От интранет към цифрово работно място
* превод на статията от Carwin Heierman, оригиналът елинк
Днес интранетът е ключов актив за една компания и нейните партньори, клиенти и доставчици. Той използва гъвкави, адаптивни приложения и бизнес процеси. Това е центърът на мрежа, която включва споделяне на знания, вертикални комуникации, приложения и работен процес. Съвременната стратегия на компанията вече не е развитието на самия интранет, а изграждането на дигитално работно място, което позволява взаимодействие с различни системи, служители и компании от една точка.
От старо към ново и от традиция към иновация
Интранетът в много компании не изпълнява точно функциите, които първоначално са били предназначени за него, сега има нужда от преосмисляне на задачите, които трябва да бъдат решени от интранет, за да се постигнат ползи за бизнеса, например:
Някои компании използват интранет като система за управление на документи. За преобразуването му ще е необходимо съгласието на цялото ръководство на дружеството.
Някои компании имат толкова лош и неудобен интерфейс в интранет мрежата, че използването му остава на изключително ниско ниво. Бъдете готови да разработите проект за промяна на дизайна, функциите и овладяване на системата от потребителя от нулата.
Някои компании изобщо нямат "култура на взаимодействие". Най-често те използват имейл и традиционни приложения. В този случай е необходимо да се обмисли система за управление на промените и включване на потребителите.
Вашият интранет в глобална перспектива
Фигурата по-горе илюстрира четири слоя: традиционен интранет, социален слой, сътрудничество, интегрирани бизнес приложения, бизнесСтойност
Традиционен интранет:Фирмен глас и канал за новини. Това е класически начин за предаване на информация на служителите.
Социален слой:Социални елементи, които служителите вече използват извън офиса: тагове, харесвания, профили, емисии с новини, дискусии и др.
Сътрудничество:Управлявайте отдели или проекти чрез общности. Всяка общност има свои собствени нива на сигурност и всеки потребител има свои собствени права за достъп. Когато е необходимо, можете да отворите достъп на външни потребители. Всеки проект или отдел има своя собствена общност.
Приложения:Този елемент често е този, който има най-голямо влияние върху производителността. Малки „умни“ и силно гъвкави приложения за поддръжка на бизнеса трябва да се използват в контекста на общностите. Примери за приложения могат да бъдат: управление на документи, план за действие, проект, бюро за помощ, блог, форум, често задавани въпроси и др.
Ключови функции и процеси за надграждане на всеки интранет
Интранет е потребителско изживяване!
Трудно е да се пренебрегне необходимостта от страхотен интерфейс в наши дни. Комбинирайки богата функционалност, мобилна стратегия и удобен интерфейс, шансовете за успешно развитие на системата значително се увеличават. Инструменти и процеси, които не изглеждат „достатъчно добри“ или са твърде сложни за работа, просто се пропускат. Струва си да се отбележи, че страхотният интерфейс е важен елемент от успеха на проекта. Това води до въпроса за избор на качествен и надежден доставчик, тъй като ще имате нужда от:
Възможности за облак/кутия (и бъдещ безпроблемен преход към облака)
Функции за сътрудничество (прости,без допълнителни усилия за обучение на потребителите)
Социална функционалност (осигуряване на по-добро и по-бързо взаимодействие между служителите)
Съвместим с мобилни устройства (системата трябва да работи на ВСЯКО устройство с ВСЕКИ браузър)
Страхотен потребителски интерфейс (трябва да е интуитивен и да не изисква безкрайни настройки)
И това ни води до следващата тема...
Но имам SharePoint, така че имам всичко...
SharePoint е доста често срещано решение за много компании. На хартия, разбира се, той отговаря на всички изисквания от IT гледна точка. Но в реалните бизнес изисквания често не отговаря (вижте точките по-рано). За съжаление SharePoint често не надхвърля обичайното съхранение на файлове (второто от изброените по-рано нива). Освен това има огромна разлика между SharePoint в кутията и в облака. Освен това преходът от кутията към облачната версия най-често е свързан с много трудности. Ако вече имате една бизнес логика в корпоративния SharePoint, тя най-вероятно няма да пасне в SharePoint Online. Тези с Office 365 често работят повече с добрия стар имейл. Познатата поговорка „никой не бива уволняван, защото купува продукти на Microsoft“ осигурява известно ниво на комфорт при закупуване на т.нар. водещи на пазара продукти. Трябва да се помни, че много проекти за създаване на SharePoint портали на практика не отговарят на първоначално зададените бизнес изисквания.
