Поддръжка, регистрация на лични досиета на служители, статии
В случай на наемане на нов служител, персоналната служба на институцията, а ако няма такъв, счетоводният отдел, формира личното му досие. Това повдига редица въпроси. Как да организираме и водим бизнес? Къде да съхраняваме? В тази статия ще се опитаме да им отговорим.
Оформяне на лично досие
Досието на всеки служител може да включва следните документи: - молба за работа; - копие от трудовата книжка; - копия на дипломи, свидетелства за образование, документи за присъждане на научна титла, степен; - медицинска справка (при задължителен медицински преглед); - копие от заповедта за наемане на работа; - въпросник; - копие на паспорта; - копие от трудовия договор; - длъжностна характеристика; - копия от заповеди, свързани с трудова дейност (трансфер, командировка, бонуси); - документи за сертифициране, усъвършенствано обучение. През периода на работа на служителя в институцията отговорното лице взема предвид всеки документ от личното досие във вътрешния опис. Съставен е в съответствие с Приложение 10 към Основните правила*(1). Първо се посочват документите, които служителят попълва при кандидатстване за работа, след това се описват документите за образованието на служителя, след това документите за неговата работа, движения и др. Описът завършва с документи за уволнението на служител на институцията. Информация за серийните номера на документите по делото, датите, заглавията, номерата на листовете на делото, необходимите бележки се въвеждат в съответните колони. В края на описа се отбелязва броят на вписаните в него документи и описни листове. Вътрешният опис се заверява с подписа на съставителя с посочване на неговата длъжност, трите имена и дата на съставяне. По-долу е даден пример за попълване на Вътрешен инвентар.
СледКогато служител бъде уволнен от предприятието, неговото лично досие се попълва и по правило се прехвърля в архива на институцията или държавния архив. Съгласно чл. 337 от Примерния списък * (2) личните досиета на ръководителите на организации, членовете на управителните, изпълнителните, контролните органи на организацията, служителите с държавни и други титли, награди, отличия, научни степени и звания, се съхраняват за неопределено време (постоянно), а други служители - 75 години.
Начини за съхраняване на документи
Как да организира съхранението на документи, всяка институция решава самостоятелно. Можете да ги дарите в архива или да организирате съхранение в помещенията на институцията. Ако институцията е решила да съхранява документи в своите помещения, трябва да се помни, че документите не могат да се съхраняват в работни помещения, неподходящи за тази цел. За съхранение е необходимо да се отдели отделен офис, който трябва да бъде оборудван със стелажи или шкафове. Ако трезорът има прозорци, тогава е по-добре да закупите глухи заключващи се шкафове, за да предотвратите навлизането на слънчева светлина и съответно последващото избледняване на документите. Няма да е излишно да се вземат мерки за защита на помещенията (решетки на прозорците, метална врата). За осигуряване на бързо търсене на документи е необходимо да се разработи номенклатура на делата или опис. Това е списък от документи с определени характеристики: номер на делото, брой единици за съхранение, срок на съхранение.
Регистрация на лично досие за предаване в архива
Обикновено в процеса на формиране на лично досие документите се поставят в него в обратна хронология, т.е. първо се поставят документи за уволнение, след това за преместване на служител, заповеди за стимули и наказания и след това документи за работа. Два документа, които се поддържат от отговорното лице или отдела по персонала −вътрешен опис и допълнение към личен лист за кадри - най-често се поставят в началото на делото за удобство на поддържането им. Водейки се от Основните правила, при подготовката на личните дела за предаване в архивно съхранение, документите на всяко от тях трябва да бъдат систематизирани хронологично. За личен лист за досиета на персонала и автобиографията ще се появи датата на тяхното попълване. Тези документи трябва да бъдат поставени в началото на делото, след това копия от документите за образованието на служителя. След това се прилагат копия от документи за образование, документи за работа (автобиографии, характеристики, препоръчителни писма), молба на служител за работа, трудов договор, копие от заповед за работа, типова или индивидуална длъжностна характеристика. След това в пряк хронологичен ред има документи, които се съставят в институцията по време на трудовата дейност на служителя. Основните правила описват изискванията за формиране и оформяне на лични досиета. Въз основа на ал. 3.6.3 от тези правила личните досиета на служителите трябва да бъдат попълнени изцяло: - завеждане или подвързване на делото; - номериране на листовете на делото; - съставяне на заверителен лист; - съставяне при необходимост на вътрешен опис на документите; - извършване на необходимите уточнения в детайлите на корицата на делото (изясняване на името на организацията, регистрационния индекс на делото, последните дати на делото, заглавието на делото).
