Осъществяване на промени в компанията на практика
Да започнем с глобалното. Това е участието на първото лице (като правило директор или собственик - този, който действително, а не формално взема решения) в изпълнението на проекта. А именно той трябва да стане клиент на проекта, да го обяви публично, да подпише съответните заповеди и процедури и да се погрижи за изпълнението на проекта като за негов. При наличието на такава ситуация HR има всички шансове да въведе нови процеси.
Стъпка 1. Какво ви е необходимо, за да започнете добре?
Първо трябва ясно да разберете какво искате да получите за компанията и за себе си лично като длъжностно лице.
Запомнете! Резултатът от вашите действия винаги трябва да бъде промяна в поведението на служителите. Поведението е обект на вашето влияние, резултат от вашата работа. А производителността на труда (поведение) е качеството на вашата работа.
Определете това в конкретни резултати, като използвате познатия SMART. След това определете каква промяна в поведението и от кои служители искате да постигнете. И едва тогава – какво или кой може да повлияе на поведението на служителите на компанията.
Основното е, че всички промени се извършват под егидата на първия човек, в идеалния случай - в негово присъствие. В този случай вероятността за изпълнение на проекта вече е доста висока.
Например, вие решавате да стартирате нов процес на набиране на персонал. В тази връзка трябва да внедрите процедура за кандидатстване за търсене, система за подбор, механизъм за вземане на решение за наемане. Разбирате, че трябва да:
1) всички ръководители на отдели са се съгласили да следват процедурите според нуждите ви;
2) мениджърите са се съгласили да споделят решението за наемане с вас;
3) първият човек, който даде енергия на вашия проект, тоест публично ви подкрепи.
За да реализирате такъв проект, трябва да разберете, че докато самият Първи не стане инициатор на промените, е малко вероятно компанията да се промени драматично. С изключение на тези компании, където функционалната дистрибуция работи много добре. Но, за съжаление, има много малко от тях. Дори публичното представяне на знамето с надпис "Петлетка за три години" пред екипа едва ли ще ви е от полза.
А причината е наистина проста. Повечето от участниците в самите тези промени са мениджъри, които се ръководят само от това, което първият човек изисква от тях, а не от това, от което компанията има нужда в един или друг момент. В тази връзка те могат просто учтиво да игнорират въвеждането на нов проект.
В същото време трябва да разберете, че много от тези, чието поведение ще промените, може активно да се съпротивляват на промяната - както открито, така и чрез "дипломация".
Първо заключение:Нашата основна цел е да получим съгласие от възможно най-много лидери, които ще бъдат засегнати от вашия процес и които могат да ви подкрепят в публична дискусия.
Например, разговаряхте с лидерите в личен разговор и актуализирахте проблема с подбора, те ви дадоха зелена светлина, че трябва да има определена „специална оценка“ на кандидатите на входа и че това е изключително важно. Това ще помогне за намаляване на риска от нискокачествен персонал.
Ако не сте постигнали обществена подкрепа от първо лице, подгответе се да приложите само тези промени, които можете да приложите сами.
В същото време не трябва да им се казва, че дори техни роднини и познати, ако не преминат процедурата по подбор, няма да бъдат назначени. Това ще бъде общо правило за всички без изключение.
Моля, обърнете внимание, че интервюто трябва да бъде неформално, т.е. под формата на обикновен разговор. , притежаващописания на процеси, по време на такива разговори може да разкрие списък с приоритетни проблеми, които възпрепятстват ефективното вземане на решения и взаимодействието между специалисти и отдели.
След това ще бъде възможно да се изгради някакъв рейтинг на проблемите, които оказват най-голямо влияние върху производителността на труда, оперативната ефективност и нивото на риск от загуба на компанията. В нашия случай ние определяме къде и по какъв начин можем да помогнем на потребителите на нашите услуги, тоест на мениджърите, в какво точно ще ни подкрепят. Важно е да им кажете, че подготвяте такива промени за тях.
Забележете как се промениха нашите задачи. Вече не се занимаваме със самите процеси, а по-скоро с „процеса на изпълнение на процеса“. Априори се предполага, че сте подготвили процесите с високо качество.
Втори извод:Това, което има значение не е качеството и ефективността на самия процес, а какъв процес може да бъде внедрен при дадени условия в дадена компания.
Стъпка 2. Изпълнение на проекта
И сега сте решили да разберете вашите цели и задачи. В резултат на това бяха избрани най-сериозните проблеми с очевидни негативни последици и начини за тяхното разрешаване.
Посочете ясно списъка с проблемите, тяхното въздействие, след това формулирайте основните предложения, както и какви резултати ще даде прилагането им – всичко това в много кратка форма. Не очаквайте изпълнителният директор на компанията да коригира 42 страници от вашата процедура.
