Процедурата за отписване на пътни разходи
1.2.1.4. Процедурата за отписване на пътни разходи. Документиране на пътните разходи.
Служител на предприятието в рамките на три дни след завръщането си от командировка е длъжен да представи в счетоводния отдел на предприятието отчет за действително изразходваните суми с приложени оправдателни документи - авансов отчет (Приложение № 10).
В този случай следните документи могат да служат като подкрепящи документи:
удостоверение за пътуване, потвърждаващо пристигането и заминаването на бизнес пътника, което служи като основа за отписване на дневни пари от сметката;
хотелски сметки, необходими за оправдаване на разходите за наемане на квартира;
документи за пътуване с разписки за използване на спално бельо във влакове, необходими за отписване от сметката на отчетните суми, издадени за плащане на пътуване до мястото на командировка и обратно;
При завръщане от командировка служителят, освен предварителния отчет, трябва да получи и кратък отчет за свършената работа. Към отчета са приложени документи, потвърждаващи резултатите от командировката. Такива документи могат да включват на първо място договор, подписан от страните, протокол за намерение, акт за извършване на определени работи, сертификат (сертификат) за участие в изложби, конференции и др. върху отчета за работата, извършена в командировка, ръководителят на предприятието поставя резолюция за съответствието му с целите на командировката, а върху предварителния отчет за пътните разходи - своя подпис, като по този начин потвърждава тяхната целесъобразност. [38, стр.30]
Важно е да се посочи целта на пътуването, тъй като в съответствие с параграф 2 "и" от Наредбата "За състава на разходите за производство и продажба на продукти(строителство, услуги) включени в себестойността...”, одобрена от правителството на България на 05.08.92г. No 552 [39] в себестойността на продукцията се включват само разходите за командировки, свързани с производствената дейност.
В някои случаи отнасянето на пътните разходи към разходите се определя от целта на пътуването.
Разходите за участие в техническа конференция могат да бъдат начислени към себестойността на продукцията, ако резултатът от това участие е свързан с подобряването на производствения процес. Обосноваването на законността на разходите е в компетенцията на предприятието.
Възстановяването на пътни разходи за обучение на служителите с причисляването им към разходите зависи от вида на обучението. Като цяло е необходимо да се прави разлика между учене, което включва придобиване на знания, и учене, чиято цел е да потвърди знанията. Ако разходите са направени като част от сключването на споразумение с висше учебно заведение за обучение на специалист (при условие че това учебно заведение има лиценз за образователна дейност, разходите за обучение се считат за разходи за обучение и преквалификация на персонала (професионално обучение, повишаване на квалификацията) в съответствие с член 184 от Кодекса на труда на България с включване в размер на разходите за обучение в себестойността на продукцията. Съответно пътните разходи за такова обучение са включени в разходите.
Ако обучението предвижда получаване на сертификат за право на извършване на определен вид дейност (например по програмата на Министерството на финансите на България за получаване на сертификат за професионален счетоводител или сертификат за квалификация на одитор), тогава разходите за такова обучение се начисляват по сметка 88 „Неразпределени печалби“ с данък върху дохода, удържан при източника, както и прехвърляне на командировъчни разходиразходи за сметка на печалбата, оставаща на разположение на предприятието.
Ако предприятието плаща за обучение на служител в курсове, които не съответстват на профила на работа (например курсове по английски език), тогава тези разходи се начисляват по сметка 88 (съответно пътни разходи). На практика такива разходи никога не се признават от данъчните власти за производство.
Размерът на възстановяването на пътни разходи, свързани с изпращане на служители за участие в бизнес семинари, семинари по счетоводство, се включва в себестойността на продукцията само ако семинарът е организиран по проблемни въпроси и е консултантски по своето съдържание. В този случай такива разходи могат да се считат за консултантски услуги на трета организация и съответно разходите за семинара и пътните разходи могат да бъдат отписани към разходите за продукти (работи, услуги).
Въпросът за приписването на разходите, свързани с участието в консултантски семинари в Москва, е разгледан в писмо на Държавната данъчна служба за Москва от 29.08.94 г. № 11-13 / 11112. Трябва да се отбележи, че това нормативно писмо урежда данъчните отношения само в Москва, докато за останалите региони на България такава специфична правна норма не е установена от Държавната данъчна служба на България. В тази връзка не се изключва възможността за приписване както на разходите за консултантски семинари, така и на пътните разходи за сметка на печалбата, която остава на разположение на предприятието [39, стр. 18].
Какво трябва да направя, ако служителят не възстанови остатъка от пътните разходи в касата на предприятието и не представи авансов отчет за изразходваните отчетни суми?
