Препоръки за подобряване на управлението в ZAO - Alliance, Общи заключения и препоръки за
Общи изводи и препоръки за подобряване на работата с персонала
Мениджърът има власт над подчинените, но в някои ситуации подчинените имат власт над лидера, т.к. последният зависи от тях за такива въпроси като информация, необходима за вземане на решение, неофициални контакти с хора в други звена и т.н. От това следва, че мениджърът трябва да разбере и вземе предвид факта, че тъй като подчинените често също имат власт, използването от негова власт едностранно в най-голяма степен може да накара подчинените да реагират, когато искат да демонстрират собствената си власт. Следователно трябва да се поддържа разумен баланс на силите, достатъчен за постигане на целите на организацията, но без да предизвиква негативна реакция от страна на подчинените.
Като се има предвид настоящата ситуация в CJSC "Alliance", можем да препоръчаме:
1) продължаване на работата за намаляване на броя на административния персонал, подобряване на ефективността на служителите;
2) разработете програма за подобряване на организационната култура (развитие на ценностите на организацията, насоки за поведение и действия, традиции на организацията);
3) използване на съществуващия технически потенциал за въвеждане в гамата от продукти на нови, по-модерни модели, които се търсят на пазара, което ще повиши престижа на професията, условия за повишаване на квалификацията, увеличение на заплатите);
4) разработване на мерки за подобряване на санитарните и хигиенните условия на труд в производствените обекти, промяна на подхода към организацията на труда;
6) разработва програма за повишаване на квалификацията на служителите на предприятието;
7) ротация на персонала (като се вземат предвид резултатите от проучването наМетодът на Жариков), което ще позволи да се използва творческият потенциал на мениджърите (Приложение 2).
Изпълнението на тези предложения ще подобри взаимодействието в организацията, изпълнението на управленските функции ще балансира взаимоотношенията в системата "ръководител-подчинен", ще повиши статуса на лидера.
Организация на работата на ръководителя
Много мениджъри често пренебрегват въпросите за организиране на собствената си работа, като се позовават на спецификата на своята сфера на дейност, на факта, че са претоварени с течливост и като цяло организират работата си правилно.
В работата на мениджърите на различни организации и на различни нива на управление има много общо, сходно: повтарящи се техники, методи, методи за извършване на определени операции, процедури, определени видове работа, които са компоненти на трудовия процес, чието рационално изпълнение значително повишава ефективността както на лидера, така и на ръководения от него екип.
Работата на мениджър изисква и специални качества на личността. Той трябва да може да обхваща всички аспекти на възникващите проблеми, бързо да анализира огромен материал с изключителна сложност, свързан с различни области на човешката дейност, с различни области на знанието, да го систематизира, да подчертае същественото, да очертае планове за ефективни действия и да предвиди техните последствия, а също така, ако е необходимо, с рязка промяна на ситуацията, бързо да промени тези планове. Всичко това е невъзможно без задълбочена интелектуална и специална подготовка и достатъчен трудов стаж. По правило най-добрите мениджъри се отличават с висока култура, образование и широк спектър от трудов опит.
Високата организационна култура на лидера предполага, че той знае как да го направи и знае как да: проектира ефективна организационнаструктурата на административния апарат и технологията на управленските процеси; подбира и поставя подчинени в области на работа, като взема предвид техните бизнес и лични качества; ефективно разпределят функции, права, отговорности между своите заместници, ръководители на отдели, изпълнители; възлага задачи на подчинени; планират и координират работата си; ефективно организират работата си; планирайте работното и извънработното си време; установяване на ефективен контрол върху изпълнението; да се усъвършенства управленският апарат въз основа на постиженията на управленската наука и др.; изучаване и прилагане на местния и чужд опит в организационната работа.
Отчитането, анализът и планирането на работното време е едно от основните направления в организацията на работата на ръководителя.
Правилното планиране на ежедневната работа, средносрочните и дългосрочните дейности ви позволява да получите значителна печалба във времето и да постигнете добри резултати в работата си.
