Проектна проверка на обект на автоматизация (теория)
Предпроектна проверка на обекта за автоматизация
Ключови думи:проучване на предприятието, интервюиране и въпросник, входящ информационен регистър, вътрешен информационен регистър, изходен информационен регистър, доклад за бързо проучване на предприятието, референтен модел, пълен бизнес модел на организацията, функционален модел на домейна.
Задачи и етапи на предпроектно обследване на обекта за автоматизация
Проучването на предприятието е важен и определящ етап от проектирането на ИС. Продължителността на прегледа обикновено е 1-2 седмици. През това време системният анализатор трябва да изследва не повече от 2-3 вида дейности (счетоводство на персонала, счетоводство, транспорт, маркетинг и др.).
Събирането на информация за изграждане напълен бизнес модел на организациячесто се свежда до изучаване на документирани информационни потоци и функции на отделите, а също така се извършва чрез интервюта и въпросници.
До началото на проучването организацията обикновено предоставя набор от документи, който обикновено включва:
Обобщена информация за дейността на предприятието.
Информация за административната, финансово-стопанската, производствената дейност на предприятието.
Информация за счетоводната политика и отчетност.
Редовен документооборот на предприятието.
Регистър на входящата информация.
Регистър на вътрешна информация.
Регистър на изходящата информация.
Информация за информационно-изчислителната инфраструктура на предприятието.
Информация за отговорните лица.
ИНФОРМАЦИОНЕН РЕГИСТЪР
Характеристики на обработка на документи
Име и предназначение на документа
РЕГИСТЪР НА ВЪТРЕШНА ИНФОРМАЦИЯ
Характеристики на обработка на документи
Име и предназначение на документа
РЕГИСТЪР НА ИЗХОДНАТА ИНФОРМАЦИЯ
Характеристики на обработка на документи
Име и предназначение на документа
Списъци с въпроси за интервюта и въпросницисе съставят за всяка изследвана единица и се одобряват от ръководителя на компанията. Това се прави с цел:
предотвратяване на достъп до поверителна информация;
засилване на насочването на проучването;
минимизиране на разсейването на служителите на предприятията от изпълнението на техните задължения.
Общият списък с въпроси(с последващото им детайлизиране) включва следните елементи:
основните задачи на звената;
събрана и регистрирана информация;
взаимодействие с други отдели.
Въпросниците за мениджъри и специалистимогат да съдържат следните въпроси:
Какви (от гледна точка на вашето подразделение) трябва да бъдат целите на създаването на интегрирана система за управление на предприятието?
Организационна структура на звеното.
Последователността на действията при изпълнение на задачи.
С какви видове външни организации (банка, клиент, доставчик и т.н.) взаимодейства единицата и каква информация се обменя?
Какъв справочен материал използвате?
Колко време (в минути) отделяте за извършване на основни операции? Кои са пиковите дни? (периодичност на месец, тримесечие, година и др.) Техническо оборудване на звеното (компютри, мрежа, модем и др.). Използвани софтуерни продукти за автоматизиране на бизнес процеси.
За какви доклади и колко често се подготвятеводачи? Ключови специалисти на отдела, които могат да отговорят на всякакви въпроси относно бизнес процесите, използвани в отдела.
Характеристики на обекти за дистанционно управление.
Документация на работното място.
Събраните по този начин данни по правило не покриват всички съществени аспекти на организационната дейност и имат висока степен на субективност. И най-важното е, че такива проучвания не разкриват стабилни фактори, свързани със специфичните характеристики на организацията, които могат да бъдат повлияни само чрез методи за функционална настройка на организационната система.
Анализът на анкетите на ръководителите на анкетираните организации и предприятия показва, че техните представи за структурата на организацията, общите и местните цели на функциониране, задачите и функциите на отделите, както и подчинеността на служителите понякога са противоречиви. Освен това тези идеи понякога се разминават с официално декларираните цели и правила или противоречат на действителните дейности.
Ако структурата на информационните потоци може да бъде идентифицирана чрез примерни документи и конфигурации на компютърни мрежи и бази данни, тогава структурата на реалните микропроцеси, извършвани от персонала в информационните контакти (до голяма степен недокументирани), остава неизвестна.
Отговори на тези въпроси могат да бъдат дадени чрез структурно-функционална диагностика, основана на методите на непрекъснато (или селективно) фотографиране на работното време на персонала. Целта на диагностиката е да се получат надеждни знания за организацията и организационните връзки на нейните функционални елементи.
В тази връзка най-важните задачи на функционалната диагностика на организационните структури включват:
класификация на елементите на процеса на функциониране(действия, процедури);
класификация на направления (проблеми за решаване), цели на функциониране;
класификация на елементите на информационните потоци;
провеждане на проучване на дейността на персонала на организацията;
идентифициране на реалната структура на функционални, информационни, йерархични, временни, проблемни взаимоотношения между мениджъри, служители и отдели;
създаване на структура за разпределение на работното време на ръководителите и персонала във връзка с функциите, проблемите и целите на организацията;
идентифициране на основните технологии за функциониране на организацията (информационни процеси, включително недокументирани), тяхното целеполагане в сравнение с декларираните цели на организацията;
идентифициране на хомогенни по конкретна дейност, целева ориентация и реална подчиненост групи работници, формиране на реален модел на организационната структура и сравнението му с декларираната;
определяне на причините за несъответствието между декларираната и реалната структура на организационните отношения.
