Планиране при извънредни ситуации, блог на 4brain

Ами ако вашият основен доставчик обяви фалит? Или най-добрият ви служител си е счупил крака и е без работа от няколко месеца? Такива непредвидени обстоятелства могат да обезсърчат дори най-силния лидер. Затова трябва да сте подготвени за тях. Планирането не е само нещо глобално. Това означава да мислите и за малки събития, като загуба на информация, член на екипа, доставчик и т.н. В бизнеса е важно да се предвидят тези случаи, за да се реагира веднага и да се коригира ситуацията, когато възникне негативно събитие.

Оценка на риска

Необходимостта от план за действие при извънредни ситуации произтича от внимателен анализ на рисковете и трудностите, пред които една организация може да се изправи. Също така е полезно, когато започвате нов или дългосрочен проект - какво ще стане, ако "План А" се провали? В света на бизнеса много неща се объркват, защото има десетки фактори, които е трудно да се предвидят. Така че създайте „План А“ и „План Б“ в случай, че нещо се обърка.

Използвайте следните принципи:

Идентифицирайте всички важни процеси за вашия бизнес. Ако възникне проблем, той ще засегне преди всичко най-важните аспекти. Затова подчертайте основните и анализирайте как загубите могат да бъдат сведени до минимум.
Идентифицирайте рисковете. С какви рискове може да се сблъскате? Кой аспект от вашия бизнес е най-важен за успеха? Създайте списък с потенциални заплахи.
Приоритизирайте рисковете. Може да има толкова много потенциални заплахи, че ще бъдете съкрушени. Затова определете с какви рискове ще се справите. Много е важно да не претоварвате плана. Трябва да намеритеразумен баланс между това, което може никога да не се случи, и адекватна подготовка за възможна негативна ситуация, на която можете бързо и ефективно да реагирате.
Вземете предвид психологическата среда. По време на непредвидено събитие хората стават много нервни и дори да имат "план Б", не е задължително да го следват. Затова работете върху психологическата стабилност на вашите хора.

План за развитие

Когато разработвате план, имайте предвид следните точки:

Вашата основна цел е да поддържате работата на основните си бизнес процеси. Какво е минималното ниво на обслужване и функционалност, които могат да бъдат предоставени в случай на непредвидено събитие?
Задайте периоди от време. Какво трябва да се направи в първия час след настъпването на непредвидено обстоятелство? Първи ден? През първата седмица?
Дефинирайте тригера. Как да разберете кога е време да започнете "План Б"? Решете какво ще бъде първото действие. Кой ще отговаря за изпълнението на плана?
Планът трябва да е прост инаписан на разбираем език. И изпълнението му не трябва да предизвиква ненужни въпроси.
Имайте предвид липсата на ресурси. Какви ресурси ще ви липсват в случай на бедствие?
Дефинирайте "успех". Как ще разберете, че извънредната ситуация е преодоляна?
Включете "План Б" в стандартните процедури. Това може да изисква специално обучение за вашия екип.
Управлявайте риска. Рисковете обикновено могат да бъдат сведени до минимум.

Изпълнение и поддържане на плана

Няма да е достатъчно просто да напишете план на лист хартия и да го оставите настрана. Трябва редовно да преглеждате плана, да правитеизменения.

Ето няколко съвета:

Кажете на екипа си за вашия план.
Кажете на екипа си за техните роли по време на извънредна ситуация.
Провеждане на екипно обучение.
Оценете резултатите от обучението.
Преглеждайте плана си от време на време.
Раздайте ревизирания и коригиран план на вашия екип и се уверете, че старият план е премахнат.

Одитът на плана трябва да се разбира като:

Преоценка на рисковете за вашия бизнес.
Анализ на усилията за контрол на риска и други подходи, ако са необходими твърде много усилия.
Мозъчна атака как да действате бързо и ефективно при непредвидено обстоятелство.

Планът за извънредни ситуации често се пренебрегва от много компании. Лидерите вече са заети с ежедневна работа, така че често нямат достатъчно време и желание да се занимават с такива дреболии.

Създаването на такъв план обаче не означава, че трябва да отделяте допълнителни ресурси. Понякога е достатъчно да напишете ясни инструкции, да разпределите отговорностите на членовете на вашия екип и да гарантирате, че всеки човек ясно знае какво да прави.

Ако можете да си го позволите, тогава инвестирайте и ресурси – технологични, човешки, финансови. Това е един вид застраховка, която ще помогне на вашия бизнес да остане на повърхността. Също така не забравяйте, че понякога непредвидено събитие засяга всички компании в дадена страна или регион, което означава, че тези, които са най-добре подготвени за него, ще получат конкурентно предимство.