Организация на деловодството в счетоводния отдел - Организация на деловодството в счетоводния отдел
Офис работа (документална поддръжка на управлението) е клон на дейност, който осигурява документация и организация на работа с официални документи GOST R 51141-98 Офис работа и архивиране. Термини и дефиниции. - М.: Госстандарт на България, 1998.
Офис работата е особен вид дейност, извършвана както от юридически, така и от физически лица.
Документацията е сложно, двукомпонентно понятие: това е дейността по организиране на работата с документи (бизнес, офис) и същевременно документиране, т.е. чрез запис (в по-широк смисъл - фиксиране) на информация на различни носители в съответствие с установени правила.
Офисната работа е вид спомагателна (спомагателна по отношение на основната дейност на предприятие (организация, институция) дейност.
В редица източници деловодството се квалифицира както като комплекс от организационни и технически мерки, така и като технология за работа с документи Рогожин М.Ю. Документообработка и документооборот в счетоводството. - М.:GrossMedia, ROSBUH, 2009.
Всичко по-горе ни позволява да си представим ролята, която офис работата е предназначена да играе за осигуряване на ежедневните дейности на стопанските субекти, включително финансови, икономически и административни дейности. Изпълнението на тези видове дейности е немислимо без подходяща документация, тъй като организирането на съответните дейности включва, наред с други неща, организацията на работа с определени документи (финансови, икономически и др.) И организацията на документирането на такива събития (фиг. 5.).
Ориз. 5.Връзката на деловодството с основните направлениядейности на предприятието
Записването на счетоводни и отчетни данни се извършва от счетоводната служба в съответните документи, в тяхната цялост (заедно с някои други видове документи), формиращи счетоводната документация на предприятието.
Тази документация следва също така да се управлява правилно в рамките на установените периоди на съхранение, за да се рационализира, първо, достъпът до съдържащите се в нея данни и, второ, да се гарантира тяхната безопасност.
На практика чрез деловодството се осъществява и воденето на счетоводна документация и документирането на счетоводната дейност.
Трябва да се отбележи, че организационните и правни основи на счетоводната канцеларска работа (в условията на конкретно предприятие) се установяват, от една страна, като се вземат предвид разпоредбите на местните актове на предприятието, които регулират провеждането на канцеларска работа, и, от друга, въз основа на разпоредбите на счетоводната политика на предприятието. В рамките на счетоводната политика на предприятието, наред с други неща, се определят (одобряват) следното:
- формуляри на първични счетоводни документи, използвани за регистриране на стопански операции,
- форми на документи за вътрешни финансови отчети;
- правила за документооборот и технология за обработка на счетоводна информация.
В същото време начините за организиране на счетоводната работа могат да бъдат различни.
За организиране на офис работа в счетоводната служба на икономическия субект неговото ръководство може да избере децентрализиран, централизиран или смесен (комбиниран) метод. Изборът на метод обикновено се прави в зависимост от следните обстоятелства:
1. Организационна структура на предприятието.
2. Естеството (същността и обхвата) на уставната дейност на предприятието.
3. Местасчетоводна служба (друго подобно звено или длъжностно лице) в системата за управление на предприятието.
4. Обемът на общия и счетоводен поток.
Освен това при избора на метод за организиране на офис работа в счетоводната служба на икономическия субект обикновено се вземат предвид инструкциите на Системата за поддръжка на държавна документация за управление на Държавната дума. Основни положения. Общи изисквания към документите и документационните услуги. М.: Главархив СССР, 1991. директно в структурните подразделения (документационни области), за които са предназначени тези документи (в които са създадени).
Съхранението на документи, както и тяхното формиране в делата на предприятието, според GSDOU, могат да бъдат организирани както по децентрализиран, така и по централизиран начин, като последният е най-типичен за предприятия със сравнително малък обем на документооборота и проста организационна структура. Що се отнася до първичната, както и последващата автоматизирана обработка на документи, тя обикновено се извършва централно в предприятието: в първия случай в експедицията или в съответния раздел на службата за управление на офиса (документална поддръжка за управление), а във втория - в компютърния център, отдел (група) за обработка на информация и др.
Деловодството в счетоводната служба се организира на базата на единна номенклатура на делата, създадена в предприятието Документооборот в счетоводството и данъчното счетоводство./ ред. Касянова Г. Ю. - М.: М.: АБАК, 2012.
Номенклатурата е систематизиран списък на наименованията на делата, започнати в деловодството, с посочване на периодите на тяхното съхранение. Необходим е за бързо търсене на документи по вид и съдържание.
Номенклатурата на делата включва всички документи, генерирани в дейността на предприятието, с изключение на техническа документация и печатни издания.
Номенклатурата на делата е основата за съставяне на описи на случаи на постоянно и временно (над 10 години) съхранение, разработени от специалист, отговорен за организиране на работата с документи, одобрен от ръководителя на предприятието.
В организации със стабилна структура номенклатурата на делата се изгражда по структурен принцип. В организации, които нямат стабилна структура, номенклатурата на делата се изгражда по структурно-функционален или функционален принцип (според областите на дейност, без да се разделя на структурни части).