След това преминете към първо лице! Кажете му, че имате конкретен списък с проблеми в процесите, структурата и как те заплашват организацията или нейната ефективност понякога дори може да бъде преувеличена. В същото време им кажете, че вече сте обсъдили тези проблеми с лидерите и сте подготвили някои решения.
Запомнете основното: никогаговорете за хората негативно (има предвид мениджъри, колеги, специалисти). Напротив, кажете, че хората са заети, че имат текучество и ако не им се помогне, винаги ще заспят на работа. И тези процеси са насочени към подпомагане на тях, повишаване на производителността на труда и рентабилността на бизнеса като цяло.
След като първият човек се пропие с всичко това, поканете го на сесия за стратегическо (тактическо) планиране или семинар, както ви е по-удобно. Това е малко събитие за няколко часа, чиято цел е да се анализират проблеми, да се определят задачи, да се подчертаят проекти, да се определят цели, резултати, отговорници и приблизителни дати за завършване.
Публичното обсъждане на промените ще създаде прозрачни и логични решения и ще минимизира личната съпротива на другите участници.
Мотивирайте това с факта, че по този начин можете най-ефективно да вземете предвид всички мнения и нужди на участниците в процеса. Поемете ролята на модератор на сесията, разбира се. Но не забравяйте, че фокусът е върху подпомагането на преуморените ръководители да подобрят своята производителност и рентабилност.
Ако директорът направи крачки напред, вие го информирате, че вече сте подготвили план за събитието, участници и време за събитието и го помолете да подпише вече готовата заповед.
Освен това е важно да се уверите, че всички мениджъри възприемат новия проект като инициатива на първия човек, а вие сте просто изпълнител. Трябва да изглежда само като неговото решение. Сега зависи от вас.
Първо заключение:Ако искате да получите нормално стартиране на проекта, получете подкрепата на максимален брой значими лидери и тяхната препоръка.
Втори извод:Становище на лидерите и подготвенорешенията могат да помогнат за получаване на подкрепата на първия човек на компанията, понякога помагат и за неговото уважение.
Стъпка 3. Общи такси или сесия за стратегическо планиране
След това трябва ефективно да проведете сесия за планиране. Неговата цел е да обсъди основните очаквани резултати от изпълнението на процесите, сложността на изпълнението, ролята на всички участници в проекта и да привлече подкрепата на участниците, дори формални.
Важно е да подтикнете всички участници към обществена подкрепа, тогава ще им бъде много трудно да откажат думите си.
По време на сесията вие ще действате като говорител или модератор, което ще ви даде предимство. Ще можете да регулирате дискусията и да поддържате баланс на силите, да записвате добре задачите и да формулирате цели, които няма да се промъкнат в „личните интереси“ на редица ръководители или специалисти. В крайна сметка вие ще формулирате всички бележки и заключения.
Моля, имайте предвид, че публичното обсъждане ви позволява да създавате прозрачни и логични решения и да минимизирате личните нужди на другите участници - съответно избягвайте откровената демагогия и лозунги. А такива могат да възникнат например в ситуация, в която просто изпращате готов проект за обсъждане и рискувате да получите много агресивна реакция.
Обръщаме внимание, че резултатът от заседанието трябва да бъде приет проектодокумент, който до няколко дни ще бъде подписан от първото лице на компанията.
Можете да избегнете провеждането на сесия като факт, но във всеки случай трябва да проведете някакво учебно събитие. Например, отделяйте 15 минути на седмични срещи и представяйте последователността и правилата за работа на всички участници. Много е желателно това да става в присъствието на най-важния човек вкомпании. В крайна сметка той може да подпише вашата процедура без решение на сесията - това е пълното му право.
P.S. Основните трудности, с които ще се сблъскате при изпълнението на проекта
- - Оплаквания, че пречите на работата и създавате ненужни затруднения.
- - Обвиненията, че вие "бумажи" създавате вид на работа, когато другите работят.
- - Забравяне на процедурата и демонстриране на безполезността й.
- - Периодични обвинения към вас, че обиждате "значими" хора, като ги принуждавате да действат според "глупави" правила.
- — Индикация за вас, че не разбирате нищо от бизнес и управление.
Между другото, това е само ако приемем, че вашият проект е изготвен с високо качество!
Няколко съвета за по-нататъшното изпълнение на проекти.
1. Ако не постигнете обществена подкрепа за Първия или той ще подкрепи, но формално и ще бъде безразличен към изпълнението на проекта, тогава в тази ситуация е по-добре да разчитате само на себе си. В тази ситуация подгответе за изпълнение само онези промени, които можете да приложите сами.