Основни офис умения, които ще ви бъдат полезни в работата
Няма толкова много типични умения за всеки ден при работа с офис документи. Въвеждането и редактирането на данни е най-простото и очевидно, но има също толкова полезни неща, които ще бъдат полезни на всички.
Разбира се, различните области имат своя специфика и свой набор от необходими умения. Съществува обаче набор от общи функции за работа с приложения на Word и Excel, които са постоянни спътници във всяка област. На първо място, те значително спестяват време, което означава, че ни правят по-ефективни. Именно тези възможности ще разгледаме. 10-те най-важни формули на Excel10-те най-важни формули на ExcelОбщият брой функции за работа с електронни таблици на Excel е голям, но има 10 най-често срещани. Още
Автоматично попълване на данни в Excel
Възможността за автоматично попълване на клетки е една от най-приятните функции на електронната таблица на Excel (поне сред тези, които са достъпни за всички). Това решение е подходящо за еднакво променящи се данни, като числа, серийни номера или дати, и те могат да вървят както във възходящ, така и в низходящ ред.
Например, въведете име в клетка заедно с нейния номер, след това хванете ръба на долния десен ъгъл с курсора на мишката (курсорът трябва да промени външния си вид) и го плъзнете надолу (или настрани) толкова клетки, колкото са ви необходими, за да използвате автоматично попълване. Да речем, че ако сте въвели стойността "Запис № 1", тогава следващите клетки ще бъдат попълнени със същата стойност с номерация, променена на едно.
Ако е необходимо стойността на поредния номер да се промени с различна стъпка, тогава попълнете две клетки(например „Запис #1“ и „Запис #3“), след това изберете и двата и отново хванете ръба на долния десен ъгъл на избраната област с курсора на мишката и го плъзнете надолу. В този случай следващата клетка ще бъде попълнена със стойността „Запис №5“, след това „Запис №7“ и т.н.
По същия начин, когато въведете дата, можете автоматично да попълвате следващите клетки с нарастващи стойности.
Автоматично попълване на формули на Excel
Също толкова полезна опция е възможността за автоматично попълване на формули. Например изчислявате средната стойност на определена колона от числа и искате да направите същото със съседните колони.
Няма нужда ръчно да въвеждате формулата всеки път. Просто изберете клетката с формулата и, подобно на предишната инструкция, просто хванете долния десен край на клетката с курсора на мишката и я плъзнете настрани. Съседните клетки автоматично ще бъдат попълнени със стойности с формули, съответстващи на редни колони (забележка - изключение е, когато използвате символа $, за да посочите абсолютната стойност на един или друг параметър на формулата).
Управление на данни с обобщена таблица
Тази опция ви позволява да изберете конкретните колони, които искате да използвате в новата таблица за анализ, тяхното подреждане и възможност за добавяне или промяна на формули за конкретни нужди. Искате ли да добавите всички стойности или да вземете средното им аритметично? Минимум или максимум? За обобщените таблици това не е проблем.
Използване на горни и долни колонтитули в Word
Когато е необходимо да се използват повтарящи се елементи в долната и горната част на страницата в текстови документи, е логично да се използва инструментът за горен и долен колонтитул. Добавя се чрез менюто на лентата "Вмъкване" - исъответните бутони от областта "Headers and Footers".
Просто изберете един от предложените шаблони, редактирайте го веднъж и съответните стойности ще бъдат показани на всяка страница от документа. Специален чар на този инструмент е възможността да редактирате стойността на долния колонтитул на една от страниците, след което тя автоматично ще се промени на всички останали.
Когато изберете областта на горния и долния колонтитул, в менюто на лентата се появява допълнителен раздел Дизайн, където можете да регулирате разстоянието от горния и долния ръб на горния колонтитул спрямо други елементи, да укажете използването на различни горни и долни колонтитули за четни и нечетни страници, както и специален колонтитул за първата страница.
Ако имате нужда от различни горни и долни колонтитули в различни части на документа, тогава просто използвайте опцията за разделяне на документа на секции (чрез менюто на лентата „Оформление“ - „Прекъсвания“) и настройте свой собствен горен и долен колонтитул за всеки от тях.
Контрол на оформлението на думите
И накрая, друг основен инструмент на Microsoft Office, с който всеки потребител трябва да е запознат, са настройките за оформление на документа. Първият е пагинацията. Най-необходимото се намира в раздела "Вмъкване" - в вече познатата ни област "Заглавки и долни колонтитули". Като щракнете върху бутона "Номер на страница", се отваря допълнителен списък с опции за вмъкване. В същото време се предлагат визуални шаблони за всяка от опциите - горе, долу, в полетата.
Други характеристики на външния вид на страницата си проправиха път до раздела на менюто Оформление. Тук можете да промените полетата на страницата, ориентацията - пейзажна или портретна, размера на страницата, да вмъкнете колони, прекъсвания в документа и много други.
Също така не можете да пренебрегнете раздела "Дизайн". Има многозаготовки за шаблони, както и зоната „Фон на страницата“, където можете да създадете фон за документа, да промените цвета на страниците и да зададете цветни рамки за него.