Пример за това е докладът на Глобалната общност на информационните специалисти (AIIM), озаглавен „Пъзелът на SharePoint“. Този доклад показва, че само 28% от фирмитеSharePoint се използва от всички служители, което показва реален провал в усвояването на системата от потребителите. Въпреки това SharePoint е доста популярен сред консултантите и големите интегратори. Това е съвсем разбираемо, тъй като според препоръката на самата Microsoft за всяка рубла възнаграждения за внедряване на портала SharePoint ще са необходими осем.
Времето за излизане на пазара с SharePoint също е проблем поради дългите времена за изпълнение (вижте оценката на разходите на Gartner по-долу). Въпреки това, без значение какъв инструмент използвате, той трябва да има удобен за потребителя интерфейс и правилните функции, така че бизнесът да може да го научи и използва максимално. Освен това ИТ отделът и отделът за вътрешни комуникации понякога искат да постигнат различни цели, но се нуждаят от едно и също решение. Както споменахме по-рано, текущият ви интранет трябва да бъде трансформиран в дигитално работно място. Скоростта на този процес зависи от много фактори, сред които фирмената култура е най-важна. Уверете се, че бъдещите промени са възможни и рентабилни.
Някои ценни примери от Gartner
Препоръки на Gartner
„Помислете (поне първоначално) за прости и поддържащи реализации, които разчитат повече на облачни решения, отколкото на персонализирано персонализиране, за да запазите първоначалната еднократна цена между $50 и $100 на потребител; проучете внимателно всички отклонения от това."
Бъдете готови за промени, които ще се наложат рано или късно:
От решение в кутия до облака, поне отчасти;
Преминаване от интранет култура към цифрово работно място;
Разнообразие от бизнес процеси,предлага се в магазина за приложения;
Преместване на фокуса от социализацията на компанията към социализацията на приложенията и бизнес процесите.
Фигурата по-долу показва посоката на тази трансформация.
Вашият интранет трябва да има широк набор от функционалности
- Достъп до портала по подразбиране (например чрез технологията Single Sign-On)
- Външен вид и използваемост
- Подходящо търсене
- Насочено съдържание
- Персонализирано съдържание
- Профил на служител
- Търсене на служители
- Съвместни работни пространства, общности или групи
- Анкети (за „анимиране“ и ангажиране на потребителите)
- Отчети за използване
- Комплект за разработка на софтуер за създаване на ваши собствени приложения
- Widgets (за персонализиране на портал)
- Център за уведомяване
- Новини в Twitter (или вътрешен информационен поток, като SAP или друга система)
- Горещи клавиши (помагат на потребителите в ежедневната работа)
- Много начини за показване на информация
- Безопасно изграждане на общности
- Управление на знания
- Работа с документи
- Разширени настройки за сигурност
- Пълен App Store
Атрактивен и прагматичен интранет
Управление на съдържанието и "наследени" системи
Определено ще имате нужда от безупречна система за управление на документи, която може да се използва индивидуално или – по-разумно – колективно. Свържете други платформи към вашия интранет. Можете да изберете как да го управляватеизползване (например отворен достъп само за четене до документа). Уверете се, че можете да внедрите нови технологии във вашия бизнес без риск от загуба на познати данни.
Ангажиране на потребителите и комуникации
Интеграция
Осигурете интеграция в интранет, както и в области на взаимодействие (например в общности и групи). Смята се, че основният кандидат за интеграция е SAP. Насочете потока от информация от SAP към разработения интранет. Информирайте бизнес потребителите. Позволете на потребителите директен достъп до наследени системи като SAP или OpenText. Интеграцията в по-голяма степен се състои в довеждане на информационния поток до крайния потребител. Също така ви позволява да комбинирате съществуващи приложения в магазин за приложения в интранет. Важно е да се разбере, че правилната интеграция е един от елементите на успеха на цялото предприятие.