Подпис на главния счетоводител при аутсорсинг

Липсата на счетоводител на пълен работен ден и прехвърлянето на счетоводни правомощия на трета организация е доста често срещана ситуация. В тази връзка на практика често възниква въпросът как правилно да се съставят документи, така че трета страна, представител на аутсорсинг компания, да може да подпише документи за главния счетоводител на организацията.

Има редица нюанси, на които определено си струва да обърнете внимание. Това щеизбегне подвеждането под отговорностза нарушаване на правилата за счетоводно отчитане на приходите и разходите на организацията (поради подписването на първични документи от неупълномощени лица и последващото евентуално признаване на разходите на организацията като необосновани и непотвърдени според тези първични документи от данъчните власти). Действително, съгласно разпоредбата на чл. 120 от Данъчния кодекс на България глобата, наложена на организацията за това нарушение, може да варира от 10 000 до 40 000 рубли и повече в зависимост от конкретния вид нарушение. Освен това длъжностно лице на организация (по-специално директор) може да бъде привлечено по чл. 15.11 от Кодекса за административните нарушения на България (глоба в размер от 5 000 до 20 000 рубли или лишаване от право за период от 1 до 2 години).

Тъй като гражданското и трудовото законодателство не съдържа специални правила за възлагане на дейности на външни изпълнители, правилата за предоставяне на услуги срещу обезщетение се прилагат към такива правоотношения. Съгласно параграф 1, 4 на чл. 185 от Гражданския кодекс на Руската федерация, правомощията, еквивалентни на пълномощно, ще се прилагат и в случаите, когато пълномощията на представителя се съдържат в договора (включително между представителя и представлявания). По този начин, за да бъде упълномощено подписващо трето лице,в повечето случаи е необходимо в договора запредоставяне на счетоводни услуги ясно посочва:

чиито правомощия са прехвърлени на трета организация (в нашия случай главният счетоводител);
кое лице - представител на организация на трета страна - има право да подписва документи за главния счетоводител (пълно име, паспортни данни, длъжност в организация на трета страна);
правото да подписвате кои конкретни документи се прехвърлят по договора на упълномощено лице на организация на трета страна (избройте всички необходими документи).

След като ясно посочи тези аспекти в договора, в бъдеще, когато подписва документи от упълномощено лице, позицията в реквизита за подпис трябва да бъде посочена, както следва: „Главен счетоводител (съгласно договор от ________ № __)“, където в липсващите колони е необходимо да се посочат подробностите на договора за предоставяне на счетоводни услуги.

В същото времеима изключения, които се прилагат в областта на данъчните отношения, както и отношенията, свързани с изчисляването и плащането на застрахователни премии. Така че, за да подписва документи за главния счетоводител в тези области, подписващият от трета организация ще трябва допълнително да издаде пълномощно в съответствие с действащото законодателство на България1.

В този случай позицията в подробностите за подписа върху документите ще изглежда така: „Главен счетоводител (с пълномощно от ________ № __)“, където в липсващите колони е необходимо да се посочат подробностите за пълномощното, издадено от организацията - клиент на услугите.

Отделно, заслужава да се обърне внимание на читателите на случаите на неправилно използване на данните за подписа на главния счетоводител при прехвърляне на правомощията му на трета организация: например използването на фразите „и.д. главен счетоводител”, „и.д.гл.счетоводител”, „за глсчетоводител” не е оправдано от гледна точка на действащото законодателство. Факт е, че нормите на законите не съдържат такива понятия и в общоприетия смисъл те се свързват само с временно прехвърляне на правомощия от един служител на друг в рамките на организацията (в случай на отпуск по болест, отпуск, вътрешна работа на непълно работно време и др.).

Аутсорсингът сега е много разпространен в бизнес средата. Основно защото тази форма на получаване на услуги помага на организацията да спести значително от разходите за възнаграждение на специалист, който се изисква от компанията периодично или на непълно работно време. И един от най-често срещаните може да се нарече счетоводен аутсорсинг. На пазара има голям брой предложения от счетоводни къщи, които предлагат своята помощ при водене на счетоводство и изготвяне на счетоводни и данъчни отчети.

Възможно е да се възложат задълженията за изпълнение на длъжността главен счетоводител на обслужваща организация, но това трябва да бъде посочено в договора между обслужваната компания и счетоводната къща. Освен това, последният може да предостави услугата "главен счетоводител" срещу допълнително заплащане.

