ПОДОБРЯВАНЕ НА СЧЕТОВОДНАТА СИСТЕМА НА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА БАЗА НА БЕНЧМАРКИНГ - Финанси и данъци
В момента ролята на счетоводството като средство за бизнес комуникация се е увеличила, то действа като един от основните информационни ресурси на държавите, които реформират икономиката, за да повишат ефективността на производството и да подобрят благосъстоянието на гражданите. Счетоводството е необходимо за всички лица, занимаващи се с бизнес, управление на имоти, инвестиции и финансиране.
Целта на тази статия е да разработи предложения за подобряване на счетоводството въз основа на инструменти за сравнителен анализ.
За да се формират насоки за подобряване на счетоводството в една организация, е необходимо да се определи текущото състояние на нещата. Понастоящем няма обективни общоприети критерии за определяне на ефективността на корпоративните счетоводни системи. Оценката обаче може да се извърши по косвени показатели, като се използват методи, прилагани за оценка на други системи и др.
Един от основните въпроси на изследването беше да се определи полезността на счетоводната и аналитичната информация за управлението на организациите. Най-обективната оценка е оценката на дейността на счетоводната служба от ръководителите по десетобалната скала. Разсейването на получените оценки е максимално – от един до десет точки (фиг. 1).
Средната оценка на мениджърите е 6,2 точки, други 6% от мениджърите са се затруднили да оценят. Работата на само 3% от счетоводните служби е отбелязана с най-висока оценка, 4% от счетоводните отдели са получили 9 точки, което не е достатъчно, за да се определи задоволителното състояние на счетоводството в организациите.
Оценката на счетоводните дейности може да бъде детайлизирана чрез подчертаванеот него такова направление като формирането на пълна и полезна информация във финансовите отчети за управлението на компаниите. Сред отговорите на този въпрос, на първо място, се открояват такива отговори като „информацията е полезна и достатъчна“, „информацията е полезна, но не е достатъчна“ за вземане на управленски решения (фиг. 2).
Най-често полезността на счетоводната и аналитичната информация се оценява от мениджърите от 30 до 50%. За да се подобрят полезните качества на финансовите отчети, според 39% от мениджърите, те трябва да бъдат подсилени с финансова информация. Липсата на нефинансова информация се отбелязва от 38% от анкетираните.
Подобни данни са получени в други изследвания, по-специално в произведенията на S.V. Антонов [1].
Повече от половината от анкетираните счетоводители и повече от една трета от мениджърите смятат, че проблемите с подобряването на качеството на счетоводната информация могат да бъдат решени в рамките на публично-частно партньорство, което се дължи на редица фактори:
- местните счетоводители нямат достатъчен опит в организирането на счетоводството в пазарни условия;
- за разпространението на най-добрите практики е необходима специална инфраструктура, организирането на която в съвременните условия е възможно само за държавата, големите компании могат частично да създадат условия за разпространение на опит в рамките на асоциации, за средния и малкия бизнес е невъзможно да се реши такъв проблем [3, 157 - 163].
Проучването на състоянието на счетоводството въз основа на въпросник определи недоволството от счетоводната и аналитичната информация на ръководството на организациите, други потребители на счетоводни (финансови) отчети (62%), разкри тесните места в изграждането на счетоводната система, които включват липсата на възможност за получаване на необходимите знания.
ПонастоящемБенчмаркингът е един от най-известните инструменти за разпространение на най-добрия опит и знания. Историята на бенчмаркинга има няколко хиляди години, според Конфуций, човек има три възможности да действа "умно":
- медитирането е най-благородният начин;
- имитирането е най-лесният начин;
- натрупването на опит е най-тъжният начин [4, с. 56].
Комбинирайки размисъл и имитация, човек може да избегне тъжния път за постигане на целта. Няма единен подход към бенчмаркинга. Най-разпространеният е подходът към бенчмаркинга като инструмент за подобряване на различни аспекти от дейността на организацията въз основа на измервания и творческо пренасяне на най-добрия опит във вашата организация.
Правилното използване на опита на най-добрите компании ви позволява да намалите разходите, да оптимизирате избора на стратегия за организацията. Бенчмаркингът комбинира анализ на индустрията, анализ на конкурентите и собствени знания в една система за постигане на бизнес успех. Индустриалният анализ е задължителна стъпка в бенчмаркинга и помага да се идентифицират причините за лидерството на определени бизнес субекти спрямо други. Според изследване на Д. Форсайт и К. Тилт, 57,4% от чуждестранните компании използват бенчмаркинг като метод на управленско счетоводство [6, p. 336].
