Презентация, организация на презентациите и основни елементи - сп. Бизнес
Събирането на публика и говоренето за вашите продукти и услуги е относително лесно. Но да направите една презентация ефективна е по-трудна задача.
Презентацията е подготвена реч, която има за цел да предаде необходимата информация на аудиторията и да насочи слушателите към определени действия.
Е, това, разбира се, е в идеалния случай, когато те слушаха и направиха всичко правилно. Но към това трябва да се стремим. След това ще ви покажем как можете да направите презентацията си по-ефективна, ще прегледаме правилата и ще ви дадем някои съвети.
Организиране на презентации
За малки презентации са достатъчни бяла дъска и прости инструменти за показване на визуални елементи или просто за раздаване на материали. Комуникацията с голяма аудитория изисква показване на реклами или късометражни филми, използване на компютри и други техники.
Днес презентациите са съществена част от интегрираните маркетингови комуникации (IMC), които могат да бъдат реализирани в голямо разнообразие от форми: от много прости до мащабни събития, които включват много хора.
Важни елементи на презентацията
Ден и час на представяне
По правило в началото на седмицата няма презентации, тъй като повечето бизнесмени не посещават развлекателни събития понеделник-вторник, както и в неделя. Това не важи за бизнес презентации, които могат да се правят всеки работен ден.
Бизнес презентациите, особено придружените с бизнес обяд, обикновено се провеждат сутрин. Други презентации в работно време не са задоволителни. Късно начално време, с изключение на презентации в нощен клуб, също не се определя,така че гостите да не напускат събитието по средата на действието. Идеалното време за започване на повечето презентации е 18.00-19.00 часа. За съботните празници на открито е по-подходящ денят.
Подаръци за гости
Друг важен и почти задължителен елемент от повечето презентации, с изключение на простите и бизнес, са подаръците за гостите. В подаръчния комплект можете да поставите различни артикули; какви ще бъдат те зависи от идеята и стила на презентацията. Задължителните елементи включват цветна фирмена брошура или други печатни материали. Освен това комплектът може да включва мостри на продукти (например пробни флакони с парфюм), запалки, химикалки, вратовръзки, шалове, подаръчни бутилки с алкохолни напитки и др. Ако има разлики в продуктите за мъже и жени, тогава трябва да се съставят отделни комплекти за мъже и жени.
В никакъв случай не давайте неща, като вратовръзка или копчета за ръкавели, със символите на вашата компания на непознати. Това е по-вероятно да предизвика раздразнение, защото хората няма да носят такова нещо и дори няма да могат да го подарят на някого по-късно, но е жалко да го изхвърлите.
На изхода гостите получават подаръци. Защото, ако подарите подарък на входа, тогава човекът няма къде да го сложи. В началото на 90-те години беше обичайно да се раздават подаръци на хората на входа и тогава беше неудобно да се движите с тях, да ядете, особено ако подаръците бяха обемни.
Организация на презентацията
Цел на презентацията
В същото време могат да бъдат решени няколко други задачи: например още веднъж да се покаже уверената и стабилна позиция на компанията на пазара на партньори и дистрибутори или е важно в същото време да се демонстрира лоялност към властите на страната или града, от които зависи издаването на лиценз и т.н. Всички допълнителни задачи се решаватзаедно с основния. Целта на презентацията - нейното отразяване в медиите - диктува избора на деня на презентацията, като сряда или четвъртък ще бъдат оптимални. Въз основа на целите на презентацията определете мястото на нейното провеждане, както и броя и състава на гостите. И двата въпроса се решават едновременно, защото са взаимосвързани.
Местоположение на презентацията
Изборът зависи от представения продукт и нивото на гостите. Ако целта на презентацията е да я отразите в пресата, тогава е най-добре стаята да е необичайна. Важно е тази стая да е удобна и да може да побере планирания брой гости. Освен това трябва да се намира на удобно място в града - в центъра или на главната алея, където хората ще могат лесно да се качват и пътят няма да отнема много време от всяка точка на града.
