Пример за ориентирани към процеса въпроси на одитора

• Идентифицирани ли са клиентът и доставчикът на процеса?

• Установени ли са документирани изисквания за входове и изходи на процеса?

• Как процесът може да се контролира?

• Ръководителят на процеса има ли достатъчно правомощия и ресурси за ефективни управленски действия?

• Инфраструктурата на организацията гарантира ли, че процесът отговаря на определени изисквания?

• Производствените условия гарантират ли, че процесът отговаря на определените изисквания?

• Има ли доказателства за оценка на подобряването на процеса?

• Има ли доказателства за предприети действия по оплаквания на клиенти относно процеса?

• Има ли систематичен преглед на ефективността и подобряването на процеса?

• Какви са данните от такъв анализ?

За разлика от работата с въпросник, работата с контролен въпросник дава възможност на одитора да:

- обяснете на събеседника, ако е необходимо, поставените въпроси,

- да изясни отговорите на събеседника чрез допълнителни въпроси,

- поискайте потвърждение на положителни отговори,

- задайте един и същи въпрос на няколко събеседника, за да повишите обективността на получената информация,

- използвайте получените отговори за допълнителен анализ. Попълнен и подписан от одитора (и, ако е необходимо, от неговия събеседник), контролният въпросник, подобно на въпросника, може да се счита за официален документ на одита.

Контролният въпросник е методически инструмент на одитора, особено важен в началния етап на неговата работа. Използването на контролен списък не трябва да ограничава обхвата на одитната дейност, който може да варира в зависимост от информацията, събрана по време на одита.чекове.

Списъците за проверка трябва да бъдат систематично актуализирани, тъй като след като системите за управление са внедрени и няколко планирани вътрешни одита са извършени в съответствие с изискванията на ISO 9001 (ISO 14001), следващите одити вече не разкриват слабости. Въпросите, задавани от одиторите, стават рутина. Служителите на одитираните звена предварително знаят какви въпроси ще им бъдат задавани. W. Frey нарича тази ситуация „феноменът на умората от одит“.

Формуляр за дневник на одитора

Код за сигурност
Проверете обекта
Критерии за проверка
Подразделение се проверява
Място на проверка
Дата на проверка
Теми за преглед (раздели, параграфи от документа: проблеми, идентифицирани по време на предишни прегледи)	Записи за състоянието на обекта на проверка (факти, резултати от разговори и др.)	Коментари и предложения на одитора	Бележки (допълнителна информация по време на преглед)

Водещ одитор ___________ _____________

"___" ________ 20__ г.

Двадесет препоръки за одитора на организацията

И техники за разговор

1 Изборът на събеседник се извършва измежду тези, които пряко извършват одитираната дейност. Желателно е те да са служители от различни служебни нива на управление.

Процесът на планиране на одита трябва да включва разговори със собственика (мениджъра) на процеса и, ако е необходимо, с доставчика и потребителя на процеса.

2 Всяко интервю трябва да се провежда само с един служител; разговорът с няколко служители наведнъж, като правило, е неефективен

3 Причините и темите на разговора трябва да бъдат съобщени на служителя предварителноразговори.

4 Разговорът трябва да се води по начин, подходящ за ситуацията (средата) и личността на събеседника. Желателно е по време на разговора одиторът и събеседникът да бъдат максимално изолирани от външна намеса (разговор на четири очи).

5 Интервюто трябва да се провежда само през нормалното работно време на нормалното работно място на служителя.

6 Разговорът може да започне, като помолите събеседника да опише ежедневната си работа (реда на нейното изпълнение, наличието на ресурси за изпълнение на установените изисквания, критерии и методи за оценка на качеството на работата).

7 Ако разговорът се провежда от двама (или повече) одитори наведнъж, тогава въпросите трябва да се задават главно от единия от тях, а другият трябва да си води бележки (точно по време на разговора, а не след него).

8 По време на разговора одиторът може да спре събеседника, но само ако е ясно разсеян от темата. Това обаче трябва да се направи по такъв начин, че събеседникът да не остане с впечатлението, че предоставената от него информация е малозначима.

9 За организацията на разговора е от голямо значение правилният избор на начина на формулиране на въпроса. По-долу са видовете въпроси, които се препоръчват и не се препоръчват в практиката на одитора, и примери за тяхното формулиране (изборът на един или друг тип въпрос зависи от конкретната цел на разговора и ситуацията, в която се провежда).

---