Организационна среда
От самото начало на една организация, около и вътре в нея, има много елементи, които влияят върху начина, по който се управлява бизнесът. Това е набор от функции, фактори, процеси, входове и изходи, както и условия и ограничения, свързани с ежедневната работа. Съвкупността от такива елементи е средата на организацията или нейния контекст.
С влизането в сила на ISO 9001:2015 разбирането на средата на организацията се превърна в изискване. Обхватът на системата за качество се разшири значително. Сега организацията трябва да идентифицира, анализира и разбере средата, в която работи. Това трябва да се прави системно, непрекъснато.
Средата на организацията играе важна роля за съществуването и развитието на компанията. Разбирането на средата на организацията е ключът към правилната бизнес стратегия, да не говорим за правилната стратегия за качество.
Целта на разбирането на средата на организацията е да се идентифицират факторите, които влияят на ефективността. Факторите могат да бъдат външни и вътрешни. За да се разберат условията, в които работи организацията, е необходимо да се вземат предвид и двете. Задължително изискване на анализа на околната среда е отчитането на всички фактори, които влияят на организацията.
Факторите на околната среда могат да имат както пряко, така и косвено въздействие. Вътрешната среда е неразделна част от самата организация, така че винаги има пряко въздействие.
Непрякото влияние възниква поради взаимодействието на елементи от средата, които не участват пряко в работата на организацията. Те имат повече или по-малко еднакъв ефект върху всичкиорганизации, намиращи се в един и същи регион, работещи в същия отрасъл или занимаващи се със същия вид дейност. Организацията не може да повлияе на такива фактори. Те са неконтролируеми сили, които трябва да бъдат идентифицирани и да се третират по подходящ начин.
Пряко въздействие възниква, когато средата на организацията е пряко включена в работата на компанията. Такова взаимодействие съществува при изпълнение на ежедневни (оперативни) задачи. В същото време самата организация може да влияе и върху елементите на средата.
Факторите на средата имат както положително, така и отрицателно въздействие върху дейността на организацията. Положителното влияние може да отвори нови възможности в рамките на съществуващите дейности или да помогне за създаването на нови линии на работа. Отрицателните влияния са потенциални рискове и заплахи, които могат да доведат до влошаване на позицията на организацията на пазара или дори до прекратяване на нейното съществуване.
Фактори на организационната среда
За компаниите, които искат да успеят, а не просто да съществуват на пазара, факторите на околната среда се превръщат в подредена колекция от източници на информация за разбиране на промените, настъпващи в тяхната среда.
За да могат факторите от външната среда на организацията наистина да се превърнат в източник на ценна информация за развитието на компанията, те трябва да бъдат класифицирани по определен начин. Първият етап от такава класификация е разделянето на фактори на пряко и непряко въздействие.
Факторите на непряко влияние се отнасят до макросредата на организацията. Организацията не е в състояние да повлияе на тези фактори, но трябва да се адаптира към тях навреме. Броят на тези фактори не е голям.
Като правило се разграничават четири до шест фактора:
INВ зависимост от пазара, на който работи организацията (потребителски или бизнес), скоростта и силата на влиянието на факторите на околната среда на организацията могат да се променят. Факторите на макросредата оказват сериозно влияние, но те имат доста дълъг период на промяна, така че организациите имат запас от време за адаптиране.
Външните фактори на пряко влияние често се наричат фактори на микросредата, т.к те са присъщи на работата само на една определена организация. Всяка компания трябва да се справя с влиянието на тези фактори в ежедневната си дейност.
Различни фактори на микросредата могат да бъдат сведени до няколко групи:
- фактор на конкуренцията;
- фактор продажби;
- фактор на партньорство;
- фактор заетост;
- коефициент на потребление.