Гости на презентацията
Има голям риск за организаторите - ако има много хора и е претъпкано, както и обратното - ако има твърде малко хора и има усещане за празна зала. И двете трябва да се избягват. Целевата аудитория, като правило, се определя от клиента на презентацията. Ако това са бизнес партньори и приятели на компанията, тоест тези, които са в редовен контакт с нея, тогава трябва да изпратите малко повече покани от необходимото. Например, ако се предполага, че трябва да има 200 гости, тогава трябва да бъдат изпратени 250-280 покани. Тогава ще дойдат само 180-200 души. Ако са поканени известни хора, разглезени от внимание, "светски герои", тогава в този случай е необходимо да изпратите три пъти повече покани, т.е. 500-550. От тях ще дойдат същите 180 души.
Когато е необходимо да се отрази презентация в медиите, тогава, на първо място, е необходимо да се поканят лидери на мнение, които потенциално могат да се възползват от представения продукт. Ако е магазин за спортни облекла или марка спортни стоки,важно е колкото се може повече известни спортисти да дойдат на представянето. Ако това е моден магазин, тогава възможно най-много богати хора, артисти, телевизионни водещи и т. н. Присъствието на такива гости ще даде на журналистите необходимата „кука“ за репортаж.
Официалните лица и особено важните гости се канят отделно. Те се обаждат лично от ръководителя на компанията не по-късно от 10 дни преди презентацията, съгласно международния етикет. След като получат съгласие да дойдат, високопоставените гости задължително изпращат две покани. Най-големите официални лица и най-важните и желани гости трябва да бъдат извикани в навечерието на представянето, за да им се припомни още веднъж.
Стил на представяне
След всичко останало, те обмислят идеята и стила на презентацията, които могат да бъдат много различни. От най-изисканите - когато цялата стая е украсена с цветя, свири класическа музика, строго облечени сервитьори носят скъпи вина и шампанско, от гостите се изискват вечерни костюми и рокли; към авангарда - където всички са по дънки, по стените са окачени скъсани плакати, гостите се гощават с бира и хот-дог. Презентацията може да бъде проектирана в спортен стил, национален стил, ретро стил и т.н. - всичко зависи от въображението на организаторите. Но основното е, че стилът трябва да бъде издържан от началото до края. Не може да има добра безидейна презентация: събитието трябва да бъде измислено и организирано така, че всички да искат да говорят за него и да пишат за него. В съответствие със стила те правят покана, съставят меню, избират музика, канят артисти, обмислят подаръци и техните опаковки: всичко това е част от стила.
Покана за презентация
Поканата трябва да съответства на стила на презентацията: тя може да бъде например отпечатана на скъпа хартия със златистомонограми или е изписано върху картон с плакатен шрифт. Но във всеки случай е по-добре да е номинален и да носи името и подписа на ръководителя на компанията. В краен случай можете да използвате факсимиле или да поставите син подпис в оформлението на поканата, така че да бъде отпечатана в печатницата заедно с текста на поканата.
Текст на поканата за презентация
Създаване на пространство за презентации
Винаги е по-добре, ако входът на мястото за презентация е празнично украсен. През последните години е модерна украсата с балони, освен това могат да се използват цветя, знамена и пр. Пред входа може да свири оркестър или да се чува музика от колоните. Заедно това настройва гостите в празнично настроение.
Красиви презентационни материали
Красиви презентационни материали (брошури, пощенски картички, албуми и др.) Трябва да бъдат разположени на видни места, така че гостите да могат да ги вземат. Ако има място, тогава трябва да изложите проби от стоки. Ако трябва да се разпространяват мостри на продукти или презентационни материали, тогава за това обикновено се канят модели от агенции за модели.
Програма за представяне
Презентацията започва по правило 10-15 минути след посоченото време, така че повечето гости да имат време да се съберат или след пристигането на най-важния гост, който обеща да дойде.
След официалната част гостите се канят на масата. Понякога е блок маса, понякога бюфет, понякога гостите се обслужват от сервитьори. Добре е, ако едновременно с лакомството се провежда някакво шоу или действие. Може да е всичко - концерт, представление на деца, циркови артисти, спортисти, комедианти и др.
Всички служители, работещи на презентацията, първо трябва да бъдат нахранени, така че по време на презентацията да работят, а не да ядат.
ЗавършваПредставяне чрез връчване на подаръци на гостите. Ако има разлика в подаръците за мъже и жени, то това трябва да се има предвид при раздаването.