Номенклатурата според структурния принцип включва следните отдели:
2. Отдел за икономическо прогнозиране;
3. Производствено-технологичен отдел;
4. Технически отдел;
5. Отдел капитално строителство;
6. Финансов отдел;
8. Отдел по труда и работната заплата;
9. Отдел "Личен състав" и др.;
Номенклатурата, изградена на функционален принцип, има следните отдели:
3. Организация на производствената дейност;
5. Счетоводство и отчетност;
Номенклатурата, изградена по структурен и функционален принцип, е разделена, както следва:
2. Организационна и методическа работа;
3. Спортно-масова работа;
6. Профсъюзен комитет.
Имената на раздели от номенклатурата на делата са имената на структурните подразделения или дейности на предприятието (Таблица 1.1.).
Брой дела (томове)
В първата колона на номенклатурата на делата се поставя индекс, състоящ се от наименованието на структурното звено (или линията на дейност на институцията), възложена от службата, и серийния номер на делото съгласно номенклатурата в рамките на структурната единица (раздел, линия на дейност). Например, индексът на делото е 02-18, където 02 е индексът на структурната единица, 18 е номерът на делото.
Индексната система може да бъде три типа: цифрова, азбучна и смесена. Най-често се използва десетично, номериране и серийно цифрово индексиране. Най-често срещаната е десетичната система.
Втората колона съдържа заглавието на делото. Следните случаи могат да бъдат приложени към воденето на отчетност в счетоводната служба:
05-001 Укази, заповеди, заповеди на висши органи;
05-002 Копия от заповеди на ръководителя на предприятието за основната дейност;
05-003 Копия от заповеди на ръководителя на предприятието относно персонала;
05-004 Длъжностни характеристики на счетоводните служители;
05-005 Кадри;
05-006 Годишен счетоводен отчет;
05-007 Тримесечни и месечни отчети до Федералната данъчна служба и извънбюджетни фондове;
05-008 Договори, договори, споразумения;
05-009 Актове за данъчни ревизии, ревизии на извънбюджетни фондове, ревизионни доклади;
05-010 Касови отчети с приложения;
05-011 Банкови извлечения с приложения;
05-012 Авансови отчети;
05-013 Пътнителни листове;
05-014 Товарни листове за освобождаване на материални активи и др.
Колона 3 от номенклатурата на делата „Брой дела (томове)” се попълва в края на ведомствената година.
В колона 4 се посочват сроковете за съхранение, определени в съответствие с текущия ведомствени са дадени стандартни списъци, посочващи периодите на съхранение и връзки към съответните артикули от списъците.
В колона 5 "Забележка" се отбелязват откриването на дела, преминаването на делата, разпределението на делата за унищожаване, лицата, отговорни за образуването на дела и др.
Всички документи, подадени в предприятията, се оформят в дела в съответствие с номенклатурата на делата.
При създаването на случаи трябва да се спазват следните правила:
- да поставя в досието само изпълнени документи;
- поставя в делото документи, които по своето съдържание отговарят на наименованието на делото по номенклатурата;
- събере всички документи, свързани с решаването на един проблем;
- да поставя приложения заедно с основните документи;
- отделно групиране на документи за постоянно и временно съхранение във файлове;
- групиране на документи от една календарна година във файл, с изключение на трансферни случаи;
- не архивирайте чернови или документи, които да бъдат върнати във файла;
- файлът да съдържа не повече от 250 листа (3-4 см).
Документите по делото са систематизирани в хронологичен ред, в съответствие или с хода на решаване на повдигнатия въпрос, или по азбучен ред, или по номерация.
Личните сметки на работниците и служителите се групират в отделни файлове в рамките на една година и се подреждат по азбучен ред по фамилия.
От момента на създаване и до предаване в архива на предприятието делата се съхраняват на мястото на образуването им.
В момента има повишени изисквания и повишена отговорност на длъжностните лица за организацията на документацията, работния процес, както и архивното съхранение на документи в организации, предприятия от всички форми на собственост.
По този начин организацията на работния процес в счетоводството е предназначена дагарантират безопасността на счетоводните документи и улесняват работата с тях, което подобрява не само качеството на счетоводния процес, но и ефективността на цялата организация.
Въз основа на материалите от първа глава на заключителната квалификационна работа могат да се направят следните основни изводи:
1. Счетоводната работа се основава на използването на различни документи, които са необходими за документиране на извършването на фактите от икономическия живот на предприятието.
2. Въпреки факта, че законодателството доста пълно регулира процедурата за работа със счетоводни документи, счетоводството, както всяко друго структурно подразделение на компанията, трябва да има своя собствена офис работа, която да осигури най-оптималната технология за обработка на документация, висококачествено счетоводство, както и своевременно отразяване на резултатите от дейността на компанията в счетоводната и данъчната отчетност.
3. Деловодството в счетоводната служба се организира на базата на единна номенклатура на делата.
4. Номенклатурата на случаите на счетоводната служба се разработва в съответствие с консолидираната номенклатура на случаите, използвани в организацията, в същия стандартен формуляр и се одобрява от главния счетоводител.
5. Формирането на дела е насочено предимно към осигуряване на безопасността на счетоводните документи и също така оказва значително влияние не само върху ефективната работа на организацията, но и върху нейното финансово благополучие като цяло.
счетоводно обслужване