Модерната организация е сбор от специализирани отдели и същевременно дейности за изпълнение на процеси. Процесният подход в управлението се счита за по-ефективен от функционалния, който разглежда организацията като набор от отдели, изпълняващи различни функции. Процесният подход е приложим за организацията на счетоводството, което може да бъде представено като набор от бизнес процеси за събиране, обработка, съхранение и предоставяне на информация.
Изграждането на бизнес процеси не гарантира продължаващото лидерство на организацията. След изтичане на времето създадените бизнес процеси намаляват своята ефективност, така че е необходимо да се поддържа необходимото им ниво, за тази цел се извършва мониторинг и непрекъснато подобряване на процесите. Наред с бенчмаркинга се използват редизайн и реинженеринг. Според H.J. Харингтън, в близко бъдеще повече от 95% от организациите ще използват методология за подобряване на процесите, за да подобрят своите дейности [5, p. 4]. Всички тези методи са приложими за подобряване на счетоводните бизнес процеси, сравнението на параметрите на които е представено в табл. 1.
Сравнение на параметрите на методологията за подобряване на процеса
Източник: съставено от [2].
Следователно всяка от методологиите има определени предимства и недостатъци. Изборът на методология се извършва от организацията, като се вземат предвид конкретните обстоятелства. Решението за необходимостта от подобрения се основава на наблюдение на ефективността на бизнес процесите, което може да се извърши по време на вътрешен одит. По правило следните недостатъци показват неефективността на счетоводните бизнес процеси:
- голям брой грешки в хода на бизнес процеса, ниско качество на генерираната информация;
- липса на необходими счетоводни процедури за формиране на информацията;
- наличието на излишни счетоводни процедури, когато разходите за получаване на информация надвишават ефективността на нейното използване;
- неспазване на необходимите критерии на конкретни правила, счетоводни политики, вътрешни стандарти;
- надценена продължителност на бизнес процеса.
Наред с недостатъците в мониторинга на бизнес процесите трябва да се отбележат и положителни преживявания. Ако управлениетоорганизацията стигне до заключение за бенчмаркинг, тогава трябва да се подходи компетентно към нейната организация.
Процесът на бенчмаркинг започва със създаването на група за бенчмаркинг, в която може да се включи специалист. При първоначалния бенчмаркинг участието на специалист е полезно. Работната група трябва да включва служители, заинтересовани от промени, специалисти в сегмента, който ще се измерва. Ръководителят на проекта трябва да бъде служител с необходимите правомощия да прави промени в процеси и други проекти.
Преди сравнителния анализ е необходимо да се одобри приблизителна или твърда оценка на проекта, източници на финансиране.
Бенчмаркингът се основава на измервания, които надеждно и точно характеризират:
- други показатели, отразяващи спецификата на работата на счетоводителите, разбираеми за всички участници в бенчмаркинга. Възможно е да се отделят различни групи показатели за извършване на сравнителен анализ на системите за счетоводство и вътрешен контрол, бизнес процесите и функциите на икономическите субекти:
- показатели, отразяващи процента на установените грешки от системата за вътрешен контрол и нейната ефективност;
- показатели, отразяващи процента грешки, установени от системата за външен контрол;
- показатели, отразяващи нарушения на изпълнението на документи, времето на формиране и представяне на информация, отчети;
- показатели за продължителност на цикъла, ефективност на счетоводната система;
- показатели, отразяващи качеството на персонала и развитието на счетоводната система.
Като пример, в табл. 2 систематизирани показателя, отразяващи нарушения на документооборота, времето на формиране и представяне на информация, доклади. Представени в табл. Могат да се допълнят 2 показателясъответствие с характеристиките на организацията.
Индикатори, отразяващи нарушения на изпълнението на документи, времето на формиране и подаване на информация, доклади
По същия начин са разработени индикатори за останалите групи. Най-значимите показатели са продължителността на цикъла, ефективността на счетоводната система. Те включват:
- минималният (среден) цикъл от време за процеса на изготвяне на декларация за заплащане (разплащане и плащане), други документи;
- продължителността на формирането на фактура (фактура), процеса от получаване на заявка до печат;
- брой дни за регистриране на транспортните разходи;
- броя на дните за приключване на отчитането;
Ефективността на счетоводната система е силно повлияна от разходите. Примерите за сравнения между организации включват следните разходи:
- да въведете една транзакционна сметка, една фактура;
- при регистриране на изчисления за възнаграждение за един служител;
- комуникация на база всеки акционер (участник) и др.
Движението напред се характеризира с показатели за обучение, повишаване на квалификацията, например среден годишен брой дни на обучение за всички счетоводни служители.
Измерванията се извършват във всички компании, които решат да извършат бенчмаркинг, като резултатите от измерванията се документират - изготвят се работни документи за бенчмаркинг (Таблица 3).
Елементът за оценка, взет като бенчмарк, се въвежда в колона "Стойност на референтната организация", а колоната "Стойност на организацията" съдържа информация за представянето на организацията, провеждаща бенчмаркинга. Колоната „Ограничения за прилагане“ отразява съществуващите ограничения за приемане на референтната практика. контроллист се разглежда като пример. В процеса на бенчмаркинг се изготвят други документи, които спомагат за постигане на целта на проекта.
Особено внимание се обръща на откриване на причините за постигане на високи резултати и техния анализ. За анализ трябва да се използва само документирана, потвърдена информация. Предложените проекти трябва да са приемливи за организацията.
За да се определи истинският стандарт, трябва да се обърне внимание на сравнимостта на информацията, ако информацията не е сравнима, тогава трябва да се направят корекции.
Ако компанията е убедена в пълното съответствие на получените данни, тя формира нови насоки и ги прилага на практика. Предизвикателството трябва да бъде не само да настигнеш лидерите, но и да надминеш най-добрите компании, ако е възможно.
Най-често обект на сравнителен анализ са такива аспекти като себестойността на продукцията на служител, обемът на текущата работа, подобряването на ефективността на бизнес процесите и др.
Успехът на сравнителния анализ зависи от много фактори:
- Възможности за сътрудничество с лидери;
- наличие на инфраструктура за сравнителен анализ;
- наличие на информация за самия бенчмаркинг.
Бенчмаркингът дава възможност за постигане на високи, но постижими цели в бизнес сегменти, които са значими за организациите, въз основа на анализ на стандарти, които характеризират най-добрите методи за изграждане на счетоводни и аналитични системи и определяне на механизмите за изграждане на тези системи. Анализът на съществуващия опит и прилагането му в тяхната дейност позволява рационално използване на наличните ресурси. Този подход има голяма възможност за практическо приложение при подобряването на спомагателните процеси, тъй като спомагателните процеси имат прилики, независимо от принадлежността към индустрията. И преди всичко такава приликаима счетоводство.
1. Антонов С.В. Анализът на финансовите отчети като информационна подкрепа за управление: резултатите от проучване на топ мениджъри // Икономически анализ: теория и практика. 2007. N 23. С. 48 - 55, N 24. С. 48 - 54.
2. Зиберт Г., Кемпф С. Бенчмаркинг. Ръководство за практици / Пер. с него. / Ед. ЛИЧЕН ЛЕКАР. Манжосов. М.: KIA център, 2006. 128 с.
3. Кузнецова Л.Н. Усъвършенстване на счетоводството с използване на инструменти за сравнителен анализ: Монография. Ростов на Дон: РГЕУ "РИНХ", 2012. 176 с.
4. Соловьова Ю.Н. Конкурентни предимства и бенчмаркинг. Текстове на лекции. Санкт Петербург: Издателство на Санкт Петербургския държавен икономически университет, 2009. 120 с.
5. Харингтън Дж. Съвършенство на управлението на процеси / Пер. от английски. А.Л. Раскин, В.В. Шахлевич / Под науч. изд. В.В. Брагин. М.: Стандарти и качество, 2007. 120 с.
6. Чая В.Т., Чупахина Н.И. Перспективи за развитие на управленското счетоводство // Икономически анализ: теория и практика. 2007. N 22. С. 2 - 14.
Кандидат на икономическите науки, доцент от катедрата по одит на Ростовския държавен икономически университет (RINH)
Авторът изразява своята дълбока признателност и благодарност за помощта и постоянния интерес към тази тема на своя научен ръководител, доктор на икономическите науки, професор Н.Т. Лабинцев.