Процедурата за регистрация, поддържане и съхранение на пенсионни досиета
Подготвените документи се завеждат от специалиста на отдела в корицата на пенсионното досие в следната последователност:
- протокол за назначаване на пенсия;
- Формуляр "Изчисляване на трудов стаж";
- молба за пенсия;
- представяне и документи, потвърждаващи общ трудов стаж и осигурителен стаж, даващ право на пенсия за работа при специални условия на труд или за осигурителен стаж;
- удостоверение за доходи;
- изчисляване на индивидуален коефициент на доходност;
- извлечение от сертификата за преглед в MREK;
- други документи, предвидени в законодателството за съответния вид пенсия.
Всички листове на пенсионното досие са номерирани, а номерата на листовете, съдържащи информация за трудовия стаж, се вписват в колона 1 на формуляра "Изчисляване на осигурителния стаж".
Повторните удостоверения за MREC се подават последователно в края на пенсионното досие.
Компютърни разпечатки за назначаване и преизчисляване на пенсиите, получени от Центъра за изчисляване и изплащане на пенсии и обезщетения, са залепени от вътрешната страна на корицата на пенсионното досие от лявата страна. Молбите и другата кореспонденция по пенсионното досие се съхраняват в плик, залепен на дясната корица на пенсионното досие.
Документи за назначаване (преизчисляване) на пенсия могат да бъдат изпълнени на компютър.
При отпускане на пенсия на семейството на починал пенсионер пенсионното досие на починалия и други документи, необходими за отпускане на пенсия, се завеждат в пенсионното досие по посочения по-горе начин.
При отпускане на пенсия на двама или повече лица на издръжка по искане на заявителя могат да бъдат съставени едно или повече (за всяко издръжка) пенсионни досиета. В същото време първичните документи за трудовия стаж, доходите и смъртта на домакиня се съхраняват в едно пенсионно досие, а копия от тях се съхраняват в други пенсионни досиета.документи и посочете номера на пенсионното дело, където се намират оригиналните документи.
Подготвеното пенсионно досие се предава на главния специалист за проверка. Главният специалист, след като проучи документите и провери правилността на изчисляването на пенсията и регистрацията на пенсионното досие, подписва формуляра „Изчисляване на пенсията“.
Ако се установи грешка в изготвеното пенсионно дело или документите изискват допълнително изпълнение, главният специалист възлага отстраняването на недостатъците на областния специалист.
Пенсионното досие, проверено от главния специалист, се предава на началника на отдела и, ако е необходимо, на Комисията. В същото време копия на документи, които не са заверени по предвидения от закона начин, ръководителят на отдела удостоверява с подписа и печата на отдела.
Оригиналните документи, с изключение на удостоверения за трудов стаж и доходи и документи, определящи основанията за отказ за отпускане на пенсия, след вземане на решението се връщат на представителя на работодателя, поправителната институция или заявителя срещу получаване на обратната страна на формуляра за заявление. Техните копия се съхраняват в пенсионното досие.
Отхвърлените пенсионни дела се завеждат по посочения по-горе начин.
След вземане на решение за назначаване на пенсия, пенсионното дело се връща на специалиста от отдела (секция), който прави съответните записи врегистъра на заявления и заявления ...: датата на решението, продължителността на общия и специалния стаж, периода, за който са изчислени доходите за определяне на индивидуалния коефициент, индивидуалния коефициент на действителните доходи на пенсионера и размера на пенсията към датата на назначаване. точка, периодът на нейното назначаване (преизчисляване). Корекция на записи не е разрешена.
Данните, съдържащи се в дневника, са основата за възстановяванепенсионни дела при загубата им.
След попълване на дневника пенсионното досие се прехвърля в рамките на 3 дни в Центъра за изчисляване и изплащане на пенсии и обезщетения за обработка на документи за изплащане на пенсии.
В случаите, когато изготвянето на документи за изплащане на пенсии се извършва директно в отдела, процедурата за прехвърляне на съответната информация към Центъра за изчисляване и изплащане на пенсии и обезщетения се определя от отдела в съгласие с Центъра.
При прехвърляне от една пенсия в друга на предната корица на пенсионното досие се зачертава наименованието на предишния вид пенсия и се подчертава името на новия вид пенсия. Решението на отдела или комисията за прехвърляне към друг вид пенсия и представените допълнителни документи се вписват в делото.
Контролът и отговорността за организацията и спазването на реда за регистриране и водене на делата за назначаване на пенсии се носи от началника на отдела.
Активните пенсионни дела се водят по номерационен ред.
Пенсионните досиета на пенсионерите, живеещи в пансион (пансион, териториален център) за възрастни хора и хора с увреждания, както и пенсионерите в местата за лишаване от свобода, се съхраняват в отдела на района, в който се намира пансионът (пансионът, териториалният център) за възрастни хора и хората с увреждания, поправителна институция и който изплаща пенсии.
Пенсионните досиета на пенсионерите, които са под запрещение, се съхраняват в отдела по местоживеене на настойника.
Пенсионните досиета, за които изплащането на пенсии е прекратено (спряно), се вписват в регистъра на архивните досиета на отдела, като се посочват фамилното име, собственото име, бащиното име на получателя на пенсията, номерът на пенсионното досие, мястото на пребиваване и срокът на съхранение на пенсионното досие. Тези пенсионни дела се съхраняват в архива на отдела по азбучен ред.добре.
Отхвърлените пенсионни дела се съхраняват в архива на отдела отделно по азбучен ред.
Отговорността за опазването на архивните документи се възлага на един от служителите на отдела със заповед на началника на отдела.
Условията за съхранение на документи и пенсионни дела в архива на отдела се определят по начина, установен от държавната архивна служба.