След завършване на формирането на лично досие за прехвърляне в архивно хранилище е необходимо да се номерират листовете му. В съответствие с клауза 3.6.8 от Основните правила, номерирането се извършва с обикновен молив в горния десен ъгъл на всеки документ. Листовете в досието трябва да са не по-малко от броя им, посочен във вътрешния опис. Въпреки че на практика понякога има действително по-малко листове оттехният брой е посочен във вътрешния опис. В този случай този случай не трябва да се архивира, но е необходимо да се коригира допуснатата грешка. За ръководител се определя лицето, на което е възложено разследването за установяване на причините за липсата на документи. Тогава са възможни следните опции: —намерени са документи. Същите са съставени и надлежно заведени по делото; —Документите не са намерени. При недостига им се съставя акт, единият екземпляр от който се прилага в лично дело. Според нас е целесъобразно да се състави нов вътрешен опис на документите от това лично дело, като старият трябва да се остави в досието.
Подвързване на лично дело
След завършване на номерирането на личното досие, неговото обвързване и дизайнът на корицата на делото се извършват в съответствие с Приложение 11 към Основните правила. Личните досиета на уволнените служители могат да се вземат предвид по два начина: —всяко поотделно; - за комплекси от случаи. Комплексът от лични досиета се разбира като обединение на няколко лични досиета на служители по азбучен ред по фамилни имена, имена и бащини имена в рамките на годината на тяхното уволнение, като се вземе предвид допустимият обем на един файл - не повече от 250 листа. Образец на заглавието на отделен лист е „Лично досие на Алексей Николаевич Сергеев, уволнен през 2006 г.“, набор от файлове е „Лично досие на служители, уволнени през 2006 г. A-Z“. Ако служител промени фамилното си име по време на работа в институцията, личното му досие се взема предвид по фамилия, а предишното се поставя в скоби. Заглавието на личното досие в случай на промяна на фамилното име изглежда така: „Лично досие на Козлова (Галкина) Мария Александровна, уволнена през 2006 г.“
Достъп до лични файлове
Служителят има достъп до личното си досие и има право да прави копия на необходимите му документи (член 89 от Кодекса на труда на Руската федерация). Но работодателят трябва да се съобразирежим на секретност, тъй като цялата информация за служителя може да бъде получена само от него (клауза 3 от член 86 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако друга организация се нуждае от информация за някой служител, тя може да бъде предоставена само при писмено искане. Искането трябва да бъде придружено от изявление от самия бивш служител с думите: „Моля да предоставите такава и такава информация за мен на организацията, такава и такава, в която работя в момента.“ В противен случай е възможно съдебно дело. Достъпът до личните данни е разрешен само на специално упълномощени лица, като полицейски служители или прокурори.
Въпроси при оформяне на лични досиета
При подготовката на личните дела за архивно съхранение в тях често се откриват документи, които нямат дати (по вина на лицата, които са изпълнили документите на наетия служител). Как да генерираме такива документи? Първо трябва да проверите дали въпросните документи са посочени в описа на документите на личното дело. Ако в описа са посочени документи без дата, по-добре е те да се образуват след основните документи на делото, които имат дати, но преди описа. Ако тези документи не са посочени в описа - оформете след него. В личното досие на служителя заповедта за наемане е с по-ранна дата от заявлението му. В какъв ред да се оформят тези документи в лично досие? По правило личните досиета се подреждат в хронологичен ред. Следователно служителят първо пише изявление и едва след това се издава заповед. Но тъй като ситуацията изглежда различно, в съответствие с Основните правила причината за несъответствието на операциите трябва да бъде посочена в съответния предговор, чийто текст може да изглежда така: „В личното досие на служителя заповедта за наемане на работа е с дата по-ранна от заявлението. Тази поръчка не е запазена впроцеса на систематизиране на документите от това лично досие. Документите се представят в логическа последователност, тоест в реда, който трябва да се спазва при кандидатстване за работа.
В. Прокофиев, експерт на списанието "Институции за физическа култура и спорт: счетоводство и данъчно облагане"