Непрекъснатата "снимка" на работното време е непрекъснатото наблюдение и записване на характеристиките на работниците в процеса на функциониране през целия работен ден. В този случай показаните параметри се въвеждат последователно в предварително подготвен работен лист. По-долу е формулярът на работния лист на системния анализатор:
Веднага след приключване на изпитната процедура таблицата се допълва с допълнителни характеристики: технологичен клон, системна функция, предмет, аспект, емоционален фон и др.
Част от показателите, отбелязаните със звездичка, се попълват по време на прегледа, останалите - след него. Съдържанието на записите е както следва:
номер (по ред);
агент (длъжност на изследвания работник);
време впо време на което е извършена процедурата;
процедура (наименованието на съдържанието на набора от елементарни действия, обединени от общността на конкретната задача, която се решава);
информация (посока на информационния поток между агента и контрагента);
инициатива (инициаторът за започване на тази процедура);
контрагент (позицията на служителя, който е в контакт със субекта);
връзка (отразяваща подчинеността на агента и контрагента, формата на взаимодействие в тази процедура);
проблем (устно описание на проблема, който се решава).
Резултатът от предпроектното проучванетрябва да бъде „Отчет за експресното проучване на предприятието“, чиято структура е дадена по-долу.
Кратко схематично описание на бизнес процесите, например:
управление на покупки и запаси;
управление на финансовите ресурси.
Основни изисквания и приоритети на автоматизацията.
Оценка на ресурсите на клиента, необходими за осигуряване на проекта.
Оценка на възможността за автоматизация, предложения за създаване на автоматизирана система с оценка на приблизителните срокове и разходи.
Документите, включени в доклада от изследването, могат да бъдат представени под формата на текстово описание или таблици, чийто приблизителен вид е даден по-долу.
Основните бизнес процеси на предприятието
B-P Име на бизнес процес
Продажби: мрежа, търговия на едро
Подаване на поръчка за производство
Входящи документи (основни документи)
Изходящ документ (съставен документ)
Описание на документите за бизнес процеси
Компилиран документ (изходящ документ)
Кой композира (изпълнител)
Основни документи (входящи документи)
Провеждането на проучване преди проекта ви позволява да вземете решениеследните задачи:
предварително определяне на изискванията към бъдещата система;
дефиниране на структурата на организацията;
определяне на списъка от целеви функции на организацията;
анализ на разпределението на функциите по отдели и служители;
идентифициране на функционалните взаимодействия между отделите, информационните потоци в отделите и между тях, външните информационни въздействия;
анализ на съществуващите средства за автоматизация на организацията.
Информацията, получена в резултат на предпроектното проучване, се анализира с помощта наметоди за структурен и / или обектен анализи се използва за изграждане намодели на дейностите на организацията. Организационният модел включва изграждането на два типа модели:
модел „както е“, който отразява текущото състояние на нещата в организацията към момента на проучването и ви позволява да разберете как функционира тази организация, както и да идентифицирате тесните места и да формулирате предложения за подобрение;
модел "както трябва да бъде", отразяващ идеята за новите технологии на организацията. Всеки от моделите включва пълен функционален и информационен модел на дейността на организацията, както и модел, който описва динамиката на поведението на организацията (при необходимост).
Референтният модел може да се използва като основна рамка, която обединява и систематизира всички знания за бизнес модела.
Референтният моделе модел на ефективен бизнес процес, създаден за предприятие в определена индустрия, приложен на практика и предназначен за използване при разработването/реорганизацията на бизнес процеси в други предприятия.
По същество референтните модели са референтни бизнес организационни диаграми, предназначени даспецифични бизнес процеси, базирани на реален опит от внедряване в различни компании по света. Те включват доказани процедури и управленски практики. Референтните модели позволяват на предприятията да започнат да разработват свои собствени модели въз основа на набор от функции и процеси, които вече са налице.
Референтният модел на бизнес процес е набор от логически взаимосвързани функции. За всяка функция са посочени изпълнител, входни и изходни документи или информационни обекти. Елементите (функции и документи) на референтния модел на бизнес процес съдържат връзки към съответните IP обекти, както и документи и друга информация (инструкции за потребители, отговорни разработчици), намиращи се в хранилището на проекта. Оттук и името - референтен модел (в превод от английски - референтен модел).
Какви задачи могат да бъдат решени чрез предпроектно проучване?
Какви методи се използват в началния етап на предпроектното проучване?
Какво е експресно бизнес проучване?
Какво е референтен модел?
Какви методи се използват за анализ на резултатите от предпроектното проучване?
Кои два вида модели са включени в изграждането на модел на дейността на една организация?