Процедурата за приемане на вътрешни документи

Всяка организация в хода на своята дейност създава много различни документи за решаване на своите вътрешни проблеми. Такива вътрешни документи включват инструкции, правила, меморандуми и обяснителни бележки и други документи.

Процедурата за преминаване на един от вътрешните документи (заповед) може да бъде следната:

изготвяне на документ; 1)

неговото производство; 2)

одобрение на проектодокумента; 3)

възпроизвеждане и предаване на поръчката на изпълнителите; 6)

контрол на изпълнението; 7)

завеждане на изпълнения документ по делото. 8)

Заповедите за основни дейности се създават по инициатива на структурни подразделения или отделни служители на организацията или в изпълнение на заповед на по-висока организация. В същото време ръководителят определя кръга от лица, които ще изготвят проекта на заповед.

Проектът на поръчката е съставен и изпълнен в съответствие с изискванията на GOST R 6.30-2003. Юристът на организацията и всички заинтересовани лица се запознават с проекта на заповед и след това се предоставят за подпис на ръководителя на организацията.

След подписване поръчката трябва да бъде регистрирана в предписания образец. Бордовият дневник отбелязва:

кой е подписал заповедта; —

След регистрация поръчката се дублира в необходимия тираж, копията се раздават на изпълнителите (често срещу разписка), а самата поръчка се завежда в досието.

Организацията на контрола върху изпълнението на поръчката за основната дейност осигурява нейното навременно и качествено изпълнение.

Други вътрешни документи (например изявление, меморандум и т.н.) могат да имат свой ред на преминаване:

подготовка и оформяне на документа; 1)

разглеждане на документа от ръководството; 2)

изпълнение на документа; 3)

завеждане на изпълнения документ по делото. 4)

Обикновено вътрешните документи на етапа на тяхната подготовка и изпълнение имат реда на предаване на изходящи документи, а на етапа на изпълнение (използване) - входящи.

8.2. Регистрация на документи в организацията

Регистрация на документие фиксиране на факта на създаване или получаване на документ от организация чрез поставяне на регистрационен номер върху него и записване на информация за документа във формуляри за регистрация.

Регистрацията на документите в организацията е необходима за тяхното отчитане и контрол, както и за улесняване на тяхното търсене. Документите се регистрират в организацията веднъж: входящи - в деня на получаване (телеграмите се регистрират веднага след получаване), изходящи и вътрешни - в деня на подписване или одобрение.

Организацията не регистрира всички входящи и вътрешни документи, а само най-важните от тях, тоест документи, които изискват осчетоводяване, изпълнение и използване за справочни цели. Инструкциите за деловодството на организацията трябва да съдържат списък на документите, които трябва да бъдат регистрирани, като се посочва мястото на тяхната регистрация. Регистрирайте документи ръкописни, машинописни, документи, създадени с помощта на компютърни технологии.

Списък с документи, които не подлежат на регистрация в услугата DOW

Изпратени писма за информация (копия). 1.

Телеграми и писма за разрешение за ваканции и командировки. 2.

Техническо задание за командироване на специалисти в чужбина и разчети за командировки. 3.

Съобщения за срещи, срещи и дневен ред. 4.

Графици, тоалети, приложения, поръчки. 5.

Обобщения и информация се изпращат за информация. 6.

Учебни планове, програми. 7.

Рекламни надписи, плакати, програми за срещи, конференции.8.

Спецификации. 10.

Норми и стандарти за разход на материали. 12.

Поздравителни писма 13.

Картички за покани. 14.

Документи за сключване на колективни трудови договори. 15.

Счетоводни документи. 16.

Печатни публикации (книги, списания, бюлетини). 17.

Форми на статистическа отчетност. 19.

Обяснителни бележки. 21.

Арбитражни и искови документи. 22.

Индексиране на документи

Индексиране- присвояване на регистрационни номера на документи (поредни номера и символи).

Обикновено регистрационният индекс на документ се състои от пореден регистрационен номер, индекс по номенклатурата на делата, индекс по използвания класификатор. Например: 01/16/87, където 01 е индексът на структурното звено, 16 е номерът на делото според номенклатурата на делата, 87 е индивидуалният регистрационен номер на документа.

В структурните подразделения ръководителите трябва да осигурят бързо разглеждане на документите, да ги доведат до изпълнителите и да следят за качественото изпълнение на документите по съществото на проблема.

Ръководителят на отдела разпределя документи, които изискват спешно изпълнение.

Първо се разглеждат постъпилите документи за одобрение.

Изпълнителят получава документите в деня на записването им или на следващия ден по указание на ръководителя на звеното. Спешните документи се подават за изпълнение веднага.

Изпълнението на документа включва:

- събиране и обработка на информация;

- изготвяне на проект на документ;

представяне за подпис (одобрение) от ръководството на предприятието или ръководители на структурни подразделения;

Изпълнителят определя броя на копията на документа и повторнодава документа за копиране. При необходимост изготвя списък за разпространение на документа в организацията.

