Отваряме свободна позиция
Свързани статии
Във всяка организация, както и във всяка функционираща система, редовно се случват промени. Етапът на развитие, като правило, е придружен от откриването на допълнителни работни места и активното включване на нови служители.
ЗАО ПК "Волховец" е основана през 1993 г. Фирмата произвежда интериорни врати. Персоналът на компанията се състои от около 1300 души.
Управление на растежа
На първия етап от растежа на производственото предприятие Волховец, предложенията за откриване на още едно свободно място събудиха оптимизъм сред топ мениджърите: „животът продължава, организацията расте“. С течение на времето обаче подобни заявления започнаха да се възприемат предпазливо: в процеса на обосноваване на необходимостта от отваряне на свободно място надделя субективният подход и постигнатите резултати не съответстваха на очаквания ефект. В тази връзка изпълнителният директор реши да наложи вето на откриването на свободни работни места и след това постави задачата да рационализира тази процедура пред координационната служба, която се занимава с междуфункционалните взаимодействия между отделите на компанията и подобрява системата за управление.
По време на изпълнението на задачата първоначалният вариант на процедурата е претърпял значителни промени. В резултат на това чрез проба и грешка служителите на координационната служба успяха да разработят ефективно решение: откриването на свободно място се разглежда като цикъл на управление, включващ планиране, организация, изчисляване на мотивационния компонент и контрол. Въз основа на това беше разработен алгоритъм за подготовка, защита и оценка на откриването на свободна позиция за мениджъри, кандидатстващи за разширяване на персонала на тяхното звено. Трябва да се отбележи, че този процес не замества процедурите за планиране и набиране на персонал, прилагани от отдела по човешки ресурси, а служи като техен допълнителен елемент, който повишава управленските компетенции за осиновяване.съответните решения.
Изпълнението на задачата започва с изготвяне на документ, регламентиращ процедурата – „Реда за откриване на свободни длъжности за административно-ръководен персонал на дружеството”. На негова основа бяха идентифицирани три основни етапа на този процес (виж фиг. 1): • подготовка на обосновка (съставяне на формуляра „Обосновка за откриване на свободна позиция“); • вземане на решения (от комисията по труда); • оценка на постигането на посочените резултати.
След това ще разгледаме по-подробно всеки от етапите.
Подготовка на обосновката
Обосновката се разработва от инициатора на откриването на свободното място. Самостоятелно или с помощта на координационната служба той създава документ, въз основа на който впоследствие се взема решение за откриване на нова позиция. Основната задача е подробно управленско проучване на съдържанието на длъжността. „Пишете както правите и правете както сте написали“ - това беше предпоставката на тази формализация. Подготвеният материал задължително се проверява от координационната служба.
Една от основните задачи на координационната служба беше развитието на управленски компетенции сред мениджърите: планиране, организиране, контрол, коригиране и подобряване. Това е особено важно за българските компании, чиито директори са израснали от практици, които са добре запознати с тънкостите на производствения процес и изграждат работата си предимно върху устни договорки. Ако в период на стабилно развитие такъв подход към управлението компенсира възникващите проблеми, то в ерата на криза това се отразява негативно на бизнеса като цяло.
Съдържанието на стандартния формуляр „Обосновка за откриване на свободно работно място“ включва (вижте Приложение 1):
1.Целта за откриване на свободна позицияе обяснение защо се планира въвеждането на тази позиция.Например: организирайте някакъв процес, намалете натоварването и т.н.
2.Описание на текущата ситуация. В този параграф на документа, първо, са посочени причините за въвеждане на свободно място (подробните схеми за тяхното развитие са изложени във формуляра „Обосновка“), и второ, е описана самата ситуация. И ако изграждането на нов процес е свързано, като правило, със стратегическите цели на компанията и се извършва от функционални директори, тогава липсата на временни ресурси изисква допълнителни анализи на ниво звено.
Така че, ако има недостиг на ресурси (несъответствие между обхвата на работата и броя на служителите), мениджърът може да включи координационната служба за съвместно проучване на работния процес. В случая се акцентира върху анализа на натовареността на личния състав на звеното.
Например, такова проучване беше проведено за счетоводни специалисти (по-късно резултатите от него послужиха като основа за реорганизация на отдела, както и за разработване на основните насоки и оптимизиране на механизма за управление) по следната схема (съгласувана с главния счетоводител на компанията): • изложение на проблема на изследването; • съставяне на работен график; • анализ на натоварването на всеки служител; • идентифициране на типични проблеми в работата на персонала; • поставяне на цели (нарастване на обеми); • идентифициране на запаси; • правене на предложения за промяна на ситуацията.