Фактори на вътрешната среда на организацията
Вътрешната среда включва набор от фактори, които са под пряк контрол и управление на организацията. За да се осигури стабилна работа на компанията, факторите трябва да бъдат добре познати и правилно отразени в управленските решения. Информацията за факторите на вътрешната среда на организацията се използва при разработване на мисията, поставяне на цели, определяне на стратегически насоки за дейността, оценка на постигането на резултати и др.
Факторите на вътрешната среда на организацията могат да имат както положително, така и отрицателно въздействие върху позицията на компанията на пазара. Анализът на вътрешните фактори ви позволява да идентифицирате възможности или заплахи, свързани с промените, настъпващи в организацията.
Факторите на вътрешната среда на организацията включват:
- фактор на корпоративната култура;
- фактор на организационната структура;
- фактор персонал;
- технологичен фактор;
- ресурсен фактор.
Определяне на средата на организацията
Има много методи за определяне на вътрешните и външните фактори на средата на организацията. Големите компании могат да прилагат методите на стратегически анализ и ситуационно моделиране. За малки организации са достатъчни прости методи: SWOT анализ, PEST метод, моделът на петте сили на Портър. Важно е средата на организацията да е под постоянен контрол. Честотата на наблюдение и анализ се установява въз основа на динамиката на промените във външната и вътрешната среда.
Средата на една организация може да бъде идентифицирана чрез следните дейности:
- Формулиране на проблема. На първия етап е необходимо точно да се формулира обхватът на идентифициране на факторите на външната и вътрешната среда на организацията. Тази област зависи от размера на организацията, обхвата на нейните дейности и вида на стоките или услугите, които предоставя.
- Събиране на данни. Източниците на данни могат да бъдат първични или вторични. Първичните данни са данни, които се събират специално за идентифициране на факторите във вътрешната и външната среда на организацията. Вторичните данни се отнасят до данни, които вече са били получени за някаква друга цел в същата организация или други организации.
- Анализ на информацията. За анализ на данните могат да се използват качествени и/или количествени методи. Качествените методи се основават на експертното мнение на специалистите, които извършват анализа. Сложността на тези методи е малка. Анализът изисква сравнително малко количество данни. Количествените методи са трудоемки, използват голямо количество данни, но тяхната точност е много по-висока от тази на качествените методи.
- Представяне на резултатите. Резултатите от анализа на средата на организацията трябва да бъдатпредставени на заинтересованите страни. Резултатите от анализа са заключения и решения, които се включват в тактически и стратегически планове. Формата на представяне на резултатите трябва да отчита изискването на стандарта ISO 9001:2015 за документиране на информация.
Документиране на анализа на средата на организацията
Документирането на анализа на средата на организацията включва два компонента: документиране на етапите на анализа и документиране на резултатите от него.
Документирането на етапите на анализа е необходимо при работа с масиви от данни. Събирането на данни за факторите от средата на организацията, тяхното систематизиране и обработка сами по себе си предполага тяхното документиране.
Резултатите от анализа представляват заключенията и решенията, направени на базата на данни, които характеризират средата на организацията. Документирането им помага да се идентифицират рисковете и възможностите. Резултатите от анализа са основа за разработване на стратегически и тактически планове. Следователно документирането на резултатите става неразделна част от процеса на стратегическо управление.
Резултатите от анализа могат да бъдат представени в документи като:
- бизнес план;
- концепция за развитие;
- мисия и стратегически цели;
- анализ на конкурентите;
- икономически доклади;
- SWOT-анализ, PEST-анализ;
- протоколи от заседания на стратегическите комитети на организацията;
- диаграми, таблици, карти, схеми на конкурентната среда.
Стандартът не установява пряко изискване за документиране на анализа на средата на организацията (етапи на анализа и резултатите от него). Но е трудно да се направи анализ без документация, особено когато става въпрос за големи и средни фирми.
По-подробни обяснения ипримери за това как да се дефинира средата на организацията са дадени в насоките - Разбиране на организация и нейната среда.
Насоките могат да бъдат закупени в онлайн магазина за управление на качеството.