Полезни съвети за работа с Microsoft Office, ComputerPress
Продължаваме темата за работа с Microsoft Office. Всички примери и екранни снимки в тази статия са направени с помощта на Office XP, но повечето от съветите са валидни за по-ранни версии на програмата. Ако описаните функции изискват Office XP, това е отбелязано в подзаглавията с буквите XP.
За да избегнете подобни ситуации, е полезно да се интересувате от различни тънкости в работата на програмата, която използвате. Първият съвет е по тази тема.
Скрити листове в Excel
В Excel е възможно да се намали броят на листовете, показвани в текущата работна книга. Това се прави много просто. Отворете текущия лист, изпълнете командата Форматиране - Лист - Скриване и той ще стане невидим. Тази функция може да бъде полезна, ако искате да скриете рядко използвани таблици или да „скриете“ важни данни, така че да не ги изтриете случайно. За да не се чуди колегата ви, след като получи такъв файл, къде са отишли данните, той трябва да знае, че има команда: Format Sheet a Display, която дава достъп до скритите файлове (фиг. 1).
Как да не загубите заглавия при превъртане на данни в Excel
Ако сте работили с големи таблици, чиито редове не се побират на екрана, вероятно сте забелязали, че когато превъртате данните, най-горният ред „тръгва“ нагоре и губите имената на колоните. Разбира се, това пречи на анализа на данните.
Как да решим този проблем? Изберете реда, следващ заглавния ред (фиг. 2), след което изпълнете командата Window и Freeze Panes. Сега, когато превъртате през данните си, винаги ще виждате заглавките на колоните.
Как да защитите документи от копиране (XP)
Често се случва документи за служебно ползване, въпреки забраната,въпреки това копиран от недисциплинирани служители. Случва се напомняния като „Компания ABC, поверително“ в долната част на всеки лист от документа да не се запазват. Често, за да не се покаже явно нарушение, такива надписи се огъват и след това документът се копира безопасно. Word 2002 въведе функция, която ще помогне за частичното разрешаване на този проблем. Тази нова функция са така наречените водни знаци, които представляват текст или изображение, поставени на заден план на всеки лист от документа. По-ранните версии на Word вече имаха възможност за създаване на фон, но такъв фон се вижда само на електронни документи и не се отпечатва. Водните знаци се използват само за отпечатването им. За да използвате функцията, изпълнете командата Format aBackground aSubstrate и изберете типа на фона – Текст или Изображение (фиг. 3). Ако например искате да поставите надписа „Копирането не е разрешено“, изберете текстовия режим и намерете подходящия надпис в менюто. След прилагане на тази функция ще бъде поставен фонов надпис по диагонал на цялото поле на документа. Разбира се, такъв документ също може да бъде копиран, но ще бъде по-трудно да се докаже, че копието е направено от документ без гриф за конфиденциалност.
Как бързо да запомните клавишните комбинации на Word
Всеки ще се съгласи, че използването на бързи клавиши може да бъде много удобно, но е много трудно да запомните и запазите толкова много информация в главата си. Оказва се, че самата програма ще ви помогне да запомните много клавишни комбинации, като ви подсказва всеки път, когато преместите мишката върху иконата. За да конфигурирате този режим, трябва да изпълните командата Сервиз и настройки и да изберете раздела Опции (фиг. 5). В този панел трябва да поставите отметка в квадратчето Включване на клавишни комбинации в подсказки и след това когазадържането на мишката върху иконата ще покаже подсказка (фиг. 6).
Нов достъп до функциите на Outlook в документи на Word (XP)
Как да направите автоматичното подравняване на формата по-лесно
Ако сте опитвали да начертаете блок-схема или диаграма с помощта на Word, може би сте забелязали, че може да бъде доста трудно да направите всичко идеално равномерно. Ето един лесен съвет, който улеснява тази задача. Изпълнете командата View от лентата с инструменти и от лентата с инструменти Draw, след което от лентата с инструменти Draw изберете Actions, което ви дава достъп до елемента от менюто Grid. Когато изберете елемент Grid, се появява панелът Snap to Grid, в който трябва да зададете разстоянието на мрежата и да поставите отметка в полето Show grid lines (Фиг. 8).
След това полето ще приеме формата, както е показано на фиг. 9. Сега е много по-удобно да подравните блок-схемата или да изградите идентични блокове на диаграмата.
Едновременно редактиране на група чертожни елементи
MS Word предоставя възможност за изграждане на сложни изображения от начертани векторни обекти, всеки от които можете да редактирате отделно (фиг. 10). На определен етап става необходимо да редактирате няколко елемента като един обект, но не всеки знае за съществуването на функция за групиране, която ви позволява да направите това.
За да групирате обекти, изберете обектите, които искате да групирате, след което изберете Действия → Групиране от лентата с инструменти за рисуване. Сега всички избрани елементи могат да се редактират заедно като един обект (фиг. 11).
Как да избегнем грешки при номериране
При добавяне (или изтриване) на таблици, фигури и формули към текста е възможно да има нарушения в номерирането им.
Това неудобство може да се избегне, ако надписите се вмъкват с помощта на специалната команда Insert.Свържете заглавие. Панелът, който се появява при изпълнение на тази команда (фиг. 12), ви позволява да въведете името и номера на следващата подфигура, таблица или надпис на формула, които автоматично ще променят номера при вмъкване на вложки. С помощта на панела можете също да създавате имена за други номерирани обекти, например, за да отчетете номера на диаграмата.
Как да намалим броя на бутоните в лентата на задачите (XP)
Word 2000 възприе модела на единичен интерфейс на документа. Това означава, че всеки документ се отваря в собствен прозорец и има собствена икона в лентата на задачите. С други думи, колкото документи на Word сте отворили на екрана, толкова икони има в лентата на задачите и можете да превключвате между тях с помощта на тези икони. Въпреки това, когато имате няколко отворени приложения и множество документи във всяко приложение, панелът става твърде разхвърлян. В този случай е по-удобно да се откаже от модела на интерфейс с един документ, което ще намали броя на иконите в лентата на задачите. За да преминете към този режим, е необходимо да изпълните командата Service and Options и да отворите раздела View (фиг. 13).
След това в полето Windows на лентата на задачите премахнете отметката от квадратчето. В резултат на това ще превключите в режим на интерфейс с множество документи и някои икони ще бъдат премахнати от лентата на задачите (фиг. 14). Имайте предвид, че тази функция не е налична под Microsoft Windows NT 4.0.
Как да копирате таблица от Excel в Word с препратка към изходни данни (XP)
Как да отмените няколко действия наведнъж
За да отмените последното действие, трябва да кликнете върху иконата за отмяна (стрелката под формата на къдрица), но не всеки използва функцията за отмяна оптимално. Ако трябва да се върнете наведнъж голям брой стъпки назад, тогава е много по-удобноотворете падащото меню (списък с последните действия), отбележете колко действия трябва да бъдат отменени и ги отменете всички наведнъж (фиг. 16).