И така, какви документи и кой ще може да подписва?Чл. 26 от Данъчния кодекс на България гласи, че данъкоплатецът (организацията-клиент) в отношенията си с данъчната инспекция може да действа чрез упълномощен представител. Такъв представител упражнява правомощията си въз основа напълномощно, което се издава в съответствие с изискванията на гражданското законодателство (клаузи 1 и 3 на член 29 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Упълномощено лице на аутсорсинг компанията може да подпише данъчната декларация на обслужваната организация, потвърждавайки пълнотата и точността на посочената в нея информация (клауза 5 от член 80 от Данъчния кодексRF). В същото време към данъчната декларация трябва да бъде приложено копие от пълномощното, потвърждаващо пълномощията на представителя да подпише тозиотчетен документ. Счетоводните отчети се третират по подобен начин 2 .

Ако директорът на дружеството възлага изготвянето и подаването на отчети на директора на счетоводната къща чрез пълномощник, тогава удостоверителният подпис върху отчета вече е положен в специална секция, предназначена за подпис на упълномощено лице, като се посочват данните на документа, даващ право на подпис: номер и дата на пълномощното.

И пълномощното ще трябва да бъде приложено към доклада (както беше споменато по-горе). В случай на изпращане на сигнал по телекомуникационни канали, сканиране на пълномощното също е включено в пакета документи, подписани и представени в данъчната инспекция. Ако не прикачите пълномощно, данъчните власти могат да откажат да приемат документи, тъй като само изпълнителният орган на компанията, ръководителят, има право да действа без пълномощно от името на организацията.

Що се отнася доподписа на главния счетоводител върху първичните документи, това също трябва да бъде посочено в договора с аутсорсинг компанията.

Често възниква въпросът как най-добре да поставите самия подпис върху първичния документ „чрез пълномощник“ или „действащ главен счетоводител“. Моля, обърнете внимание: ако правото на подпис е получено чрез пълномощник, тогава формулировката трябва да е подходяща.

Подпис под формата на "действащ" може да се постави само ако лицето действително изпълнява служебните задължения на временно отсъстващия служител. Когато в персонала на компанията няма такава длъжност като „главен счетоводител“, как може временно да изпълнява задълженията си? 3

Така че, за да има документът законна сила,той трябва не само да бъде правилно съставен, но и подписан от упълномощено лице.

Как да съставя подписа на главния счетоводител върху документи, ако счетоводството е възложено на външни изпълнители? Отговорът на този въпрос звучи просто: изобщо не съставяйте. Законът изисква подпис на главния счетоводител само в много ограничен списък от документи. Но на практикавместо главния счетоводителтакива документи се подписват въз основа на пълномощно от генералния директорот упълномощени представители.

Годишните и тримесечните финансови отчети, данъчните отчети не изискват подпис на главния счетоводител. Балансът се подписва от ръководителя на дружеството. Повечето от финансовите документи днес се подписват или от ръководителя на компанията, или от лице, упълномощено да подпише определен документ. Тоест, например, всеки служител на предприятието , както и специалист на аутсорсинг компания,имащ пълномощно от директора, може да постави подпис върху фактура.

Всъщност за мениджъра това означава, че единствено той носи пълната отговорност за действията на компанията и всички рискове падат върху него. И това е една от причините, поради която много ръководители на организации предпочитат да възложат счетоводни услуги по договор. За директорите на компании е важно да могат да се обърнат към независим експерт, който не се интересува от изкривяване на финансовата информация и отговаря за правилността на действията си с доброто си име, а често и с пари.

Аутсорсинг счетоводството и данъчното счетоводство се прехвърлят на трета компания въз основа на споразумение. Едно от условията му е точното посочване на длъжността, фамилията, собственото име и бащиното име на основния служител на компанията аутсорсинг, който ще се „занимава с вас“ (и в случаявременно отсъствие - лице, което го замества). Със заповед за основната дейност ръководителят на организацията му възлага функциите по поддържане на счетоводна и данъчна документация с право да подписва съответните първични счетоводни, отчетни и счетоводни документи. Като основа в поръчката се посочват датата и номерът на договора за услуга с аутсорсинг компанията.

Така че експертите съветват, в зависимост от това кой документ е подписан, да добавите към позицията на главния счетоводител данните за пълномощно или споразумение, което упълномощава това лице да го подпише: