Помощ за архивиране - пример за изтегляне
Архив на държавна, общинска институция, организация, предприятие (ведомствен архив) - архив, създаден от държавен орган, местно самоуправление, държавна, общинска институция, организация, предприятие за съхранение и използване на архивни документи, формирани в неговата дейност.
Основните задачи на архива на организацията са:
попълване на архива с документи, чийто състав е предвиден от правилника за архива;
осчетоводяване и осигуряване безопасността на документите;
създаване на научно-справочен апарат за архивни документи;
използване на документи, съхранявани в архива;
подготовка и предаване на документи, свързани с Архивния фонд на България, за постоянно съхранение в съответствие със сроковете и изискванията, определени от Федералната архивна служба на България и органите за управление на архивите на субектите на България.
поддържа списъци на организации и (или) структурни подразделения на организации - източници на придобиване на архива;
приема поръчани документи на структурни подразделения на организацията и организации - източници на придобиване на архива;
отчита и осигурява безопасността на постъпилите в архива документи;
създава и поддържа в актуално състояние научно-справочен апарат за архивни документи;
извършва експертиза на ценността и прилага комплекс от организационни и методически мерки за предаване на документи за постоянно съхранение;
проверява правилността на формирането и изпълнението на делата в структурните подразделения на организации и други организации - източници на набиране на персонал;
организира работата посъставяне на номенклатурата на делата на организацията;
оказва методическа и практическа помощ на структурните звена при работа с документи;
участва в разработването на нормативни и методически документи по архивиране и управление на документацията;
участва в провеждането на дейности за повишаване на квалификацията на служителите на архива и службата за управление на документи, включително в организации - източници на придобиване на архива.
Архив заедно с ръководителя на организацията
неспазване на условията за осигуряване на безопасността на документите;
загуба и неразрешено унищожаване на документи;
необоснован отказ за приемане за съхранение на документи за постоянно съхранение и на персонала на подчинените организации в случай на ликвидация на организацията или промяна на формата на собственост;
нарушение на правилата за използване на документи и достъп на потребителите до документи, установени от закона. Изборът на електронни документи за архивно съхранение се извършва в резултат на проверка на стойността на ЕД, която се извършва от експертна комисия на организацията.
На първия етап от изследването на ED архивът, заедно с канцеларската служба или службата, отговорна за функционирането на информационните технологии в организацията, определя списъка от системи, теми и проекти, чиито документи могат да бъдат ценни в съответствие с общите критерии за изследване. Като част от списъка, ED е избран за постоянно и временно съхранение; списъкът се утвърждава от експертната комисия на организацията.
Проверката на ED се извършва от експертна комисия във връзка с документацията на организацията на традиционните медии (използва се система от общи и специални критерии в комбинация: значимост, пълнота (пълнота) на документа;автентичността на документа; липсата на дублирана информация в документите, приети за архивно съхранение).
При приемане на ЕД за съхранение в архива се вземат предвид следните фактори: ограничения за получаване на ЕД; пълнота на процеса на създаване на ED; разходите за евентуално прехвърляне на ED в друг формат при приемане в архива; наличието на законодателни актове, предотвратяващи прехвърлянето на ED; наличие на необходимата подкрепяща документация; съответствие на типа електронно оборудване с различни режими на съхранение на ED; складови разходи.