Както вече беше споменато, разходите за командировка, свързани с производствена дейност, се начисляват къмсебестойността на продукцията в съответствие с буква "i" на параграф 2 от Наредбата за състава на разходите.
Авторът на статията „Разплащания за командировки: анализ на типични грешки и нестандартни ситуации“ [40] предлага изход от тази ситуация.
След получаване на авансовия отчет с приложени към него оправдателни документи, счетоводителят, след съгласуване на аритметичните изчисления с цифрите, посочени в оправдателните документи, използвайки счетоводни записи, определя посоката на дебитиране на тези суми от подотчета.
Средствата, действително изразходвани от отговорни лица за командировки, отразени в изходните документи, се извършват по кредита на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ в кореспонденция с различни сметки, в зависимост от естеството на направените разходи.
По този начин счетоводителят прави необходимите изчисления, генерира обобщени записи за включване на пътните разходи в себестойността на продуктите (работи, услуги) на организацията или ги причислява към нетната печалба на предприятието, след което попълва съответните колони на лицевата страна на отчета за разходите. Одиторът трябва да провери дали тези предварителни отчетни данни (суми, кореспонденция) съвпадат с данните от дневника-заповед.
В същото време, тъй като е необходима корекция на данъчната основа на печалбата, повечето предприятия въвеждат отделни подсметки към сметки за разходите, за да разпределят излишните разходи с цел последващото им включване в изчисляването на данъка върху дохода, чиято данъчна основа се определя извън системата [39, стр. 18].
От 1998 г. пътните и гостоприемските разходи се начисляват към себестойността на продуктите (работи, услуги) в размер, който не надвишава 10% от печалбата, оставаща на разположение на предприятието след данъци, но доизчисляване на размера на гостоприемството и пътните разходи.
По този начин на нормиране подлежат не отделни елементи на пътните разходи, а общата им сума за предприятието за отчетния период. Връзката между размера на пътните разходи и печалбата на предприятието практически изключва възможността за командировки за нерентабилни предприятия и рязко намалява ресурсите за пътуване на предприятия, които намаляват баланса с печалба, близка до нула.
Ако едно предприятие с определени пътни разходи, изцяло дължащи се на себестойността, е имало нулева печалба, тогава с въвеждането на нов ред пътните разходи, дължащи се на производствените разходи, се намаляват за него 10 пъти.
Тази процедура няма да донесе много радост на счетоводните отдели на предприятията, които първо ще трябва да оценят печалбите с изключение на представителните и пътните разходи, след това да изчислят всички дължими данъци върху тази печалба, на тази база да определят максималния размер на пътните и представителните разходи, отнасящи се до себестойността, и след това отново да изчислят печалбите и данъците, като вече вземат предвид тези разходи.
Освен това от формулировката на параграф 3 от постановлението следва, че процентът на приписване на разходите за пътни и развлекателни разходи трябва да се определя въз основа на печалбата, изчислена без да се вземат предвид тези разходи, но като се вземат предвид разходите за обучение, и обратно, процентът на разходите за обучение се определя, без да се вземат предвид по себестойност, но като се вземат предвид пътните и развлекателните разходи, дължащи се на себестойността.
Счетоводството се оказва в омагьосан кръг, тъй като без да дефинира една от тези норми, не може да изчисли точно другата. Ако обаче вземем предвид, че допустимите размери на приписване на себестойността се изчисляват по подобен начинблаготворителни вноски и разходи, свързани с плащането на лихви по заеми (кредити), то без използването на сложни математически методи задачата става почти невъзможна. Яснота по този въпрос може да бъде внесена само от съответните нормативни документи, които определят конкретната процедура за сетълменти.
Но заедно с отрицателните моменти трябва да се отбележи, че от друга страна, тъй като печалбата от отчетната година се увеличава, предприятията имат право допълнително да отпишат командировъчните разходи, които не са били отписани през предходния отчетен период на текущата година поради превишението на нормата, изчислена за този период, което е изрично предвидено в Указ № 685.
След като счетоводителят провери авансовия отчет и определи сумата, която трябва да бъде отчетена, ръководителят одобрява тази сума и тя се осчетоводява в аналитичното счетоводство на сметка 71, която отписва дълга от конкретен служител. В този случай преразходът или остатъкът се извършват през касата с издаване на изходящ или входящ ордер.
Отчетните суми, които не са върнати навреме от служителите, се отразяват в дебита на сметка 84 (съгласно текущия сметкоплан) чрез осчетоводяване:
Дебит 84 "Липси и загуби от щети на ценности"
Заем 71 "Разплащания с отговорни лица"
В бъдеще тези суми се дебитират от сметка 84 към дебита на сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“ (ако могат да бъдат приспаднати от заплатата на служителя) или 73 „Разплащания с персонал за други операции“ (когато не могат да бъдат направени удръжки).