Общност от собственици на онлайн магазини, Каква система използваме за управление на инвентара
Тимур Шаков, основател и главен изпълнителен директор на онлайн магазина Deoshop, говори за това как стартира един от водещите магазини за полезна козметика, защо и кога се нуждаеше от MySklad и какви резултати успя да постигне след свързването с услугата.
Как се появи Deoshop
Когато Deoshop получи MySklad
Както се оказа, досадният процес на чакане на поне някаква информация за състоянието на склада подтикна Тимур и неговия екип да автоматизират. И трябваше да чакам около месец - преди ревизията. В България няма такова образование като предприемач, така че всичко, което направихме, беше базирано единствено на собствения ни опит. Отвори онлайн магазин - започна да продава. Първо парче, след това 5-10-15-20-100 поръчки на ден. В същото време нямаше разбиране как и къде да се движи. Когато складът беше само 30-40 квадратни метра, извършвахме ревизии на лист хартия - пренаписвахме всичко, което беше, и преизчислявахме в края на месеца. Оказва се, че сме чакали цял месец, за да разберем какво все пак ни се е случило. Тогава възникна въпросът: „Но вероятно има някаква система, която постоянно да показва състоянието на нещата в склада“?
Deoshop сега
Какви функции на MyWarehouse използва Deoshop
1. Справки за статистика на продажбите, печалба и загуба, салда
С помощта на услугата веднага разбрахме какво се случва със склада: оборот, статистика на продажбите, печалба за всеки продукт. Във всеки един момент можем да видим какво се случи преди две години и как ситуацията се различава от това, което се случва сега. Отделът за покупки отделя само половин час, за да състави отчет за продуктовите марки, за да разбере какво се е случило в миналото, предходната година и другимесеца.
MySklad значително опрости и ускори всички процеси. Преди това всъщност имахме само една информация - за оборота на компанията, а сега имаме пълна картина на нашия бизнес и разбиране от какво се състои.
Сега активно използваме отчета за минималния баланс на стоките - това обикновено е основно нещо, което се преподава на служителите в отдела за покупки, когато човек за първи път дойде да работи при нас. Почти всички бестселъри в онлайн магазина имат минимални баланси, а асистентът на отдела 2-3 пъти на ден анализира марки, които са „паднали“ от минималния баланс и пренарежда стоки от доставчици.
Също така е много важно, след като натрупахме статистика в нашия бек офис, да знаем колко стоки средно на ден трябва да изпраща един складодържател. И ако той върши по-малко работа, това е причина да попитате какво се случва - и да подобрите представянето. Това всъщност MySklad ни позволява да контролираме работата на склада онлайн и да знаем правилния KPI на служителя.
2. Поддръжка за скенер за баркод и инвентаризация на продуктите. Редовни спестявания!
В самото начало на работа с MySkladom използвахме само функционалността на Пратки и Разписки. След това се научихме да работим с баркод скенери и свързахме скенер към всеки складодържател.
Може би инвентаризацията на стоки е един от онези бизнес процеси, които успяхме радикално да оптимизираме с помощта на My Warehouse.
Преди, когато Deoshop беше 5 пъти по-малък като площ и работеше без My Warehouse, ревизията отнемаше работното време на 2 човека за 2-3 дни. Днес, за да направите пълноценна ревизия с вече нарасналата площ и персонал от складови работници - без My Warehouse - вероятно ще отнеме седмица без почивка.
С MoiSkladom ние побираме всичко (общо) вден и половина! Освен това правим инвентаризация на марката, тоест не затваряме за това време, продължаваме да приемаме стоки, да ги изпращаме. Никой не забелязва, че имаме непрекъсната инвентаризация. Правим си план за месеца и го следваме.
Преди нашите 5 служители ходеха на работа през почивните дни и им плащахме двойно. Средната заплата на складодържателя е 30 000 рубли, като ние плащаме около 5500 рубли допълнително за всеки. Така инвентарът ни струва повече от 20 хиляди рубли всеки.
С MyWarehouse работниците го правят на заден план по време на работния ден - един час на ден сутрин - докато чакат да постъпят поръчки за обработка - и обработват 5-7 продуктови марки на ден.
3. Комуникация със CMS
След като усвоихме основната функционалност на услугата, успяхме да свържем нашия (написан от нас) сайт с нея, като имаме възможността автоматично да зареждаме поръчки в услугата. След това научихме как да вземаме данни от My Warehouse за пратки. Мениджърът, отваряйки поръчка в CMS, вижда колко стоки остават на склад.
4. Експорт на финансови данни за счетоводство
Ние, както много представители на сегмента на малките и средни предприятия, използваме аутсорсинг счетоводни услуги и съответно редовно експортираме счетоводни данни от My Warehouse.
Как Deoshop живее в криза
Развитие. Deoshop + MyStorage
Имаме идеи как да използваме MoySklad по-ефективно в нашата работа. Определено ще се възползваме от функцията за планиране на покупките и също така искаме да интегрираме MoySklad по-тясно с нашите сайтове, тоест да разширим обмена на данни.
Всяка година, три поредни години, откриваме нови проекти. Предходната година към нас беше добавен магазин за парфюми, в миналото - магазин за натурална козметика. Ние продаваме добре ихората идват при нас с готови, но все още нерекламирани магазини. Ние ги вземаме под крилото си. Най-известните от нашите проекти са deoshop.ru, herbals.ru и kupitalon.ru.
Тази година също планираме да развием печеливш, успешен, интересен проект. И, разбира се, ще го интегрираме с MySklad. Например искаме да отворим "остров" на натуралната козметика в търговски център. Това означава, че веднага ще започнем да използваме решението за търговия на дребно на MoegoSklad.
Ако говорим за това какво наистина искаме да получим от услугата в бъдеще, това е да променим логиката на процеса на доставка. Така че системата не ви позволява автоматично да затворите пратката, докато складодържателят не го направи правилно. Така ще решим един дългогодишен проблем с прекласирането. За нас, като за магазин с огромен брой стокови позиции, това е много важно.