Ако е назначен отговорен изпълнител, всички останали изпълнители са отговорни за навременния и качествен анализ на информацията и предоставянето на отговорния изпълнител на необходимите материали (проекти на документи, удостоверения, информация и др.) В рамките на определения от него срок.Лицето, отговорно за изпълнението на документа, отговаря за пълнотата и достоверността на информацията, използвана при изготвянето на документа.

Контролът върху изпълнението на документите и взетите решения е една от най-важните управленски функции, чиято цел е да насърчи навременното и качествено изпълнение на документите, да осигури получаването на аналитична информация, необходима за оценка на дейността на структурни подразделения, клонове и конкретни служители. 1

контрол по същество на решаването на въпроса, изпълнението на заданието;
контрол върху изпълнението на задачите.

Контролът по същество на изпълнението на задачата, решаването на проблема се извършва от ръководителя (на организация или структурно звено) или специално упълномощени лица. Същественият контрол е оценка на това колко правилно, успешно и пълно е разрешен проблемът. 2

Контролът върху сроковете за изпълнение на документите се извършва в голяма организация от звено или контролна група, която е част от деловодната служба, в малка организация - от секретариата или секретаря. Контролът върху времето на изпълнение на документите може да бъде разделен на текущ и превантивен.

В GOST R 7.0.8-2013 "Система от стандарти за информация, библиотечно дело и издателска дейност. Управление на документи и архивиране. Термини и определения" е фиксирана следната дефиниция: "Контролът на изпълнението на документа е набордействия, които осигуряват навременното изпълнение на документите". В този случай основните задачи на групата за контрол на изпълнението (служителят, упражняващ контрол) са:

проследяване на хода и фиксиране на реалното изпълнение на входящи, изходящи и вътрешни документи от голямо значение, фиксирани инструкции на ръководството;
обобщаване на информацията, получена в процеса на наблюдение на процеса и резултатите от изпълнението, предоставяне на тази информация на ръководството в удобна формализирана форма;
разработване на предложения за ускоряване на документооборота и укрепване на изпълнителската дисциплина.

Контролът (върху сроковете) на изпълнението на документите включва няколко последователни етапа:

задаване на документи за контрол;
проверка на навременността на предоставяне на документи на конкретни изпълнители;
предварителна проверка и регулиране на хода на изпълнението;
снемане на документи от контрол;
отчитане и обобщаване на хода и резултатите от изпълнението на документите.

Началото на контролните операции, т.е.задаване на документи за контрол, съвпада с момента на регистриране на документите, получени или създадени в организацията. Ако документът има конкретна дата на изпълнение, посочена в текста, или документът е включен в списъка с документи с типични срокове, той има право да го постави под контрол от службата за управление на записи веднага след регистрацията. Входящите документи с индивидуални срокове се подлагат на контрол след разглеждане от техния ръководител, който със своя резолюция определя конкретен срок.

При поставяне на документ на контрол върху горното му поле (реквизит 19) се поставя знак за контрол. Същият знак се поставя и върху регистрационната форма.

Задокументи, съдържащи сложна задача, могат да се определят дълги срокове за изпълнение (няколко месеца, шест месеца, година). В този случай е необходимо да се раздели на етапи и да се контролира изпълнението на задачата на етапи. 5

Изпълнението на документа трябва да се контролира от момента на поставянето му под контрол, след което документът трябва да бъде прехвърлен на изпълнителя (изпълнителите). В същото време е желателно контролната група или служителят, отговорен за контролада провери навременността на предоставяне на документа на конкретен изпълнител.

По време на срока на изпълнение на документа трябва да се извършатпредварителни проверки и регулиране на хода на изпълнение, резултатите от които по правило също се записват в регистрационната и контролна карта. Отговорност за верността на предоставената информация носят изпълнителите.

Графикът на предварителните проверки на хода на изпълнение на документите трябва да бъде фиксиран в правилника на организацията (или, при липса на такъв, в инструкциите за работа в офиса).

Премахването на документ от контрол се извършва от ръководителя, установил контрола, или от негово име службата за управление на документацията. Премахването на документа от контрол се оформя чрез маркировка за изпълнението на документа и неговото насочване в случая (реквизит 28).

Данните за напредъка и резултатите от наблюдението на изпълнението на документите трябва да се вземат предвид и периодично да се обобщават, т.е. да се анализират. По правило информацията за състоянието на дисциплината на изпълнение се обобщава ежемесечно и се представя под формата на резюмета със структура, фиксирана в организацията.

Въз основа на резултатите от анализа се разработват и предприемат мерки за ускоряване на изпълнението на документите, подобряване на качеството на изпълнителската дисциплина, подобряване на организацията на контрола иуправление като цяло.