Много мениджъри се опитват да оправдаят нежеланието или невъзможността да планират времето си с вероятностния и дори непредвидим характер на дейността. Резултатът от такава организация на работата на мениджъра, като правило, е постоянно увеличаване на работния му ден до 9, 10, 12 и дори до 14 часа на ден и в резултат на това постоянни претоварвания, които подкопават здравето, намалено внимание към семейството, липса на време за напреднало обучение, за повишаване на културното ниво и др.
Рационалната организация на труда не е лична работа на лидера. Безпорядъкът на работния ден, постоянната му заетост с решаване на дребни лични проблеми, бурното движение създават атмосфера на нервност и несигурност в организацията и административния апарат. Започва с лидера и се връща към него под формата на неподредени,неефективна работа на целия екип.
За да се научите как ефективно да планирате времето си, трябва да се научите как правилно да определяте къде, за каква работа, работно и неработно време се изразходва. Ето защо се препоръчва периодично да се провеждат специални наблюдения, да се изследва собственото потребление на време през деня, седмицата, месеца.
От голям интерес за всеки мениджър и всеки служител е познаването на собствения му годишен, полугодишен, тримесечен и др. бюджет на времето.
Мениджър, който има представа за бюджета на времето си, може да го управлява доста ефективно.
Светът на бизнеса отдавна е разбрал, че успехът на всеки лидер зависи не само от материално-техническите условия, но и от това как управлява най-ценния си актив - времето. Почти всички чуждестранни препоръки за бизнесмените как да станат предприемчиви и богати започват с едно и също - как да отчитате, анализирате и планирате работното и извънработното си време. Колкото по-добре мениджърът познава бюджета си на време и работните си задачи, толкова по-добре ще може да разпредели работата и да организира нейното изпълнение.
Периодичното, повтарящо се отчитане и анализ ще позволи да се изведат определени модели и причини за загубата на работно време, които са характерни за конкретен мениджър.
Резултатите от такъв анализ трябва да формират основата на работата за рационализиране на работата на мениджъра и подобряване на планирането.
Изборът на цели и насоки на анализ е много важен. Те могат да бъдат: определяне на действителното време, изразходвано за индивидуална работа, идентифициране на загуби на време, установяване на взаимодействие със заместници, работа с подчинени, работа с посетители и др.
Резултатите от анализа наизследванията са неочаквани за самите лидери. Такива големи загуби на време се откриват и в такива посоки, за които ръководителят дори не подозира. Те могат да принудят мениджъра да преразгледа някои от установените, обичайни начини на работа и да разработи мерки за намаляване на загубата на време.
От само себе си се разбира, че списъците с работа, извършена от мениджъра, ще бъдат различни за ръководителите на различни организации и техните отдели. Те ще зависят и от нивото на управление, от целта на изследването и т.н.
Ръководителят може сам да извърши анализа или да привлече други специалисти, но е важно той да бъде заинтересован и обективен при оценката на организацията на работата си. Необходимо е не само да можете, но и наистина да искате да откриете загубата на време в работата си и причините за тях и да намерите начини за намаляване или дори премахване на тези загуби.
Въз основа на резултатите от анализа на списъка на абсорбаторите на времето се препоръчва на ръководителите на ЗАО "Алианс" да изберат 5-6 от тези, които са типични за стила на работа и да намерят начини да ги премахнат или поне да намалят въздействието им.
Колкото по-добре един мениджър планира времето си, толкова по-добре ще може да го използва в лични и професионални интереси.
Увеличаването на времето за планиране води до намаляване на времето за изпълнение и в крайна сметка до спестяване на време като цяло.
Всеки лидер трябва да се научи да отделя до 1% от планирания период за планиране (година, месец, седмица, ден).
Всеки мениджър трябва да се научи да планира само определена част от работното си време. Световната практика препоръчва 60% от времето да се отделя за планирания бюджет, 20% за непланирани действия и 20% за внезапни действия.възникналите проблеми.
Трябва да работите по времевите си планове редовно и систематично, като последователно завършвате работата, която сте започнали.
