Още една стъпка към създаването и развитието на "Електронно съкровищница"
Органите на Федералната хазна последователно премахват работния процес на хартия
Приложен софтуер - електронна система за управление на документи (EDMS) се използва от Федералното министерство на финансите от 2005 г. През това време, благодарение на автоматизацията на процесите на обмен на документи с клиенти, беше възможно да се обединят всички информационни потоци, циркулиращи между основните администратори, получатели, финансови органи, Федералното министерство на финансите и неговите териториални органи. Разбира се, наред с това се повиши ефективността на обмена на необходимата информация между отдела, териториалните органи и клиентите, което е особено важно в края на финансовата година. Въвеждането на софтуера EDMS също направи възможно максималната защита на информационните ресурси на Федералната хазна от неоторизиран достъп, увеличаване на продължителността на работния ден и повишаване на ефективността на извършване на плащания от управленски сметки. В допълнение, използването на PPO EDMS през 2006 г. направи възможно въвеждането на вариант на касови услуги в Тверска област с откриването и поддържането на лична сметка за финансовия орган на съответния бюджет и да се справи с увеличения работен поток. Изпълнението на такъв проект с помощта на хартиен работен процес би било неефективно и непрактично.
Въпреки това PPO EDMS стана само първата стъпка в автоматизирането на „комуникацията“ на хазната с клиентите. От 2011 г. Федералното министерство на финансите започна да възпроизвежда принципно нов софтуер - Системата за дистанционно управление на финансови документи (SUFD-Portal), която позволява информационно взаимодействие в реално време с клиенти, използващи Интернет.
Към днешна датапрехвърлени са около 65 организации, както и 5 финансови органа на общини, които обслужват 47 бюджета. SUFD-Portal е WEB-приложение, достъпно от Интернет. В същото време техническата поддръжка на системата се намира на ниво контрол, потребителят взаимодейства със сървърната част, разположена в контрола. Сървърът се споделя от всички клиенти. Това означава, че клиентът вече няма да мисли за размера на базата данни, цялата информация ще се съхранява отдалечено, извън организацията.
По време на прехода на клиентите се предоставя безплатно необходимия софтуер за настройка на работното място SUFD-Portal, предоставят се консултантски услуги (по желание на клиента с достъп до мястото) и се извършва обучение на потребители.
Новият софтуер SUFD, както и PPO EDMS, ви позволяват да организирате и осигурите правно значим, сигурен документооборот между Федералната хазна и клиентите, но в същото време има очевидни предимства.
Основното предимство на новата система е скоростта. Използването на тази система от клиента ще намали значително общото време за получаване на прехвърляне на документи и данни. Това важи особено за клиентите на териториалните отдели и клонове.
Клиентите изпращат документи в реално време, получават информация за състоянието на обработката на документи и получават отчети от Федералната хазна. Всичко това се случва почти моментално.
При преминаване към работа в SUFD-Portal не се изисква инсталиране и последващо актуализиране на специална работна станция. По време на работа системата не изисква администриране от клиента, например актуализиране до нова версия или изтегляне на справочна информация от сървъра на Федералната хазна. По този начин ще имабяха изключени ситуации, когато работният процес изискваше спешна актуализация на версията или дълго изтегляне на справочна информация за генериране на документи и преди клиентът да завърши определените процедури, той не можеше да взаимодейства с Федералната хазна.
Достъпността на портала SUFD се осигурява от публичната интернет мрежа от всяка точка за достъп, докато Crypto-Pro и Continent-AP се използват за защита на информацията и създаване на защитен канал.
В допълнение SUFD-порталът прилага методи за разграничаване на правата за достъп в съответствие с правата и ролите на конкретен потребител, тоест потребителят има възможност да вижда, редактира и цифрово подписва документи само на своята организация.
Горните предимства ще намалят значително разходите за труд от страна на клиентите. Хардуерните и техническите изисквания за работа с SUFD-портала на работното място на клиента, от което ще се осъществява достъп, са минимални: достъп до интернет със скорост най-малко 128 kb / s, а за удобна работа - 512 kb / s, наличието на инсталиран софтуер на компютъра: операционна система Windows, Java, браузър Internet Explorer или Mozilla Firefox.
В същото време предоставената помощна програма за конфигуриране на клиентска работна станция съдържа JAVA, браузъра Mozilla Firefox и ви позволява да инсталирате потребителски сертификати. Информационната сигурност и съоръженията за криптографска защита също се предоставят от Органа.
При анализа на техническата готовност на клиентите да преминат към работа в SUFD-портала беше разкрито, че не всички от тях имат достъп до интернет или имат достъп с ниска скорост. Това важи особено за институциите в общините. В тази връзка беше решено да се организират специални работни места втериториални органи на Федералната хазна в областите. Това ще позволи на клиента, при липса на организиран достъп до Интернет (постоянен или временен), самостоятелно да качва файлове, подготвени в необходимите формати от магнитни носители, да подписва с електронен подпис и да изпраща, както и да взема получените електронни документи.