) съхранение. Окончателният запис предвижда посочване на общия брой дела с подобен период на съхранение за годината, включително прехвърляеми (лични досиета, книги и регистри и др.). Вижте пример 5.

Самознакът „ЕПК“в окончателния запис на номенклатурата на делата в моментапо отношение на документите / досиетата на персонала трябва да се замени с знака „ЕК“, т.к. проверката на стойността в съответствие със законодателните изисквания ще се извърши в организацията след изтичане на 75-годишните или 50-годишните срокове на действителното дългосрочно ведомствено съхранение на документи за персонала.

предвид

В пример 6 ще покажем формулировката на заглавията на случаите и тяхната систематизация, правилните периоди на съхранение впроект на номенклатурата на работата на персонала на търговска организация за 2017 г. Моля, имайте предвид, че:

  • при определяне на сроковете за съхранение на делата се прилага чл. 22.1 от Закон № 125-FZ и PTUD;
  • Намаляваме 75-годишния период на съхранение, предписан в PTUD за документи за персонала, на 50 години в съответствие със Закон № 125-FZ. Но имаме и други документи в отдела по персонала, например организационни, за които периодът на съхранение от 75 години, предписан в PTUD, остава в сила (вижте например случаи 03-06, 03-08 и 03-09 в пример 6);
  • по-кратките срокове на съхранение на кадрови документи (10 години, 5 години, 3 години и т.н.) по ПТУД остават актуални и се отразяват в номенклатурата на делата непроменени (вижте например случаи с индекси 03-20, 03-45, 03-66 в пример 6);
  • за редица документи постоянният период на съхранение, предписан от PTUD, ще се спазва в други отдели на организацията (например в службата за сигурност или управление на офиса), а в отдела за персонал ще ги съхраняваме по-малко (вижте например случаи с индекси 03-04, 03-66, 03-67);
  • освен това, постоянният период на съхранение съгласно PTUD всъщност означава периодът на съхранение „До ликвидация на организацията“.

Таблична част от номенклатурата на делата на службата за персонал на търговска организация за 2017 г

Уточняване на сроковете на съхранение върху корицата на кутията

Като се вземат предвид изискванията за защита на личните данни, препоръчително е да се формират лични досиета за всеки служител поотделно, а в процеса на обработка на личните досиета на уволнените, при подготовката им за архивиране, да не се обединяват няколко лични досиета в едно, дори и да не надвишава ограничението от 250 листа по обем, т.е. не свързвайте няколко лични досиета заедно до годината на уволнение.

Лични досиета на служители в метален шкаф в отдела за персонал (или насекретар) винаги са били разделени на два масива:

  1. Уволнени служители, чиито лични досиета все още не са прехвърлени в архива.
  2. Работещи служители. Тази група случаи също трябва да бъде разделена на две части:
  1. Работи от 2003 г. (документите в тях са създадени от тази година и подлежат на съхранение в продължение на 50 години, в съответствие с член 22.1 от Закон № 125-FZ).
  2. Наетите през 2002 г. и по-рано (ще ги задържим, както беше предвидено първоначално, за 75 години).

За група 2.1 лични досиета на кориците е необходимо да се организира въвеждането на разяснения по отношение на Закон № 125-FZ, както е показано в Пример 7 (маркиран в оранжево).

По същия начин трябва да постъпите с всички случаи, за които този закон е коригирал периода на съхранение. За да не въвеждате ръчно дълъг текст много пъти, можете да използвате самопечат, за да ускорите процеса.

Корекция на срока на годност на фрагмента от капака на кутията (маркиран в оранжево)