Докладът съдържаше: • изчисляване на извънреден труд; • изчисляване на временни резерви; • идентифициране на факторите, влияещи върху обработката; • анализ на причините за претоварване; • окончателно заключение с препоръки.
Когато проверява този елемент, координационната служба фиксира факта, че мениджърът не само вижда проблема локално, но и го разглежда в междуфункционални връзки, докато предложеното решение трябвада е в зоната на неговата отговорност и да съответства на предназначението на звеното. Ако се установят противоречия, или „Обосновката“ се връща на ръководителя за преглед с посочване на проблемните области, или се дава заключение за неподходящостта на предложеното решение с обяснение на причините и препоръки за по-нататъшни действия.
3.Целта на позицията. В едно или две изречения се разкрива основната цел на длъжността, нейната ключова характеристика. Например за майстора на производството - ръководещ работата на обекта за изпълнение на плана с зададените параметри на производителност и качество.
4.Основните задачи на новия служител. Препоръчително е да давате не повече от 10 задачи. Формулировката трябва да е конкретна, да показва количествено измерим резултат.
5.Икономическа оценка на позицията. Този аспект потвърждава планирания характер на отварянето на свободно работно място или, в случай на непланирано решение, показва какви икономически последици ще има. Изчислението и анализът се контролират от ръководителя на ЗБУТ, посочен в приложението към „Обосновка“.
6.Алтернативно решение. Параграфът съдържа обяснение защо предложеният изход от настоящата ситуация изглежда оптимален, като се посочват алтернативни възможности.
7.Координация. Визата на ръководителя на координационната служба във формуляра „Обосновка“ е разрешение за провеждане на трудова комисия по въпроса за откриване на свободно място. Освен това трябва да даде съгласието си директорът на функционалната област, който също одобрява документа.
Вземане на решение
Окончателното решение за откриване на свободно място в CJSC PK Volkhovets (виж фиг. 2) се взема от комисията по труда. Организира се срещата муначалник отдел "Личен състав".
Комисията се състои от: ръководител на координационната служба, който отговаря за взаимодействието на отделите; директор ЧР – за кадровата политика; изпълнителен директор - за цялостна визия на бизнеса. Съгласно правилата, установени в компанията, „Обосновката за откриване на свободно място“ се представя от функционалния директор, ако желае, той може да покани ръководителя на отдела, инициирал откриването на свободното място, на комисията.
При достатъчна обосновка решението за откриване на свободна позиция се взема едновременно с одобрението на показателите (виж Приложение 2). Задължително се записва и заверява от всички представители на комисията, след което отива в отдела по персонала и служи като разрешение за започване на кадрови промени.
Оценка на декларираните резултати
В срока, определен на заседанието на комисията по труда, координационната служба, съобразно записаните в протокола данни, открива процедура по ревизия на откритата позиция. Измежду служителите на службата се определя отговорник за извършване на оценката. Той изготвя аналитичен доклад, като преди това събира данни по установените в протокола критерии по следната схема:
1.Получаване на информация от ръководителя за оценка на постигнатия резултат.
2.Събиране на информация от подизпълнители и клиенти относно оценката на взаимодействията и резултатите.
3.Проверка на данните; при противоречия - допълнително събиране на информация.
• кой е отговорен за отстраняването на проблеми; • какво е необходимо за отстраняването му (ако повредата е възникнала в зоната на отговорност на ръководителя).
5.Изготвяне на доклад от координационната служба за функционалния директор с всички данни и анализи.
6.Функционалният директор дава крайната оценка (по сист„преминаване / неуспех“, като взема предвид експертното мнение на координационната служба), въз основа на което той взема решение за по-нататъшно взаимодействие в тази посока с ръководителя, свързаните отдели и, ако е необходимо, координационната служба.
Тази информация е един от източниците или за сертифициране на административен и управленски персонал, или за одит на организационни процеси.
Информацията за отварянето на свободни работни места се съхранява в единна електронна база данни, която се нарича „Контролен лист за отваряне на свободни работни места за административен и управленски персонал“ (виж Приложение 3). Съдържа информация за етапа на процедурата за откриване на всяка позиция. Координационната служба следи за актуалността на съдържанието на формуляра и редовното му актуализиране. Въз основа на данните от „Контролния лист за отваряне на свободни работни места на AUP“ ръководителят на координационната служба наблюдава тази процедура, а именно: следи за спазването на последователността на нейните етапи, срокове, навременност на одита, а също така на тримесечие изготвя обобщен доклад за оценката на отворените свободни работни места.