Не е препоръчително да се стига до крайност на прекомерното планиране. Трябва да планирате само такъв обем от задачи, които реално могат да бъдат изпълнени.
Когато изготвя планове за работа, ръководителят трябва внимателно да проучи плановете за работа на висшите органи, както и обществените организации, в които участва. Това е необходимо, за да вземете предвид тяхната работа във вашите планове.
Те започват, като правило, със съставяне на списък с най-важните произведения на годината, тримесечието, месеца и след това определят датите за тяхното начало и край. Периодите от време се вземат въз основа на минал опит.
За правилната организация на работата си ръководителят трябва да може да определи продължителността на всяка планирана работа, времето на нейното начало и край. В този случай е необходимо да се съпостави времето, необходимо за работа, с наличния времеви фонд.
Препоръчително е да поставите точни срокове и да предвидите в плана си точно толкова време за даден бизнес, колкото реално изисква.
Тъй като времевите планове се правят не за да улеснят живота на мениджъра, а за да постигнат основните му цели, трябва да сте по-гъвкави в планирането, когато външните и вътрешните условия се променят.
Препоръчително е, ако е възможно, незабавно да компенсирате загубеното време, например, по-добре е да работите по-дълго веднъж, отколкото да наваксате загубеното предишния ден през следващия работен ден.
Трябва да изготвите временните си планове върху формулярите на вашата продукция или върху специално създадени карти. В този случай нищо няма да бъде загубено и винагище има пълен преглед на делата.
Неизпълнените задачи, които не искате да зачеркнете напълно, трябва да бъдат прехвърлени в плана за следващия период. Така те се откриват и автоматично се вземат предвид при разработването на нови планове. Резултатите или целите (крайното състояние) трябва да бъдат фиксирани в плановете, а не просто някакви действия.
Не забравяйте да поставите точни срокове за всички дейности. Учи на дисциплина. Трябва да се избягва нерешителността, протакането и отлагането.
От самото начало се препоръчва да се установи в личните планове каква работа трябва да върши лично мениджърът и какво може да бъде делегирано (делегирано).
Трябва да се научите как да запазвате дълги периоди от време без прекъсване за големи задачи или за обработка на няколко малки случая.
Трябва да отделите определена част от времето си за планирана, подготвителна и творческа работа, както и за напреднали.
Препоръчително е да се научите как да добавяте разнообразие към дейностите си. За да направите това, трябва да редувате дългосрочни и краткосрочни задачи, като работите самостоятелно и в сътрудничество.
Работата на ръководителя на организацията е сложна, динамична, има много случайни и непредвидими събития, които нарушават хармоничните, добре планирани планове. Ето защо в световната практика изпълнението на личните планове с повече от 60-70% се счита за добър показател.
Важно е да правите писмени планове за всеки ден. Дейността на мениджъра става целенасочена и насочена към стриктно спазване на разработения план.
Постоянното ежедневно планиране ви позволява да подобрите личния метод на работа на главата, допринася за рационализирането на работата не само на главата,но и неговите подчинени.
Истинският план за деня е план, който съдържа само това, което лидерът иска, трябва и може да направи през деня. Следователно, колкото по-реалистични са поставените цели и задачи, толкова повече сили лидерът концентрира за постигането им.
Препоръчително е да разработите дневни планове в следната последователност:
1) съставяне на задачи;
2) оценка на продължителността на всяка работа;
3) резервирайте време за непредвидени обстоятелства (препоръчително е да направите това в съотношение 60:40);
4) взема решения относно приоритетите и делегирането на правомощия;
5) проверка на изпълнението на всеки елемент от плана.
Ако лидерът разработва ежедневни планове по този начин, това ще позволи:
1) по-добре е да се настроите за предстоящия работен ден и да планирате следващия ден;
1) фокусиране върху най-същественото;
2) взема решения за делегиране на правомощия;
3) намаляване на нежеланите смущения и прекъсвания;
4) намаляване на нервното напрежение и стреса и подобряване на самоконтрола;
5) спокойно възприемат непредвидени събития;
6) печелете ежедневно 10 - 20% от работното време.